Rozliczane godziny są podstawą zysków każdej firmy usługowej. Jednak często są one obliczane nierealistycznie. W tym artykule pokażemy, jak temu zapobiec.
Godziny niepodlegające rozliczeniu a podlegające rozliczeniu: Jaka jest różnica?
Zacznijmy prosto - po pierwsze, każdy kierownik projektu powinien zrozumieć, co kryje się za tymi terminami.
Co to są rozliczane godziny?
Godziny podlegające rozliczeniu to godziny, które pracownik spędza pracując nad projektami klienta. Innymi słowy, są to godziny, za które firma może obciążyć swoich klientów. W przypadku firmy świadczącej profesjonalne usługi, obejmuje to głównie zadania, które przyczyniają się do powstania produktu lub projektu klienta.
Na przykład, jeśli 3 pracowników pracuje nad projektem czasowo-materiałowym przez 160 godzin miesięcznie, klient, który zamówił projekt, otrzyma fakturę za 480 rozliczanych godzin pracy.
Co to są godziny niepodlegające rozliczeniu?
Krótko mówiąc, godziny niepodlegające rozliczeniu to wszystkie godziny, za które firma nie może obciążyć swoich klientów, ponieważ pracownicy nie pracują w tym czasie nad danym projektem.
W większości przypadków godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują czas spędzony na spotkaniach, pracę nad wewnętrznymi projektami lub po prostu wykonywanie jakichkolwiek czynności niezdefiniowanych w zakresie projektu.
W przypadku firm usługowych godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują również pracę działów marketingu, sprzedaży i innych działów wsparcia, ponieważ nie uczestniczą one bezpośrednio w projektach.
Jak obliczać rozliczalne godziny pracy
Przejdźmy od razu do sedna - jeśli wiemy, czym są rozliczane godziny, jak je obliczyć?
Ile godzin rozliczeniowych jest dostępnych każdego roku?
Obliczanie rozliczalnych godzin w roku jest dość proste. Do równania potrzebujemy po prostu liczby dni roboczych w roku i długości dnia roboczego.
Dla uproszczenia przyjmiemy, że firma, dla której obliczamy ten przykład, pracuje od poniedziałku do piątku, 8 godzin dziennie, 260 dni w roku.
260 dni x 8 godzin = 2 080 rozliczalnych godzin w roku
Należy jednak pamiętać, że wartość ta może się różnić w zależności od lokalnych świąt państwowych i dni roboczych. Jeśli Twoja firma działa również w weekendy i święta, możesz dodać kilka dni roboczych do równania.
Ile godzin rozliczeniowych jest dostępnych każdego miesiąca?
Rozważmy podobny przypadek - ile godzin rozliczeniowych przypada na miesiąc?
Podobnie jak w poprzednim przykładzie, obliczymy wartość dla typowej firmy pracującej 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. Tym razem jednak wybierzemy losowy miesiąc do obliczeń, ponieważ równanie będzie się różnić w zależności od wybranego okresu. W naszym przypadku przeanalizujemy rozliczane godziny dla września 2023 roku.
Wrzesień 2022 roku rozpoczął się w czwartek, a zakończył w piątek i ma dokładnie 30 dni. Jednak tylko 22 z nich to dni robocze. Dlatego nasze obliczenia dla września 2023 roku będą wyglądać następująco:
22 dni x 8 godzin = 176 godzin podlegających rozliczeniu
Obliczenia te należy powtarzać co miesiąc, ponieważ liczba dni roboczych nieuchronnie będzie się różnić.
Obliczanie godzin podlegających rozliczeniu: Przykłady
Obliczanie godzin podlegających rozliczeniu nie kończy się na tym. Wynika to z faktu, że kilka innych czynników również wpływa na liczbę rozliczanych godzin, w tym czas wolny, święta państwowe i inne obowiązki. Zobaczmy, jak te czynniki zmieniają sytuację w naszych równaniach.
Jak czas wolny wpływa na rozliczane godziny?
Wyobraź sobie, że Jane, jedna z Twoich pracownic, chce wyjechać na 5-dniowy urlop we wrześniu 2023 roku. Jak jej nieobecność wpłynie na jej rozliczane godziny?
Jak obliczyliśmy w poprzednim przykładzie, wrzesień 2023 r. ma 22 dni robocze. Jane opuści 5 dni pracy. W związku z tym liczba jej godzin podlegających rozliczeniu wyniesie:
17 dni x 8 godzin = 136 godzin
Pamiętaj, że decyzja Jane o wzięciu wolnego nie ma wpływu na jej rówieśników (chyba że któryś z nich zamierza z nią podróżować).
Jak dni ustawowo wolne od pracy wpływają na rozliczane godziny?
Co by było, gdyby we wrześniu był jeden dzień wolny od pracy?
Sytuacja jest więc jeszcze prostsza - wystarczy odjąć 8 godzin od maksymalnej liczby godzin podlegających rozliczeniu we wrześniu 2023 roku. Daje to następujące równanie:
176 maksymalnych godzin podlegających rozliczeniu - 8 godzin za dzień świąteczny = 168 godzin podlegających rozliczeniu
Jednak w tym przypadku święto państwowe wpływa na wydajność wszystkich pracowników firmy. Należy również doliczyć nieobecności osób, które, podobnie jak Jane z poprzedniego przykładu, zdecydowały się wziąć więcej wolnego. 8 godzin spędzonych w dni świąteczne należy również odliczyć od godzin podlegających rozliczeniu.
