Ostatnia aktualizacja 6 lipca 2023 r.
Nadążanie za wskazówkami dotyczącymi zarządzania projektami jest koniecznością dla kierowników projektów, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności i wiedzę. Dobre zarządzanie projektami ma kluczowe znaczenie dla firm świadczących profesjonalne usługi. Zapewnia ono efektywną realizację projektu przy jednoczesnym spełnianiu oczekiwań klientów, optymalizacji zasobów i ograniczaniu ryzyka.
Skuteczne zarządzanie projektami zwiększa produktywność, zadowolenie klientów i konkurencyjność w branży. Ciągłe kształcenie kierowników projektów jest niezbędną inwestycją w długoterminowy sukces w konkurencyjnym świecie profesjonalnych usług. Czytaj dalej, aby poznać nasze wskazówki dotyczące zarządzania projektami i nie tylko.
Wskazówki dotyczące zarządzania projektami usług profesjonalnych
Zarządzanie projektami może być stresującą pracą. Masz wiele ruchomych celów do osiągnięcia, takich jak budżety i terminy, a trudno jest wykonywać dobrą pracę, gdy jesteś zestresowany. Jak stać się lepszym kierownikiem projektu polega na stworzeniu kilku prostych wytycznych, które zapewnią, że każdy projekt zostanie dostarczony na czas, w ramach budżetu i zgodnie z zakresem, dla każdego klienta.
Dobra strategia zarządzania projektami pozwala zrealizować projekt tak sprawnie, jak to tylko możliwe, bez żadnych zauważalnych przeszkód. Możesz pracować równie wydajnie, ale musisz nauczyć się kilku zasad dobrego zarządzania projektami, a także odpowiednich narzędzi.
Zapisz dokładny problem, który rozwiąże Twój projekt.
Pierwszym krokiem w zarządzaniu projektem jest dokładne opisanie problemu, który projekt ma rozwiązać. "Najważniejszym z etapów rozwiązywania problemów", pisze Michael A. Martinez, "jest prawidłowe zdefiniowanie problemu. Sposób, w jaki zdefiniujesz problem, określi sposób, w jaki spróbujesz go rozwiązać". Jaki więc problem próbujesz rozwiązać realizując ten projekt? Jakie kroki zostaną podjęte w celu rozwiązania tego konkretnego problemu?
Na początek sporządź dokument zawierający wszystko, co wiesz o problemie i projekcie. Nie pomijaj niczego. Następnie zacznij zadawać pytania właściwym osobom. Rozpoczynając strategię i burzę mózgów z zespołem i współpracownikami, pamiętaj o tym, co jest ważne dla klienta. Poświęcając trochę czasu na planowanie, zaoszczędzisz swojej firmie dużo czasu i pieniędzy w dłuższej perspektywie.
Opracuj plan, ale zostaw miejsce na nieoczekiwane zdarzenia.
Gdy już znasz problem, który chcesz rozwiązać, zacznij myśleć o krokach, które Twój zespół będzie musiał podjąć i dodaj te kroki do dokumentu planowania. W ten sposób określisz, jaki rodzaj pracy musi wykonać Twoja organizacja. Ale jakie rzeczy powinien zawierać dokument? Plan powinien przygotować zespół na wszelkie przeszkody, na jakie może natrafić w trakcie realizacji projektu. W ten sposób Ty i Twój zespół będziecie mieli jaśniejszy obraz ram czasowych, zakresu i budżetu projektu.
Nieustannie komunikuj się z klientem i zespołem, bez względu na wszystko.
Plan projektu nie jest przeznaczony tylko dla Ciebie i Twojego klienta. Zamiast tego plan powinien być dostępny dla całego zespołu w celu zaplanowania pracy i utrzymania się na szczycie zadań. Jeśli pracowałeś nad wystarczającą liczbą projektów, wiesz, że sprawy idą źle, gdy komunikacja się psuje. Gdy klient i zespół mają plan projektu, następnym zadaniem jest utrzymanie otwartych linii komunikacji, nie tylko między członkami zespołu, ale także między wszystkimi interesariuszami projektu.
