Każdego miesiąca nasze wersje produktów dodają dodatkowe funkcje i korzyści dla wszystkich użytkowników platformy BigTime. Od zeszłej wiosny mogliśmy wprowadzić ulepszenia w zakresie śledzenia czasu, fakturowania, projektów i zadań, BigTime Wallet / portalu klienta, personelu i naszego ogólnego interfejsu użytkownika. Na wypadek, gdybyś to przegapił, oto niektóre z najważniejszych zmian, które my (+ nasi użytkownicy) pokochaliśmy.
Najważniejsze informacje o wydaniu od maja 2021 r. do maja 2022 r.
Czas
- Rachunki od dostawców (czas)
- Powiadomienia przypominające o arkuszu czasu pracy
Fakturowanie
- Wymuszanie hierarchii zatwierdzania faktur
- Typy faktur/kalkulatory dodane do galerii
- Domyślny typ faktury w projektach
Projekty i zadania
- Dane budżetowe (wizualne) na pulpicie nawigacyjnym projektu
- Widoki postępu zadania na ekranie przeglądu/statusu zadania
- Pokaż linię bazową na wykresie budżet vs. rzeczywiste dane
- Szablony projektów
BigTime Wallet/Portal klienta
- Unieważnienie/zwrot płatności w BigTime
- Funkcja żądania zmiany konta
Personel
- Dopasowanie umiejętności
UI
- Tryb wibracji
- Tryb ciemny
Czas
Rachunki sprzedawcy
Gdy firma zatrudnia zewnętrznego konsultanta lub pracownika kontraktowego, jest on zazwyczaj wprowadzany do systemu księgowego jako sprzedawca. Sprzedawca 1099 to osoba, która wykonuje pracę dla firmy, ale nie jest uwzględniona na liście płac firmy. Nie jest on pracownikiem, więc nie otrzymuje wynagrodzenia godzinowego ani pensji za każdy okres rozliczeniowy. Zamiast tego sprzedawca wyśle fakturę za swoją pracę, która zostanie wprowadzona do systemu księgowego firmy jako rachunek płatny na rzecz tego sprzedawcy. W maju ubiegłego roku dodaliśmy funkcję rachunków (czasowych) dla dostawców do naszego przepływu pracy.
Często zdarza się, że firma zleca swoim dostawcom lub wykonawcom rejestrowanie i śledzenie godzin pracy bezpośrednio w BigTime. Ponieważ BigTime jest w stanie śledzić stawkę kosztów pracownika, administratorzy finansowi są w stanie uruchomić raport, aby zobaczyć, ile są winni dostawcy - obliczając wprowadzone godziny razy stawkę kosztów dla tego użytkownika. Dodanie tej funkcji sprawiło, że proces ten stał się znacznie łatwiejszy i bardziej wydajny dla administratorów finansowych. BigTime oblicza te godziny i umieszcza je w puli w celu utworzenia rachunku i zaksięgowania go w QuickBooks.
Powiadomienia przypominające o arkuszu czasu pracy
Dzięki powiadomieniom o przypomnieniu o karcie ewidencji czasu pracy administratorzy mają możliwość skonfigurowania różnych powiadomień, aby informować swoich pracowników o terminach składania kart ewidencji czasu pracy. Istnieją trzy powiadomienia przypominające o timesheetach, które można włączyć: Timesheets are Due, Timesheets are Due Today i Timesheets are Overdue. Administrator może wybrać porę dnia, w której przypomnienie jest wysyłane do pracowników, którzy nie przesłali czasu lub w ogóle go nie wprowadzili.
Powiadomienia są wysyłane w oparciu o możliwości każdego pracownika. Każde powiadomienie informuje pracownika, ile godzin wprowadził/przesłał w porównaniu z całkowitą liczbą godzin potrzebnych w danym okresie składania wniosków.
Fakturowanie
Wymuszanie hierarchii zatwierdzania faktur
Dzięki możliwości wymuszenia hierarchii w zatwierdzaniu faktur, przeglądy i zatwierdzenia faktur można ustawić w formacie "podążaj za liderem", który różni się od poprzedniego procesu przeglądu, w którym kolejność, w jakiej recenzent zatwierdził lub odrzucił fakturę, nie miała znaczenia.
Podczas konfigurowania przeglądu/zatwierdzania faktur dostępne jest teraz nowe ustawienie o nazwie "Wymuszaj hierarchiczny przepływ pracy". Włączenie tej opcji oznacza, że recenzent na wyższym poziomie obiegu zatwierdzania nie może podjąć działań na tej fakturze, dopóki recenzenci przed nim nie zatwierdzą tej faktury. Jeśli faktura zostanie odrzucona przez recenzenta i zostanie ponownie wysłana do zatwierdzenia, wróci do osoby, która ją odrzuciła (pomijając recenzentów niższego poziomu, którzy już ją zatwierdzili).
