System rozliczania czasu pracy zgodny z wymogami DCAA (Defense Contract Audit Agency), jak sama nazwa wskazuje, spełnia standardy audytu dla wykonawców pracujących na kontraktach rządowych USA.
Czas to pieniądz
Celem zgodności z przepisami DCAA jest zapobieganie oszustwom i marnotrawstwu funduszy rządowych. Według U.S. Small Business Administration, tylko dla małych firm rząd federalny przyznał rekordową kwotę 145,7 miliarda dolarów w 2021 roku. Misją DCAA jest audyt całej struktury finansowej i księgowej wykonawców, którzy wygrywają przetargi na kontrakty rządowe.
Gdy ubiegasz się o kontrakt rządowy, możesz przejść zarówno audyt przed, jak i po wyborze oferty. Audytorzy stosują szeroką gamę standardów audytu, znanych jako "Ogólnie przyjęte rządowe standardy audytu (GAGAS)".
Ogólnie rzecz biorąc, aby zakwalifikować się do kontraktu rządowego, firma musi:
- Zostały poddane niezależnemu audytowi spoza organizacji.
- Uzyskać zaświadczenie, że przed zawarciem umowy rządowej dochowano należytej staranności, a także przeprowadzono uzasadnione badania.
- Zapewnienie pracownikom ciągłego kształcenia w celu utrzymania ich profesjonalnych certyfikatów i poświadczeń.
- Pojedynczy punkt kontaktowy dla audytów i operacji finansowych.
- posiadanie odpowiednich systemów kontroli jakości zatwierdzonych przez DCAA w celu promowania jakości, przejrzystości i dokładności niezbędnych do osiągnięcia celów kontraktu rządowego
Twoje kroki w kierunku zgodności z wymogami audytu DCAA
Po przyznaniu kontraktu należy wdrożyć system zapewniający zgodność z wymogami DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy:
- Wstawia notatki do kart czasu pracy
- Zapobiega przedwczesnemu złożeniu karty czasu pracy
- Zapewnia zautomatyzowane procesy zatwierdzania i przeglądu
- Posiada kategorie pracy i numery pozycji umowy do śledzenia budżetu
- Wysyła alerty do kierowników projektów, gdy budżet jest zagrożony.
- Zapewnia oparte na chmurze i mobilne opcje wprowadzania czasu pracy dla pracowników zdalnych.
- Zapewnia odpowiednie poziomy uprawnień i prawa dla pracowników, w oparciu o potrzebę dostępu.
- Zapewnia wydajne przepływy pracy w celu zapewnienia wymaganej edycji kart czasu pracy.
- Zatwierdzony przez DCAA system księg owy płynnie integruje się z istniejącym systemem księgowym organizacji.
Wszystkie powyższe czynności mogą być trudne - jeśli nie niemożliwe - do wykonania bez oprogramowania, które automatyzuje kroki, aby śledzić to, czego ludzie nie mogą. Jeśli masz kontrakt rządowy - lub potrzebujesz lepszego sposobu na monitorowanie wydajności i produktywności pracowników - oprogramowanie do rejestracji czasu pracy zgodne z DCAA jest rozwiązaniemwspółpracującym z QuickBooks.
Oprogramowanie księgowe zatwierdzone przez DCAA musi rejestrować:
- Projekt, konkretna osoba (osoby) przydzielona do pracy oraz dokładna ilość czasu spędzonego w ramach przejrzystej ścieżki audytu.
- Wszystkie kody i nazwy zadań - ustalone z wyprzedzeniem i określone w umowie.
- Wszyscy uprawnieni pracownicy przypisani do danego stanowiska
Dodatkowe zasady DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy obejmują:
- Czas wprowadzony do oprogramowania nie może obejmować czasu spędzonego na projektach innych niż rządowe.
- Nie można wprowadzać informacji do ewidencji czasu pracy z wyprzedzeniem lub później niż dzień po wykonaniu pracy.
- Musi istnieć wyraźna linia uprawnień nadzorczych, a przełożony musi zatwierdzać wszystkie czasy zarejestrowane w przepływie pracy DCAA.