Na przykład, dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami online można tworzyć i udostępniać zespołowi niestandardowe raporty dotyczące statusów zadań w projekcie. Możesz nawet zobaczyć prognozę przychodów projektu. Wystarczy rzut oka na pulpity nawigacyjne oprogramowania do zarządzania projektami usług profesjonalnych w czasie rzeczywistym, aby uzyskać ogólny wgląd w postępy projektu. Ten rodzaj oprogramowania pozwala nawet określić, czy w razie potrzeby wystawić klientom rachunek za dodatkowy czas i materiały.
Obserwuj swój plan w akcji i bądź gotowy do jego dostosowania w razie potrzeby.
Tak jak ważne jest zapisanie planu projektu, tak samo istotne jest nadzorowanie postępów projektu zespołu, aby móc wprowadzać poprawki gwarantujące jego sukces. W oprogramowaniu do zarządzania projektami pulpity nawigacyjne i raporty w czasie rzeczywistym dają szansę sprawdzenia, jak radzi sobie zespół. Oprogramowanie może pomóc ci być świadomym wydajności twoich pracowników, monitorować, czy trzymasz się budżetu i śledzić status twoich zasobów.
Narzędzie do alokacji zasobów w oprogramowaniu pozwala być na bieżąco z budżetem projektu, przydzielonymi godzinami, terminami, zadaniami i przypisanymi pracownikami. Gdy zauważysz, że musisz wprowadzić zmiany, użyj wykresów Gantta, aby zaplanować nowy harmonogram projektu i ocenić, w jaki sposób zmiany te wpłyną na zasoby organizacji. Każde najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami pozwoli ci zobaczyć przyszłość twoich projektów, czyniąc twoją pracę nieco mniej stresującą i o wiele bardziej wpływową.
Jak być dobrym kierownikiem projektu: 10 wskazówek do naśladowania
Bycie dobrym kierownikiem projektu nie jest łatwą pracą. Twoje projekty są w ciągłym ruchu i za każdym razem musisz osiągać wyznaczone cele. Kiedy nie pilnujesz projektów i ludzi, dotrzymujesz terminów lub ciężko pracujesz, aby nie przekroczyć budżetu. Za każdym razem, gdy mija termin, masz wrażenie, że ledwo zdążyłeś, więc wiesz, że musi być lepszy sposób.
Poniżej znajduje się 10 wskazówek, które pomogą poprawić umiejętności bycia świetnym kierownikiem projektu i jak pozostać zorganizowanym jako kierownik projektu.
1. Dawaj dobry przykład
Demonstrowanie silnych cech przywódczych poprzez wykazywanie się profesjonalizmem, uczciwością i pozytywnym nastawieniem. Wyznaczaj wysokie standardy i inspiruj swój zespół do osiągania jak najlepszych wyników.
2. Zarządzanie ryzykiem projektu
Wczesna identyfikacja potencjalnych zagrożeń i opracowanie strategii ich ograniczania. Regularny przegląd i aktualizacja planu zarządzania ryzykiem w celu zminimalizowania wpływu nieprzewidzianych zdarzeń.
3. Wspieranie skutecznego zaangażowania interesariuszy
Angażowanie interesariuszy przez cały cykl życia projektu. Zrozum ich potrzeby, obawy i oczekiwania oraz zaangażuj ich w procesy decyzyjne. Budowanie silnych relacji z interesariuszami przyczynia się do sukcesu projektu.
4. Rozwijanie umiejętności efektywnego zarządzania czasem
Ustalaj priorytety zadań, zarządzaj terminami i skutecznie optymalizuj swój czas. Korzystaj z technik zarządzania czasem, takich jak tworzenie harmonogramu, ustalanie terminów i minimalizowanie czynników rozpraszających, aby zapewnić terminową realizację zadań.
5. Ćwiczenie aktywnego słuchania
Aktywnie słuchaj członków swojego zespołu, interesariuszy i klientów. Zwracaj uwagę na ich obawy, pomysły i opinie. Skuteczne słuchanie pomaga budować zaufanie, poprawiać komunikację i wspierać środowisko współpracy.
