Jak śledzenie czasu i wydatków pozwala realizować projekty na czas i w ramach budżetu?

Ostatnia aktualizacja 11 sierpnia 2023 r.

Każdy czasem wykracza poza budżet, a gdy pojawiają się przeszkody, mogą one zepchnąć cały projekt z obranego kursu. Niewiele rzeczy idzie zgodnie z planem i choć zawsze można w granicach rozsądku zwiększyć budżet, istnieją jeszcze sprytniejsze sposoby na zagwarantowanie, że zadanie zostanie wykonane.

Należy unikać niechlujnych praktyk śledzenia czasu i wydatków, które nie przynoszą żadnych rzeczywistych informacji i mogą zakłócić budżety i harmonogramy projektów.

Poniżej przedstawiamy 11 wskazówek, które pomogą usprawnić proces śledzenia czasu i wydatków w organizacji, zwiększyć dokładność szacunków budżetowych i zmaksymalizować rentowność projektów.

1. Zachowaj dostępność

Śledzenie czasu i wydatków może być żmudne, więc postaraj się, aby proces wprowadzania danych był jak najmniej uciążliwy. Im łatwiejsze jest korzystanie z oprogramowania, tym częściej będzie ono używane przez cały zespół. Skorzystaj z oprogramowania do śledzenia czasu i wydatków, które upraszcza proces wprowadzania, przesyłania i zatwierdzania. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do kart czasu pracy i raportów wydatków z dowolnego komputera lub aplikacji mobilnej, nawet podczas pracy zdalnej. Ta wygoda zapewnia szybkie rejestrowanie godzin podlegających rozliczeniu, zwiększając dokładność i zmniejszając ryzyko pominięcia wydatków.

2. Edukacja i komunikacja

Podobnie jak w przypadku pierwszej wskazówki, jeśli proces nie jest w pełni zrozumiały (lub prosty), jest mniej prawdopodobne, że będzie używany. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są dobrze poinformowani o procesie i zasadach śledzenia czasu i wydatków. Przeprowadź sesje szkoleniowe lub zapewnij zasoby, aby pomóc pracownikom w składaniu dokładnych i kompletnych raportów wydatków. Zachęcaj do otwartej komunikacji i bądź otwarty na pytania lub wątpliwości dotyczące tych zasad.

3. Korzystanie z jednolitego systemu

Przejmij kontrolę nad sposobem, w jaki Twoi pracownicy wprowadzają czas i wydatki, standaryzując proces w całej organizacji. Zachęcaj wszystkich do korzystania z tego samego oprogramowania do śledzenia czasu pracy, aby uniknąć rozbieżności i niespójności we wprowadzaniu danych. Tego typu oprogramowanie oferuje ustandaryzowane podejście dla wszystkich pracowników, zastępując ręczne procesy Excel i tworząc spójny system. Ręczne wprowadzanie danych może być podatne na błędy i czasochłonne, więc wykorzystanie zautomatyzowanych narzędzi zapewnia jednolitość danych i upraszcza ich analizę.

4. Nie zapomnij o godzinach niepodlegających rozliczeniu

Oprócz śledzenia godzin podlegających rozliczeniu, kluczowe jest rejestrowanie czasu niepodlegającego rozliczeniu, spędzonego na zadaniach wewnętrznych, obowiązkach administracyjnych lub rozwoju zawodowym. Chociaż godziny niefakturowane nie generują bezpośrednio przychodów, są one niezbędne dla operacji biznesowych i rozwoju pracowników. Zachęć swoich pracowników do śledzenia godzin niefakturowanych za pomocą krótkich notatek, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób te działania wpływają na ogólną produktywność i alokację budżetu.

5. Praca z danymi

Wykorzystaj cenne dane zebrane podczas śledzenia czasu i wydatków, aby informować o przyszłych decyzjach dotyczących budżetowania i planowania projektów. Regularne analizowanie tych danych pozwala identyfikować trendy, przewidywać wzorce wydatków i odpowiednio dostosowywać alokację budżetu w celu maksymalizacji rentowności projektu. W miarę rozwoju organizacji aktualizowanie budżetów w oparciu o dane w czasie rzeczywistym zapewnia bardziej elastyczną i świadomą strategię finansową, a w zamian zadowolonych klientów z projektów wykonanych na czas.