Recenzenci w przepływie pracy nie otrzymają powiadomienia, że mają fakturę do sprawdzenia, dopóki recenzenci przed nimi nie zatwierdzą tej faktury. Wszyscy recenzenci nadal będą mogli WIDZIEĆ tę fakturę na ekranie przeglądu/zatwierdzenia. Jeśli jednak nie jest to ich kolej, nie będą mogli zatwierdzić ani odrzucić faktury (przyciski zatwierdzania będą nieaktywne). Po najechaniu kursorem na wyłączone przyciski zatwierdzania pojawi się podpowiedź informująca, że jeszcze nie nadeszła ich kolej na zatwierdzenie faktury i zostaną powiadomieni, gdy nadejdzie ich czas.
Jak zawsze, administrator systemu może zatwierdzać w imieniu użytkownika. Musi jednak zatwierdzić każdy poziom, jeśli to ustawienie jest włączone (podobnie jak w przypadku zatwierdzania czasu i wydatków).
Typy faktur/kalkulatory dodane do galerii
Dodatkowe typy faktur zostały dodane do galerii importów, które można zaimportować do swojej firmy. W sekcji Konfiguracja faktury >> Kalkulatory kliknij łącze, aby zapoznać się z galerią specjalistycznych kalkulatorów BigTime.
Dodano następujące typy faktur: Holdback, Final Holdback, Retainer, Fixed Fee + Deposit, Item Based Billing + Deposit.
Domyślny typ faktury w projekcie
Zbiorcze tworzenie faktur jest jedną z ulubionych funkcji naszych administratorów finansowych. Aby jeszcze bardziej usprawnić proces tworzenia faktur zbiorczych, dodaliśmy funkcjonalność umożliwiającą skonfigurowanie domyślnego typu faktury/kalkulatora dla każdego projektu. Pozwala to na zbiorcze tworzenie faktur dla projektów wykorzystujących różne typy faktur/kalkulatorów, nie tylko T&M lub Fixed Fee.
Projekty i zadania
Dane budżetowe (wizualne) na pulpicie nawigacyjnym projektu
Pulpit nawigacyjny zadań zawiera teraz nowe pola, dzięki którym użytkownicy mogą zobaczyć dodatkowe dane o stanie budżetu. Pola te są dostępne do dodania za pośrednictwem ustawień konfiguracji ekranu: łączna liczba godzin (wprowadzonych), łączne opłaty wejściowe, pozostałe godziny i pozostałe opłaty.
Widoki postępu zadania na ekranie przeglądu/statusu zadania
Na ekranie przeglądu/statusu zadania użytkownicy mogą teraz przeglądać postępy zadania w oparciu o ich budżety godzin i opłat. Każdy widok zawiera wykres pączkowy przedstawiający procent ukończenia każdego zadania.
Pokaż linię bazową na wykresie budżet vs. rzeczywiste dane
Na pulpicie nawigacyjnym alokacji użytkownik ma teraz możliwość wyświetlenia zapisanej linii bazowej na wykresie budżetów i rzeczywistych. W górnej części wykresu należy zaznaczyć pole "Pokaż linię bazową". Jeśli istnieje linia bazowa, która została zapisana w edytorze alokacji, godziny te pojawią się jako dodatkowa linia w kolorze żółtym na wykresie.
Szablony projektów
Szablony projektów znacznie przyspieszają podstawowy proces tworzenia projektów, pozwalając użytkownikom BigTime na większą wydajność w codziennych działaniach. Szablony te zapewniają firmom możliwość stworzenia linii bazowej dla tych projektów, które często mają te same zadania, zespoły, stawki, ustawienia ogólne itp. Podczas tworzenia nowych projektów można zastosować szablony, a projekty odziedziczą wszystkie ustawienia z wybranego szablonu.
Firma może utworzyć dowolną liczbę szablonów, zakładając, że istnieje wiele "typów" projektów, które są tworzone. Na przykład projekt budowlany może mieć inny zestaw faz i stawek rozliczeniowych niż projekt zagospodarowania terenu. W szablonach można również skonfigurować proste ustawienia, takie jak centra kosztów i pola niestandardowe.
Po utworzeniu szablonów każdy użytkownik, który ma możliwość tworzenia nowych projektów, może wybrać szablon w oknie +Add Project, co spowoduje zastosowanie wszystkich danych skonfigurowanych w szablonie do nowego projektu.
BigTime Wallet/Portal klienta
Unieważnienie/zwrot płatności w BigTime
Jeśli administrator finansowy musi anulować lub zwrócić płatność dokonaną za pośrednictwem Wallet, może to teraz zrobić bezpośrednio w BigTime (zamiast logować się do OMNI Connect, aby rozpocząć ten proces). Przy płatności dokonanej za pośrednictwem Wallet dostępny będzie przycisk anulowania/zwrotu.
Aby anulować płatność, transakcja musi zostać zainicjowana w ciągu 15-20 minut od dokonania płatności przez klienta, POPRZEDZAJĄC wsad. Nie musisz pokrywać opłat transakcyjnych z płatności, która została anulowana. Po zablokowaniu płatności może zostać wydany tylko zwrot pieniędzy. Nadal będziesz musiał pokryć opłaty transakcyjne ze zwróconej płatności.