6. Zachęcanie do ciągłego uczenia się
Promuj kulturę ciągłego uczenia się i rozwoju zawodowego w swoim zespole. Zachęcaj członków zespołu do podnoszenia swoich umiejętności, bycia na bieżąco z trendami w branży i dzielenia się wiedzą między sobą.
7. Wspieranie pozytywnej kultury zespołu
Stwórz wspierającą i integracyjną kulturę zespołu, która zachęca do współpracy, innowacji i otwartej komunikacji. Nagradzaj i świętuj osiągnięcia indywidualne i zespołowe, aby podnieść morale.
8. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami
Wykorzystaj oprogramowanie i narzędzia do zarządzania projektami, aby usprawnić procesy projektowe, śledzić postępy i ułatwiać współpracę. Narzędzia te mogą pomóc zwiększyć wydajność i poprawić wyniki projektu.
9. Ćwiczenie skutecznej komunikacji ryzyka w zarządzaniu projektami
Informowanie interesariuszy o ryzyku i potencjalnych problemach w sposób jasny i terminowy. Oferowanie strategii i rozwiązań łagodzących oraz dbanie o to, by interesariusze byli dobrze poinformowani przez cały czas trwania projektu.
10. Wyciąganie wniosków
Wdrażanie kultury ciągłego doskonalenia poprzez rejestrowanie i dokumentowanie wniosków wyciągniętych z każdego projektu. Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby udoskonalić procesy, uniknąć powtarzania błędów i osiągnąć sukces w przyszłości.
Jak poprawić umiejętności zarządzania projektami podczas pracy zdalnej?
Podczas gdy praca z domu przynosi wiele korzyści, zdalny kierownik projektu musi dopracować sposób, w jaki komunikuje plany, jest dostępny, informuje swoich pracowników i otrzymuje informacje zwrotne. Innymi słowy, zdalne zarządzanie projektami wymaga zestawu strategii dostosowanych do maksymalnego wykorzystania relacji pracy zdalnej.
Zmień sposób komunikacji
Każdy kierownik projektu wie, że gdy członkowie zespołu są rozproszeni w różnych strefach czasowych, może być trudno zebrać wszystkich na tej samej stronie, szczególnie podczas burzy mózgów w grupie. Dla zdalnego kierownika projektu ważne jest ustanowienie dedykowanych kanałów komunikacji z zespołem i poinformowanie pracowników, co należy do każdego kanału.
Zacznij od regularnej dostępności na spotkaniach, podczas których Twój zespół może się z Tobą skontaktować. Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z narzędzia do czatowania, takiego jak Slack, musisz dać mu każdą okazję do rozmowy i powinieneś jasno określić, który kanał jest swobodny, a który poświęcony projektom.
Zanim opracujesz plan komunikacji dla swojego zespołu, upewnij się, że Twoi pracownicy go znają:
- Najlepszy sposób na bezpośrednią komunikację z użytkownikiem
- Różne kanały komunikacji z innymi pracownikami
- Najbardziej odpowiedni sposób kontaktu z klientami
- Kto jest odpowiedzialny za przekazywanie różnych pomysłów?
- Kiedy powinni skontaktować się z członkami zespołu lub klientem?
- Co powinni zrobić, gdy ktoś nie ma kontaktu z zespołem?
Twoim celem jest upewnienie się, że nic w waszej wspólnej pracy nie jest dwuznaczne lub nieokreślone, tak aby gdy twój zespół napotka problem (a napotka), nie pogorszył go poprzez niewłaściwą komunikację. Wideokonferencje Zoom to kolejne narzędzie do tworzenia autentycznej komunikacji, która jest jak najbardziej zbliżona do spotkań osobistych.
Spotkanie twarzą w twarz pozwala lepiej odczytać ton i niewypowiedziane sygnały, które można przeoczyć w wiadomości e-mail lub wiadomości Slack. Zapytaj swoich pracowników, w jaki sposób wolą się komunikować i daj im wszelkie szanse na skontaktowanie się z Tobą, a także ze swoimi kolegami z zespołu.
Bądź dostępny
Pracownicy zdalni często czują się odłączeni od swojego zespołu, co stanowi duży problem dla zdalnych kierowników projektów, podobnie jak niewłaściwa komunikacja.