6. Uruchamianie raportów wykorzystania

Wykorzystaj dane ze śledzenia czasu i wydatków, aby uzyskać kompleksowy wgląd w możliwości i obciążenie pracowników. Raporty dotyczące wykorzystania zasobów zapewniają cenny wgląd w to, jak efektywnie członkowie zespołu wykorzystują swój czas i gdzie występują potencjalne wąskie gardła. Identyfikując niewykorzystane lub przeciążone zasoby, można zoptymalizować zadania i harmonogramy projektów, aby uniknąć przekroczenia budżetu i niedotrzymania terminów.

7. Wdrożenie kategorii i tagów

Usprawnij proces śledzenia wydatków, wprowadzając kategorie i tagi dla różnych rodzajów wydatków. Taka kategoryzacja pozwala na lepszą organizację i analizę trendów wydatków. Przykładowo, można zgrupować wszystkie wydatki związane z podróżami w jednej kategorii i używać tagów do rozróżniania różnych celów podróży, takich jak konferencje, wizyty u klientów lub imprezy integracyjne. Taki poziom szczegółowości pomaga w zrozumieniu wzorców wydatków i optymalizacji zarządzania wydatkami.

8. Regularny przegląd raportów wydatków

Ustal spójny harmonogram przeglądania i zatwierdzania raportów wydatków. Regularne przeglądy pomagają wychwycić błędy lub rozbieżności na wczesnym etapie projektu, dzięki czemu jest dużo czasu na korektę kursu, dzięki czemu projekty są realizowane zgodnie z planem. Terminowe zatwierdzanie zapewnia również, że pracownicy otrzymują szybki zwrot uzasadnionych wydatków, co zwiększa ogólną satysfakcję.

9. Monitorowanie budżetów i odchyleń

Regularnie porównuj rzeczywiste wydatki z kwotami przewidzianymi w budżecie, aby zidentyfikować odchylenia budżetowe. Monitorowanie tych rozbieżności pomaga wskazać obszary potencjalnych nadmiernych lub niedostatecznych wydatków. Reagowanie na odchylenia budżetowe w odpowiednim czasie pozwala na dostosowanie strategii finansowych, realokację zasobów lub wdrożenie środków oszczędnościowych w projektach, gdy jest to konieczne.

10. Analiza trendów w cyklu życia projektu

Wykorzystaj długoterminowe dane śledzenia czasu i wydatków, aby zidentyfikować wzorce wydatków i trendy w cyklu życia projektu. Analiza danych historycznych pozwala na dokonywanie dokładniejszych prognoz i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących przyszłych projektów. Tworzenie bardziej realistycznych budżetów i harmonogramów pomoże nie tylko w osiągnięciu zysków, ale także w zadowoleniu klientów.

11. Integracja śledzenia wydatków z księgowością

Płynna integ racja oprogramowania do śledzenia czasu i wydatków z oprogramowaniem księgowym usprawnia proces zarządzania finansami. Ta pomocna integracja zapewnia, że dane dotyczące wydatków są dokładnie rejestrowane i uzgadniane z dokumentacją finansową, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i poprawiając dokładność finansową.

Łatwe śledzenie czasu i wydatków

Jeśli chodzi o śledzenie czasu i wydatków, oprogramowanie Professional Services Automation (PSA) będzie idealnym rozwiązaniem. Zaprojektowane i stworzone z myślą o organizacjach świadczących profesjonalne usługi, takie jak Twoja, BigTime eliminuje domysły dotyczące wykorzystania, planowania wydajności i rentowności projektów.

Nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie PSA zapewnia planowanie projektów, budżetowanie, raportowanie i śledzenie czasu i wydatków oraz fakturowanie, a wszystko to wspierane przez raportowanie i analizy. Pomagamy księgowym, architektom, inżynierom, firmom świadczącym usługi IT i konsultantom w budżetowaniu, śledzeniu i rozliczaniu ich najważniejszego zasobu - czasu.