Jak skłonić pracowników do terminowego składania timesheetów: 5 skutecznych wskazówek

Ostatnia aktualizacja 23 marca 2023 r.

Często jest to zadanie, które oddziela cię od weekendu lub powrotu do domu na cały dzień, więc nic dziwnego, że ma złą reputację. Śledzenie czasu i wydatków pracowników jest historycznie żmudne i często odsuwane na bok, gdy pracownicy ustalają priorytety tego, co należy zrobić. Jeśli to czytasz, jestem pewien, że osiągnąłeś poziom frustracji w odniesieniu do tego , jak skłonić pracowników do terminowego składania kart czasu pracy .

Nie martw się, to zły nawyk, który można łatwo naprawić za pomocą odpowiedniej perswazji. Zebraliśmy wskazówki, które faktycznie działają, aby zachęcić cały zespół do regularnego i dokładnego śledzenia czasu i wydatków. Dzięki temu można uzyskać istotne informacje potrzebne do utrzymania finansów firmy i projektów na właściwym torze.

Wskazówka nr 1 dotycząca śledzenia wydatków i czasu: Pokaż wartość

Najbardziej uniwersalnym motywatorem, jeśli chodzi o zgodność z przepisami dotyczącymi wydatków i ewidencji czasu pracy, jest powód. Oczekiwanie, że zadanie zostanie wykonane bez wyjaśnienia stojącej za nim wartości jest mało motywujące, podobnie jak proszenie nastolatka o pościelenie łóżka. Poświęć trochę czasu podczas wdrażania lub podczas spotkania w ratuszu, jeśli cała firma potrzebuje odświeżenia, aby omówić, w jaki sposób proces śledzenia czasu i wydatków łączy się z szerszym obrazem sposobu funkcjonowania firmy.

Zaangażowanie pracowników w ten proces sprawi, że składanie kart czasu pracy i wydatków znajdzie się wyżej na ich liście priorytetów. Pomoże to również wypełnić lukę między zespołami finansowymi i projektowymi, skutkując bardziej produktywnym zarządzaniem projektami.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Zapoznaj się z tym pomocnym artykułem na temat zarządzania zmianą w 3 fazach.

Wskazówka nr 2 dotycząca śledzenia wydatków i czasu pracy: Ułatw to

Im prościej, tym lepiej. Przeprowadź dokładny audyt swoich wymagań dotyczących śledzenia czasu i wydatków, aby zobaczyć, gdzie możesz wyeliminować nieefektywności. Posiadanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy konsultantów w celu stworzenia jednolitego procesu dla wszystkich pracowników, zamiast niezależnego śledzenia w programie Excel jako procesu ręcznego, jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia.

Korzystanie z oprogramowania do przesyłania kart czasu pracy i wydatków może zmniejszyć margines błędu ludzkiego w ich śledzeniu, a tym samym zmniejszyć liczbę potrzebnych poprawek. Przykładem może być zezwolenie pracownikom na śledzenie tylko tych projektów i zadań, które zostały im przypisane, zamiast filtrowania wyborów lub oznaczanie niektórych pól jako wymagane, aby było jasne, czego się od nich oczekuje.

Możliwość dostępu do kart czasu pracy lub raportów wydatków z dowolnego komputera lub aplikacji mobilnej również pomaga, zwłaszcza podczas pracy zdalnej. Śledzenie rozliczanych godzin w podróży jest łatwiejsze, gdy jest to najważniejsze, a jednocześnie poprawia dokładność.

Wskazówka nr 3 dotycząca śledzenia wydatków i czasu: Wypróbuj różne cykle

Wiele firm odnosi sukcesy, gdy timesheety są wymagane codziennie, ponieważ łatwiej jest je zapamiętać, gdy dzień jest świeży w pamięci i mniej boli głowa, próbując przypomnieć sobie, nad czym pracowano. Jednak przestrzeganie tej rutyny może nie działać w przypadku struktur projektowych Twojej firmy.

Przetestuj system dzienny, tygodniowy, dwutygodniowy i sprawdź, co działa najlepiej. Gdy już znajdziesz system, który Ci odpowiada, uczyń z niego formalną politykę swojej firmy. Wyrobienie w pracownikach tego nawyku może trochę potrwać i jak zawsze pojawi się pewien opór przed zmianą. Ale przynajmniej będziesz mieć pewność, że dokonałeś najlepszego wyboru pod względem dokładności i produktywności.