Jesteś tym, który utrzymuje projekt na właściwym torze, więc bądź dostępny do rozmowy i upewnij się, że każdy zespół wie, kiedy jesteś dostępny, aby im pomóc. Wyznacz konkretny przedział czasowy w każdym tygodniu, w którym drzwi Twojego biura są otwarte dla wszystkich członków zespołu i bądź przygotowany na wdrażanie rozwiązań.
Poinformuj swój zespół, że ten czas jest zarezerwowany specjalnie dla nich, aby omówić projekt. Aby ułatwić komunikację, możesz dodać datę do wspólnego kalendarza zespołu, choćby po to, aby przypomnieć im, kiedy jesteś dostępny do współpracy lub rozwiązywania problemów. Przypomnij im, kiedy jesteś dostępny, co możesz omówić i dlaczego drzwi Twojego wirtualnego biura są otwarte.
Na przykład, możesz zaplanować godzinę w każdy poniedziałek o 14:00, kiedy każdy członek zespołu może z Tobą porozmawiać, niezależnie od tego, czy problem jest duży czy mały i czy jest krótkoterminowy czy długoterminowy. Wszystko, co musisz zrobić, to dotrzymywać godzin, słuchać i być gotowym na rozwiązania. Jeśli nie możesz pomóc pracownikowi bezpośrednio, przekieruj go do odpowiedniej osoby, aby mógł znaleźć potrzebną pomoc.
Informowanie pracowników
Kierownik projektu jest centrum każdego zespołu: wszystko związane z projektem trafia na jego biurko, w wyniku czego ma on pod ręką wiele informacji.
Jeśli masz szansę przekazać swojemu zespołowi pomysł, który może przynieść korzyści projektowi lub zwiększyć jego zaangażowanie i produktywność, to zdecydowanie powinieneś to zrobić. Nawet jeśli jesteś zdalny, dobrze poinformowany zespół zawsze będzie pracował ciężej, gdy poczuje się włączony w dyskusję (badanie wykazało, że 91% pracowników twierdzi, że są bardziej produktywni, gdy są zdalni), co sprawia, że czują się związani z projektem i ważni dla organizacji.
Wielu zdalnych kierowników projektów korzysta z narzędzi do komunikacji ze swoimi zespołami, takich jak oprogramowanie Professional Services Automation (PSA). Wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala utrzymać zespół na zadaniu dzięki przypomnieniom, które można dostosować, zaplanować i zautomatyzować. W ten sposób możesz sprawić, by Twoi pracownicy wykonywali zadania i byli produktywni, nie kiwnąwszy nawet palcem.
Słuchaj swojego zespołu
Wiemy już, że brak komunikacji to duży problem, z którym boryka się wielu pracowników zdalnych, po prostu dlatego, że pracują z dala od biura, nawet jeśli ich zespół pracuje na miejscu. Gdy zauważysz, że twój zespół zaczyna się rozłączać, ponownie zaangażuj go, korzystając z oprogramowania do współpracy, aby skontaktować się z nim i zapytać, jak radzą sobie pracownicy na miejscu. Po prostu włącz się ponownie.
Fakt, że jesteś zdalny oznacza, że nie jesteś od razu włączony w rozmowy twarzą w twarz, które twój zespół prowadzi na miejscu, a nawet w niewerbalną komunikację, która ma miejsce między pracownikami, więc przegapiasz wiele rozmów swojego zespołu. Dlatego zdalnym kierownikom projektów łatwo jest czuć się pozostawionym w niewiedzy.
Jako zdalny kierownik projektu powinieneś zawsze mieć świadomość, że przegapisz wiele informacji, które pracownicy na miejscu przekazują sobie nawzajem. W swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami przeznacz miejsce, w którym twój zespół może przekazywać informacje zwrotne, nie tylko na temat twojej wydajności, ale także statusu projektu i pracy jako zespołu.
Możesz po prostu poprosić o cotygodniowe opinie lub nawet uruchomić kanał opinii w narzędziu do współpracy. Cokolwiek wybierzesz, pamiętaj, że Twoim celem jest pozostawanie w kontakcie z pulsem firmy, zwłaszcza jeśli pracujesz zdalnie.