- Dokumentacja pomocnicza musi być przechowywana przez 2-3 lata, w zależności od zasad projektu
Czy QuickBooks spełni wymagania DCAA?
QuickBooks zapewnia jedynie połowę drogi do osiągnięcia celu, jakim jest raportowanie kosztów pośrednich wymaganych przez DCAA. QuickBooks nie może eksportować kosztów pośrednich i aby spełnić wymagania DCAA, należałoby skorzystać z systemu podwójnego księgowania.
Jak dostosować QuickBooks do wymogów DCAA
Potrzebna jest platforma księgowa, która może importować wszystkie dane QuickBooks - kody robocizny i wydatków - z łączem między systemami księgowymi, aby szybko i płynnie rozliczać pracę kontrahenta.
Rozwiązanie BigTime DCAA
W rzeczywistości to właśnie robi zatwierdzone przez DCAA oprogramowanie księgowe BigTime. W szczególności, BigTime eliminuje potrzebę podatnego na błędy wprowadzania zbędnych danych. Konfigurując BigTime, eksportujesz dane kodowania QuickBooks za pomocą oprogramowania do rejestracji czasu pracy zgodnego z DCAA, które odpowiada "tak!" na każde z poniższych pytań:
- Czy zasady wprowadzania danych wymagają wypełnienia każdego pola karty czasu pracy?
Zabezpieczenia integralności danych zapewniają zgodność z DCAA, uniemożliwiając użytkownikom wprowadzanie czasu dla przyszłych dat. Ponadto wprowadzanie danych musi obejmować pole notatek. - Czy system zapewnia, że przepływ pracy i procesy zatwierdzania odbywają się w tandemie/koncercie w celu łatwego i terminowego zatwierdzania?
Ważną częścią zgodności jest właściwe zatwierdzanie i przeglądanie kart czasu pracy. BigTime automatyzuje ten proces jako łatwy krok, a nie blokadę, dzięki automatycznym powiadomieniom o przesłaniu karty czasu pracy, bez konieczności wysyłania kolejnych powiadomień e-mail. - Czy system zapewnia bezpieczny dostęp mobilny i oparty na chmurze?
Aby korzystać z systemu, pracownicy muszą mieć do niego dostęp każdego dnia, nawet ze zdalnych lokalizacji. Oparte na chmurze oprogramowanie BigTime to bezpieczne i terminowe rozwiązanie zapewniające ochronę kart czasu pracy i ścieżek audytu przed utratą lub uszkodzeniem. - Czy platforma rejestracji czasu pracy spełnia unikalne wymogi zgodności danych
śledzenia budżetu DCAA, tj. numer pozycji kontraktu i śledzenie kategorii?
Głównym celem rozliczania czasu pracy na potrzeby audytów DCAA jest utrzymanie wydatków z budżetu rządowego w ramach przydzielonej kwoty. Zgodne z DCAA karty czasu pracy BigTime mogą informować kierowników projektów, gdy zbliżają się do maksymalnej kwoty przydzielonej na ich projekt. - Czy system dobrze integruje się z istniejącym oprogramowaniem księgowym?
Chociaż nie jest to wymagane przez DCAA, posiadanie zintegrowanego rozwiązania do rozliczania czasu pracy, takiego jak BigTime, zapobiega czasochłonnemu duplikowaniu danych - w tym standaryzacji nazw projektów i wymaganych kodów w każdym aspekcie systemu księgowego.
Jak uzyskać zatwierdzony przez DCAA system księgowy?
Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób nasze oprogramowanie księgowe dla małych firm zgodne z wymogami DCAA może pomóc Ci spełnić rygory listy kontrolnej audytu systemu księgowego DCAA?
Już dziś możesz poprosić o spersonalizowaną wersję demonstracyjną online. Wystarczy wypełnić pola na naszej stronie demonstracyjnej i rozpocząć nową erę wydajności zarządzania czasem zgodnej z DCAA, która płynnie integruje zarządzanie projektami DCAA z istniejącym oprogramowaniem księgowym.