Wskazówka #4 dotycząca śledzenia wydatków i czasu: Mniej polegaj na pamięci

Jak zasugerowaliśmy w innych wskazówkach, często przyczyną frustracji związanej ze śledzeniem czasu i wydatków jest konieczność odwoływania się do własnej pamięci. Zwłaszcza gdy żongluje się wieloma różnymi projektami, może to stać się czasochłonnym zadaniem samym w sobie.

Jedna z ankiet QuickBooks wykazała, że 80% kart czasu pracy złożonych przez pracowników w amerykańskich firmach wymagało korekty. Pracownicy wskazywali, że nie pamiętają przepracowanych godzin lub tego, kiedy rozpoczęli lub zakończyli pracę. Najlepszym sposobem, aby zacząć mniej polegać na pamięci, jest wprowadzenie zmian w sposobie pracy.

Korzystanie ze zintegrowanego licznika czasu dla zadań w oprogramowaniu do rozliczania czasu pracy pomaga wielu osobom, lub łagodniejszym podejściem jest używanie kalendarza do blokowania czasu na zadania. Zamiast tworzyć listę pięciu rzeczy do zrobienia na dany dzień, oznacz je jako bloki czasowe w kalendarzu. Następnie, gdy spojrzysz wstecz, masz już oszacowanie, ile czasu zajęło każde zadanie i możesz zapisywać notatki, jeśli zajęło to więcej lub mniej czasu po zakończeniu.

Wskazówka nr 5 dotycząca śledzenia wydatków i czasu pracy: proś o informacje zwrotne

Nie bój się zapytać pracowników, dlaczego brakuje im możliwości śledzenia czasu i wydatków lub dlaczego nie są w stanie dotrzymać terminu wystawienia kart czasu pracy. Istnieje prawdopodobieństwo, że ich bolączki będą się pokrywać i znajdzie się bardziej oczywiste rozwiązanie. Jeśli jesteś w trakcie adaptacji nowego oprogramowania do śledzenia czasu pracy, uzyskaj opinie pracowników na temat tego, czy kody projektów lub inne niestandardowe pola sprawdzają się w sposobie śledzenia ich projektów. Teraz jest świetny czas na wprowadzenie wszelkich poprawek, zanim zbytnio zagłębisz się w system.

Przede wszystkim nie zapominaj o cierpliwości. Nigdy nie będzie to najbardziej ekscytująca część czyjejkolwiek pracy, ale dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu i wdrożonym procesom śledzenie czasu i wydatków może działać płynnie w tle, dzięki czemu zapomnisz, że kiedykolwiek było to uciążliwe.

Podsumowanie

Śledzenie czasu i wydatków może być żmudnym zadaniem, które pracownicy często spychają na bok, gdy ustalają priorytety swojej pracy. Jednak przy odpowiednim podejściu ten zły nawyk można łatwo naprawić. Jeśli chodzi o to, jak skłonić pracowników do terminowego składania kart czasu pracy, oto 5 wskazówek, które mogą pomóc kierownikom projektów w regularnym i dokładnym śledzeniu czasu i wydatków swojego zespołu:

1. Pokaż wartość
2. Ułatw to
3. Wypróbuj różne kadencje
4. Mniejsze zużycie pamięci
5. Prośba o informację zwrotną

Jeśli chcesz zobaczyć, jak oprogramowanie BigTime do zarządzania czasem i wydatkami może działać w Twojej firmie, umów się na bezpłatną spersonalizowaną prezentację tutaj.

Często zadawane pytania na temat tego, jak skłonić pracowników do terminowego składania kart czasu pracy

Jak skłonić pracowników do terminowego składania kart czasu pracy?

Oto 5 wskazówek, które pomogą kierownikom projektów zachęcić zespół do terminowego i dokładnego śledzenia czasu i wydatków:

1. Pokaż wartość
2. Ułatw to
3. Wypróbuj różne kadencje
4. Mniejsze zużycie pamięci
5. Prośba o informację zwrotną

Dlaczego timesheety są ważne w konsultingu?

Timesheets są kluczowe w konsultingu z kilku powodów, umożliwiając kierownikom projektów:

• Dokładne śledzenie postępów projektu
• Zapewnienie prawidłowego rozliczania klientów
• Planowanie efektywnej alokacji zasobów
• Zrozumienie kosztów projektu
• Wgląd w wykorzystanie konsultantów w czasie rzeczywistym

Jak zmotywować pracowników do wypełniania kart czasu pracy?

Aby zmotywować pracowników do wypełniania kart czasu pracy, ważne jest, aby wyjaśnić ich znaczenie, zapewnić jasne instrukcje i oczekiwania, ułatwić to za pomocą technologii i poprosić o informacje zwrotne, aby odkryć typowe bolączki.