Pozostań w kontakcie dzięki oprogramowaniu opartemu na chmurze
Gdy Twój zespół zacznie już ze sobą rozmawiać i dzielić się informacjami, kontynuuj ich rozmowy za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami opartego na chmurze. Gdy dane znajdują się w chmurze, wszystkie najważniejsze informacje zespołu są zawsze aktualne i dostępne z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Sprawia to, że współpraca jest naprawdę łatwa, nie wspominając już o satysfakcji.
Możesz użyć narzędzia do współpracy w chmurze, aby pracować bezpośrednio nad dokumentem jako zespół, dzięki czemu możesz omawiać projekt jako zespół, podczas gdy każdy z was wnosi do niego swój wkład. Jeśli jesteś przyzwyczajony do starego sposobu współpracy z pracownikami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, które twój zespół przesyła tam iz powrotem poprzez udostępnianie, to współpraca w chmurze będzie dla ciebie zdrową zmianą.
Dzieje się tak dlatego, że współpraca w chmurze jest bardzo podobna do pracy osobistej, nawet dla zdalnego kierownika projektu, który może mieć oko na to, czy jego koledzy z zespołu wykonują zadania na czas. W rzeczywistości, jeśli używasz PSA lub oprogramowania do zarządzania projektami do monitorowania współpracy zespołu w chmurze, możesz nawet otrzymać powiadomienie, gdy pracownik wykona ważne zadanie. Oprogramowanie oparte na chmurze jest gotowe do pomocy w zdalnym zarządzaniu projektami dla zespołu.
Zarządzanie projektami dla osób niebędących kierownikami projektów
Pojawił się problem. Twoja firma poprosiła Cię o zarządzanie projektami, ale nie masz tytułu kierownika projektu, nawet jeśli zarządzasz wieloma różnymi projektami w pracy. Celem zarządzania projektami jest planowanie i organizowanie projektów biznesowych, wykonywanie planu projektu i zapewnienie, że projekt spełnia swój budżet i termin. To bardzo staranna praca, która wymaga wielu szkoleń.
Ale nie martw się, jesteśmy tutaj, aby pokazać Ci podstawy zarządzania projektami, abyś mógł pewnie zająć się swoimi nowymi obowiązkami. Aby doskonalić się w zarządzaniu projektami swojej firmy, musisz zrozumieć, dlaczego kierownicy projektów pracują w taki sposób, jak to robią, a także fazy projektu i narzędzia, których wymaga zarządzanie projektami.
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektem to szereg zadań, które mają określony zestaw celów. Kierownik projektu upewnia się, że projekt ma określony początek i koniec, że projekt tworzy coś nowego dla firmy, że jest zgodny z zasadami korzystania z zasobów organizacji i że ktoś jest odpowiedzialny za każdą część projektu.
Kierownik projektu (PM) wie, że różne części projektu nazywane są zadaniami. Innymi słowy, projekt składa się z zadań, a częścią pracy kierownika projektu jest upewnienie się, że zadania każdego pracownika są wykonywane na czas. W ten sposób mogą zagwarantować, że projekt dotrzyma terminu i budżetu, co zawsze jest ich najwyższym priorytetem.
To podstawy, ale zanim zaczniesz zarządzać swoim pierwszym projektem, będziesz potrzebował planu. PM zawsze zaczyna od dobrego planu, którego może się trzymać.
Jaki jest zakres projektu?
Zakres jest tym, co PM nazywają całą pracą związaną z ukończeniem projektu. Projekt o dużym zakresie wymaga dużego nakładu pracy, podczas gdy projekt o małym zakresie wymaga mniejszego nakładu pracy. Oznacza to, że zakres projektu będzie miał bezpośredni wpływ na to, jakich zasobów będzie on wymagał od firmy, niezależnie od tego, czy będą to ludzie, materiały, czas czy inne zasoby.
Co to jest scope creep?
Największym obowiązkiem kierownika projektu jest kontrolowanie, czy zakres projektu nie zwiększa się w sposób, który nie został zaplanowany. Kiedy dobrze zarządzasz pełzaniem zakresu, upewniasz się, że projekt nie przerośnie swoich zasobów z jakiegokolwiek powodu. Jeśli projekt rozrasta się zbyt szybko, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zakończy się niepowodzeniem. Zwykle, gdy projekt staje się zbyt duży, dzieje się tak dlatego, że zasoby projektu stały się niemożliwe do zarządzania. To pełzanie zakresu.