Jak inne obowiązki wpływają na rozliczane godziny?
Inny pełnoetatowy pracownik, Brad, ma pracować nad wewnętrznym projektem przez dokładnie połowę swojego czasu pracy. Ile godzin rozliczeniowych mu pozostało?
Zakładając, że obliczamy jego wydajność tylko dla września 2023 r., obliczenia są bardzo proste - wystarczy podzielić liczbę wszystkich godzin w miesiącu przez 2.
176 godzin pracy we wrześniu 2023 r. ÷ 2 = 88 godzin rozliczeniowych, które Brad może poświęcić na pracę nad płatnym projektem.
Jak monitorować rozliczane godziny w środowisku projektowym?
Po przeanalizowaniu wszystkich powyższych przykładów prawdopodobnie nasuwa się pytanie: "Jak obliczyć rozliczalne godziny dla firmy zatrudniającej, powiedzmy, 100 lub 200 osób?".
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: nie.
W małych firmach zarządzanie rozliczanymi godzinami może odbywać się na papierze lub w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Proces ten nie jest jednak w ogóle skalowalny. Dlatego też większość firm wykorzystuje w tym celu zautomatyzowane oprogramowanie do śledzenia czasu i wydatków.
Dlaczego narzędzia do śledzenia czasu pracy są niezbędne do zarządzania rozliczanymi godzinami?
Programy do śledzenia czasu pracy wypełniają trzy luki, których brakuje w tradycyjnych procesach opartych na Excelu lub dokumentach papierowych. Są to:
- Wydajność
- Podsumowanie przepracowanego czasu
- Fakturowanie
Po pierwsze, narzędzia do śledzenia czasu dokładnie pokazują, kto i kiedy nad czym pracuje. Mogą one pomóc kierownikom projektów odkryć problemy, zanim staną się one bardziej palące i zweryfikować, czy specjaliści pracują zgodnie z planem nad zadaniem, do którego zostali przydzieleni.
Następnie dane z rejestratorów czasu pracy mogą być wykorzystywane do szerszych obliczeń jako podsumowanie czasu pracy. Pod koniec cyklu rozliczeniowego zbierają informacje na temat godzin jako całości, a także godzin podlegających rozliczeniu i tworzą listę kosztów, które można później wykorzystać do obciążenia klienta.
Co nie mniej ważne, narzędzia do śledzenia czasu pracy rozwiązują również problemy z rozliczeniami, ponieważ ilość czasu spędzonego nad zadaniem można łatwo przełożyć na koszty.
Godziny rozliczeniowe a typy rozliczeń: Jak się mieszają?
Mówiąc o finansach, przyjrzyjmy się teraz, jak rozliczane godziny wpływają na projekty z różnymi typami rozliczeń.
Projekty o stałej cenie
Projekty o stałej cenie są najłatwiejsze do przekształcenia w faktury. Wynika to z faktu, że liczba rozliczanych godzin w projekcie jest znana od samego początku i określona w umowie.
Na przykład, jeśli szacuje się, że projekt potrwa miesiąc, dokładnie 1080 godzin, faktura będzie miała dokładną liczbę na koniec miesiąca. W takim przypadku trudność dla firmy polega na wyposażeniu osób dostępnych do pracy przez tak długi czas w umiejętności wymagane do ukończenia projektu.
Projekty związane z czasem i materiałami
Projekty oparte na czasie i materiałach są znacznie bardziej zależne od śledzenia czasu. Wynika to z faktu, że jak sama nazwa wskazuje, ich podstawą do naliczania opłat klientom są zasoby wykorzystane do ukończenia projektów w danym okresie.
Dla przykładu, załóżmy, że klient zleca projekt firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania, która decyduje się pobierać od klienta opłatę w wysokości 150 USD za godzinę. Firma przydziela do projektu zespół 5 specjalistów. Pracują oni nad nim każdego dnia, a do końca miesiąca spędzili na pracy 1240 godzin. Liczba ta zostanie pomnożona przez 150 i zapisana na fakturze.
Co się stanie, jeśli szacowanie rozliczalnych godzin pójdzie źle?
Skutki błędnego obliczania godzin podlegających rozliczeniu mogą niestety powodować liczne problemy zarówno dla menedżera, jak i jego księgowego. Wynika to z faktu, że błędy mogą być przyczyną takich problemów jak:
- Naliczanie klientowi zbyt wysokich opłat za zbyt wiele rozliczanych godzin. Klienci zazwyczaj nie reagują pozytywnie na zawyżone opłaty, a niektórzy mogą nawet uznać je za próbę oszustwa.
- Niedoszacowanie liczby godzin podlegających rozliczeniu. Projekty ze stałą ceną najbardziej cierpią z powodu tego błędu. Ich cena opiera się na szacunkowej liczbie rozliczanych godzin wymaganych do ukończenia projektu. Jeśli oszacowanie jest błędne, może nie pozostać żadna marża zysku.
- Brak wystarczających zasobów. Godziny rozliczeniowe powinny być również szacowane dla poszczególnych specjalizacji. W przypadku błędnego oszacowania, niektórzy specjaliści mogą być przepracowani, a niektórych zasobów może w ogóle brakować.