Funkcja żądania zmiany konta
Klienci BigTime Wallet mają teraz możliwość żądania zmian na swoim koncie użytkownika (Stax) bezpośrednio z ekranu integracji BigTime Wallet. Po kliknięciu przycisku żądania zmian mają oni możliwość zażądania zmiany informacji o koncie bankowym, limitu wielkości transakcji lub informacji biznesowych/osobistych.
Podsumowanie wniosku jest widoczne po jego przesłaniu przez użytkownika. Obejmuje ono tytuł żądania, żądaną datę, status żądania i wszelką komunikację pochodzącą od Stax. Cały proces jest również monitorowany przez zespół produktowy BigTime, aby zapewnić jak najbardziej usprawniony proces. W przypadku bezpośrednich pytań dotyczących dowolnej funkcji płatności BigTime Wallet, zawsze możesz skontaktować się bezpośrednio z wallet@bigtime.net.
Personel
Dopasowanie umiejętności
Dopasowywanie umiejętności to metoda dopasowywania i przypisywania pracowników do projektu na podstawie wymaganych umiejętności i wiedzy specjalistycznej. Funkcja ta zapewnia bardziej wydajny proces wyszukiwania pracowników, którzy są zarówno wykwalifikowani, jak i dostępni dla danego projektu.
Umiejętności mogą być powiązane z rolami w systemie. Umiejętności dla każdej roli są podstawowymi umiejętnościami wymaganymi dla tej roli. Umiejętności mogą być również stosowane indywidualnie do każdego pracownika, a następnie klasyfikowane. Zapewnia to dodatkowy poziom śledzenia umiejętności i zapewnia lepszy sposób tworzenia zespołów projektowych. Niektóre projekty mogą nie wymagać wysokiego poziomu wiedzy lub biegłości w zakresie określonej umiejętności, podczas gdy w przypadku innych projektów niski poziom doświadczenia może nie być wystarczający. Ranking umiejętności każdego pracownika pozwala użytkownikowi na łatwe łączenie zespołów projektowych, mając te informacje na wyciągnięcie ręki. Zapewnia to, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi projektami. Dopasowywanie umiejętności pozwala również na nadawanie uprawnień, dzięki czemu poszczególnym użytkownikom można przyznać dostęp "do podglądu" lub "do zarządzania" - w zależności od tego, co ma największy sens dla Twojej firmy.
Dzięki dostępowi do funkcji dopasowywania umiejętności w BigTime, nasi klienci mają czystą, zorganizowaną metodę dołączania umiejętności do pracowników bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi, takich jak ręczne śledzenie w arkuszach kalkulacyjnych. To tylko punkt wyjścia dla dopasowywania umiejętności - będziemy kontynuować iterację i ulepszanie tej nowej funkcji w przyszłych wersjach, aby przenieść ją na wyższy poziom.
Uwaga: Do korzystania z tej funkcji konieczne jest włączenie trybu wibracji.
 (1) (1).png)
UI
Tryb wibracji
Mówiąc o żywym trybie...
Od października 2021 r. tryb Vibrant jest w wersji beta do wypróbowania, ale ostatecznie całkowicie wycofamy tryb klasyczny. Wprowadzenie koncepcji trybów otworzyło nam drzwi do udostępnienia większej liczby opcji widoku (tryb ciemny, anyone?) i stworzenia funkcji, które przenoszą to ulepszenie użyteczności na wyższy poziom. W przyszłości wszystkie ulepszenia będą dotyczyć nowego, żywego interfejsu użytkownika trybu. Jeśli więc lubisz nowe funkcje, włącz je!
Tryb ciemny
Wielu użytkowników BigTime jest przyzwyczajonych do korzystania z trybu ciemnego na innych urządzeniach i platformach zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym, na przykład gdy programiści kodują lub gdy pracownicy komunikują się za pośrednictwem Slacka. Ludziom często łatwiej jest czytać w trybie ciemnym, a dla nas ważne jest, aby nasi użytkownicy mogli pracować w BigTime tak wygodnie, jak to tylko możliwe. Tryb ciemny może również pomóc w zmniejszeniu olśnienia oczu, nadwyrężenia, suchości i zmęczenia, a także zapewnia lepszy kontrast dla kolorów pomarańczowego, żółtego i zielonego (kolory często używane na wykresach).
Tryb ciemny jest dostępny dla każdego użytkownika, o ile firma przełączyła się na tryb energiczny. Każdy użytkownik może to włączyć w ustawieniach swojego profilu osobistego.
Kliknij ikonę osoby w prawym górnym rogu > kliknij Mój profil > w zakładce Profil wybierz Ciemny > Zapisz > odśwież ekran, aby zobaczyć aktualizację interfejsu.
Jesteśmy naprawdę podekscytowani ulepszeniami i funkcjami, które zaplanowaliśmy na resztę roku, i chcemy poznać Twoją opinię na ich temat! Od wczesnych grup fokusowych po programy pilotażowe, zapraszamy do udziału w dalszym rozwoju rozwiązania BigTime. Jeśli chcesz, aby Twój głos wpłynął na nasz projekt, skontaktuj się z nami pod adresem product@bigtime.net.