Co to jest kamień milowy projektu? Dlaczego kamienie milowe są ważne?
Kiedy PM mówi "kamień milowy projektu", ma na myśli coś, co dzieje się na osi czasu projektu, aby poinformować zespół, że robi postępy. Innymi słowy, kamień milowy jest jak punkt, którego można użyć do zmierzenia sukcesu trwającego projektu, choć nie musi to być główne osiągnięcie. Kamieniem milowym projektu może być dowolne osiągnięcie.
Możesz ustawić kamień milowy, gdy Twój projekt otrzyma finansowanie, gdy Twój zespół osiągnie swoje KPI lub gdy firma zatrudni odpowiednią osobę na stanowisko w Twoim zespole projektowym. Wszystko, co musi się wydarzyć, aby projekt został ukończony, będzie doskonałym kamieniem milowym projektu, w tym kiedy projekt zostanie ukończony i kiedy otrzymasz ostateczne zatwierdzenie od interesariuszy.
Po sporządzeniu listy kamieni milowych projektu, dodaj je do osi czasu, która reprezentuje długość projektu i upewnij się, że kolejność kamieni milowych ma sens dla sposobu pracy zespołu. Korzystając z utworzonej osi czasu, podziel projekt na pięć różnych faz (pokazanych poniżej), co ułatwi ci śledzenie statusu projektu.
Czym są fazy projektu? Kiedy mają miejsce poszczególne fazy projektu?
Projekt może być czasami zbyt duży, aby nim zarządzać, więc kierownik projektu zawsze dzieli go na 3-5 mniejszych części o mniej więcej tej samej wielkości, z których każda stanowi fazę projektu. Podział projektu na fazy oznacza, że musisz skupić się tylko na zarządzaniu jedną z części projektu na raz, a w miarę upływu czasu będziesz przechodzić z jednej fazy do drugiej.
Projekt można podzielić na dowolną liczbę etapów. Upewnij się, że każda faza jest jasno zdefiniowana, z własnym celem, jak poniżej:
Faza początkowa to moment, w którym zaczynasz mierzyć wartość finansową projektu, oceniać jego cele oraz szacować jego harmonogram i koszty.
Faza planowania i budżetowania ma miejsce po zatwierdzeniu projektu i napisaniu karty projektu wyjaśniającej, w jaki sposób projekt będzie się rozwijał, w tym jego budżet. Więcej na ten temat poniżej.
Faza wykonawcza jest tym, co wiele osób uważa za zarządzanie projektem i ma miejsce, gdy zespół zaczyna postępować zgodnie z kartą projektu i tworzyć produkty.
Faza monitorowania i kontroli to czas, w którym bacznie obserwujesz projekt, utrzymując zespół skoncentrowany na zadaniach projektowych i przydzielając mu potrzebne zasoby.
Faza zamknięcia to moment, w którym dostarczasz ukończony projekt klientowi, informujesz o swoich sukcesach i przenosisz pozostałe zasoby do innych projektów.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu jest tym, co PM nazywają planem, który tworzą w celu ukończenia projektu. Jest to dokument, który określa wszystko na temat projektu i działa jak umowa między wszystkimi zaangażowanymi stronami. W ten sposób wszyscy mają jasne zrozumienie pracy związanej z realizacją projektu i wiedzą, jakich przeszkód i celów mogą się spodziewać.
Celem karty projektu jest zmieszczenie najważniejszych informacji związanych z projektem w krótkim dokumencie. Osoba czytająca kartę projektu spodziewa się zobaczyć określone rzeczy, ponieważ każda karta projektu zawiera te same rodzaje informacji, niezależnie od projektu. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić informacje, które znasz.
Odpowiedz na te pytania, aby upewnić się, że karta projektu zawiera wszystkie właściwe elementy:
Cel: Dlaczego firma podejmuje się realizacji tego projektu? Jakie konkretne cele chce osiągnąć?
