Wielozadaniowość odpada. W rzeczywistości badania pokazują, że tylko 2,5% populacji może faktycznie przetwarzać zadania jednocześnie. Dla reszty z nas może to prowadzić do 40% spadku produktywności.
Prawdziwym sekretem wykonywania większej ilości pracy jest skupienie uwagi tam, gdzie jest ona potrzebna i delegowanie nadmiaru zadań. Nie należy tego mylić z przerzucaniem pracy na innych, właściwe delegowanie to wykorzystywanie każdego zasobu w zespole w najlepszy możliwy sposób, w tym ciebie.
Najsilniejsi i odnoszący największe sukcesy menedżerowie są w stanie delegować zadania zamiast tonąć w pracy, ponieważ ufają sile swojego zespołu. Prawidłowo przeprowadzona delegacja może stać się kluczowa dla rozwoju zespołu.
Najlepsze praktyki delegowania zadań:
Pokonaj strach przed odpuszczeniem
Jeśli przeczytałeś statystyki na początku tego wpisu i pomyślałeś "nie ja! Jestem tym 2,5%", być może doświadczasz typowych objawów strachu przed delegowaniem. Na początku możesz czuć, że delegowanie oznacza utratę kontroli lub martwić się, że inni nie poradzą sobie z pracą. W niektórych przypadkach może się to wydawać zagrożeniem dla bezpieczeństwa pracy lub po prostu trudno jest zrezygnować z pracy, którą lubisz. To wszystko jest normalne, ale jeśli nie pokonasz tych obaw, to na dłuższą metę możesz sobie zaszkodzić. Miej trochę wiary w ten proces i skorzystaj z poniższych najlepszych praktyk, aby delegowanie pracowało dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie.
Mądrze dobieraj zadania do przekazania
Zamień swoją listę rzeczy do zrobienia w listę priorytetów, szeregując zadania na swoim talerzu według wymaganego poziomu umiejętności i ważności. Pomoże ci to zorientować się, na czym powinieneś skupić swoją energię, a co można zrobić wydajniej, jeśli zostanie oddelegowane. Na przykład zadania, które wymagają niższego poziomu umiejętności, ale mają duże znaczenie, najlepiej jest przydzielić członkowi zespołu. Praca zostanie wykonana szybciej i będzie miała taką samą jakość.
Poznaj swoje zasoby
Aby delegowanie zadań było skuteczne dla całego zespołu, a nie tylko dla ciebie, ważne jest, aby mieć jasne zrozumienie możliwości pracy zespołu. Jeśli próbujesz delegować zadania pracownikowi, który sam nie ma na to czasu, jeszcze bardziej spowolni to realizację zadania. Oprogramowanie do alokacji zasobów może pomóc w zaplanowaniu zdolności pracowników, tak aby nikt nie brał na siebie zbyt wiele na początku, a następnie utrzymywać w czasie rzeczywistym puls na temat przepustowości dostępnej w całym zespole.
Monitorowanie na odległość
Świetne zarządzanie polega na znalezieniu idealnej równowagi między oddelegowaniem a zaangażowaniem. Podczas delegowania zadań nigdy nie należy całkowicie rezygnować z projektu, ponieważ może to prowadzić do nieoczekiwanych rezultatów i frustracji. Ale nie chcesz też mikrozarządzać. Aby tego uniknąć, najlepiej jest przekazać jasne punkty kontrolne i kamienie milowe, których oczekujesz na początku projektu. W ten sposób wyznaczysz granice dla meldowania się i otrzymywania aktualizacji statusu, jednocześnie pozwalając nowemu właścicielowi zadania czuć się odpowiedzialnym za swoją pracę.
Podziel się celem swojej delegacji
Wyjaśnienie powodów swojego działania pozwala uniknąć fałszywego postrzegania powodów delegowania i może zmotywować osobę, która otrzymała zadanie, do jeszcze cięższej pracy. Zwykłe stwierdzenie, że jesteś zbyt zajęty, aby wykonać zadanie, sprawia, że brzmi ono mniej ważne. Nawet jeśli na pierwszy rzut oka jest to prawda, prawdopodobnie kryje się za tym bardziej wartościowy powód. Być może masz do czynienia z krytycznym terminem, zestaw umiejętności lepiej pasuje do kogoś innego w twoim zespole lub może to być dla niego dobra okazja do rozwoju. Cokolwiek to jest, podziel się tym, aby zachować przejrzystość komunikacji.
Bądź jasny i konkretny
Jeśli zadanie się nie powiedzie, częściej winne są początkowe wskazówki i oczekiwania, a nie osoba wykonująca zadanie. Jeśli to możliwe, spotkaj się osobiście lub telefonicznie, abyś mógł jasno wyjaśnić etapy zadania i dać pełną możliwość zadawania pytań wyjaśniających. Gdy już wszystko przedstawisz, wycofaj się, ale bądź dostępny na pytania.
Cierpliwość jest kluczem
Będzie trochę nauki, ale kiedy już ją przejdziesz, będzie warto. Im bardziej budujesz zaufanie w swoim zespole i uczysz się od siebie nawzajem w trakcie tego procesu, tym lepiej. Unikaj tak zwanego "odwrotnego delegowania", w którym zadania zaczynają zbaczać z kursu, więc ostatecznie odbierasz je osobie, której je delegowałeś. Chociaż może się to wydawać najszybszym rozwiązaniem, oznacza to również, że prawdopodobnie będzie się powtarzać. Bądź cierpliwy. Wykorzystaj ten błąd jako okazję do nauki i w razie potrzeby współpracuj z tą osobą, aby wspólnie wykonać zadanie. Jeśli pójdziesz tą drogą, a nie wycofasz się, sprawy pójdą gładko w przyszłości.
Na koniec, ale nie mniej ważne, podziękuj
Wdzięczność przechodzi długą drogę. Okazywanie wdzięczności i uznania jest ważne bez względu na to, jak małe jest zadanie. Każdy czuje się dobrze, gdy otrzymuje pozytywne uwagi i uznanie za swoją ciężką pracę. Powiedz im o tym osobiście, napisz miłą wiadomość e-mail lub pochwal ich osiągnięcia przed resztą zespołu. To prosta rzecz, ale może być bardzo zachęcająca.
Następnym razem, gdy poczujesz się przytłoczony pracą, poświęć chwilę na zastanowienie się nad tymi wskazówkami i zacznij tworzyć listę priorytetów. Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć delegowanie już dziś, sprawdź nasze rozwiązanie do alokacji zasobów i planowania wydajności personelu , aby zwiększyć swoją wydajność o krok dalej.