Ludzie: Kim są wszyscy interesariusze projektu? Czego oczekują od projektu?
Zakres: Jakie prace trzeba będzie wykonać, aby ukończyć projekt? Jak uniknąć dodatkowej pracy?
Zarządzanie ryzykiem: Jakie są zagrożenia i korzyści związane z projektem i skąd je znasz? Jak będziesz zarządzać ryzykiem projektu?
Finanse: Jaki jest budżet? Kto ma uprawnienia do wydawania pieniędzy i dlaczego?
Po opracowaniu karty projektu usiądź i przejrzyj ją z interesariuszami projektu, aby zaprosić wszystkich do rozmowy. Bądź otwarty na opinie zespołu na temat tego, co należy zmienić w karcie projektu, ale jako kierownik projektu pamiętaj, że to Ty jesteś właścicielem projektu. Twoim zadaniem będzie upewnienie się, że organizacja dotrzymuje obietnic określonych w karcie projektu.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Jak widać, kierownicy projektów mają do czynienia z wieloma ruchomymi częściami, a ich praca może być dość złożona. Oprogramowanie do zarządzania projektami to rozwiązanie, które zajmuje się planowaniem, harmonogramowaniem i śledzeniem, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej. Zwiększ efektywność swojej pracy i pomóż swojej firmie prosperować dzięki narzędziom automatyzującym zarządzanie projektami.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami online można powiązać jedno zadanie z innym zadaniem, tak aby jedno zadanie musiało zostać wykonane, aby inne zadanie mogło zostać wykonane. Takie powiązanie nazywane jest zależnością. Niektóre programy, w tym BigTime Software, oferują narzędzie do przekształcania zależności w wykres Gantta, który wyświetla wszystkie zależności w projekcie i umożliwia wprowadzanie zmian w wykresach Gantta w miarę zmian w projekcie.
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami nie jest łatwy. Powinieneś szukać narzędzia, które może zrobić dokładnie to, czego potrzebuje Twoja firma i nic więcej, więc porozmawiaj ze swoim zespołem, aby uporządkować ich potrzeby. W końcu zarządzanie projektami to staranna praca, która jest tak samo ważna dla własnego sukcesu, jak i dla pomyślności firmy, więc upewnij się, że masz najlepsze narzędzia do tego zadania.
Często zadawane pytania na temat wskazówek dotyczących zarządzania projektami
Czym jest zarządzanie projektem?
Administracja projektami obejmuje zarządzanie zadaniami administracyjnymi, dokumentacją, koordynacją i komunikacją niezbędnymi do pomyślnej realizacji projektu, wspierając kierowników projektów i zespoły w ich wysiłkach na rzecz osiągnięcia celów projektu. Koncentruje się na zapewnieniu sprawnego działania, efektywnej alokacji zasobów i skutecznego zaangażowania interesariuszy w całym cyklu życia projektu.
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami to praktyka planowania, organizowania i nadzorowania wszystkich działań i zasobów w celu osiągnięcia konkretnych celów projektu w ramach określonych ograniczeń, takich jak czas, budżet i zakres. Obejmuje zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu skutecznego inicjowania, planowania, wykonywania, monitorowania i zamykania projektów.
Czym zajmuje się pm?
Kierownik projektu (PM) jest odpowiedzialny za prowadzenie i zarządzanie projektem od jego rozpoczęcia do zakończenia. Planuje, organizuje, koordynuje i kontroluje wszystkie aspekty projektu, zapewniając jego pomyślną realizację w ramach określonych ograniczeń i celów.
Jakie jest pięć faz zarządzania projektami?
Pięć faz zarządzania projektem, często określanych jako cykl życia projektu, to: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i zamknięcie.
Jak mogę stać się lepszy w zarządzaniu projektami?
Aby poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami, skup się na ciągłym uczeniu się i rozwoju. Szukaj szkoleń, certyfikatów i zasobów w zakresie zarządzania projektami i stosuj zdobytą wiedzę w rzeczywistych projektach. Ponadto aktywnie szukaj informacji zwrotnych, zastanawiaj się nad swoimi doświadczeniami i udoskonalaj swoje procesy, aby stale zwiększać swoje umiejętności zarządzania projektami.
