Ostatnia aktualizacja 15 lutego 2023 r.
Nie jest tajemnicą, że każdy aspekt działalności firmy czerpie korzyści ze współpracy z innymi. Silosy nie pomagają nikomu w osiągnięciu bardziej produktywnego zarządzania projektami. Wyzwaniem dla wielu firm jest znalezienie właściwego sposobu na prowadzenie dwukierunkowej komunikacji. Najczęściej dzieje się tak dlatego, że albo nie ma odpowiednich kanałów, albo oczekiwania nie są jasne.
Księgowi są korzystnymi sojusznikami dla wielu działów, a w połączeniu z kierownikami projektów podejmowanie decyzji i operacje wewnętrzne staną się bardziej proaktywne. Jako połączone siły, oba zespoły mogą stać się ważnymi orędownikami silnej sprawozdawczości finansowej i lepszych procesów zarządzania.
W rezultacie kluczową strategią zwiększania produktywności zarządzania projektami jest współpraca zespołów projektowych i finansowych. Postępuj zgodnie z naszymi 5 krokami, aby upewnić się, że uzyskujesz pełną wartość, jaką możesz uzyskać dzięki zsynchronizowanej pracy obu zespołów.
Jak zwiększyć produktywność w zarządzaniu projektami dzięki wspólnym wysiłkom zespołu?
Krok 1 - Dostosowanie zespołów
Ważne jest, aby zarówno zespoły finansowe, jak i projektowe były na tej samej stronie i dobrze rozumiały cele projektu. Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że wszyscy znają cele projektu, jak będą one mierzone, jak wygląda sukces i jakie mogą być przeszkody. Kiedy wszyscy są zjednoczeni pod jednym celem, tworzy to środowisko współpracy i współdziałania, które pomaga zapewnić pomyślny wynik i bardziej produktywne zarządzanie projektem.
Krok 2 - Utrzymuj otwartą komunikację przez cały czas trwania projektu
Aby projekt zakończył się sukcesem, należy ustanowić otwarte kanały komunikacji między zespołami finansowymi i projektowymi. Obejmuje to regularnie zaplanowane spotkania, odprawy i aktualizacje dotyczące przebiegu projektu - nie tylko na początku i na końcu.
Stopień zaangażowania zespołu księgowego zależy od poziomu ryzyka, im wyższa stawka, tym większe zaangażowanie - ale w większości przypadków celem jest zachowanie dostępności. Zespół księgowy powinien wspierać projekt, a nie go kontrolować. Ponadto strategie szybkiej interakcji lub rozwiązywania konfliktów powinny być podejmowane na wczesnym etapie, aby skutecznie posuwać wszystko do przodu i poprawić produktywne zarządzanie projektem.
Krok 3 - Usprawnienie raportowania
Usprawnienie procesów raportowania pomoże wyeliminować nieporozumienia i nieporozumienia, które mogą skutkować kosztownymi opóźnieniami w projekcie. Otwarta komunikacja staje się znacznie łatwiejsza, gdy jest mniej zależna od pracy ręcznej, a bardziej zautomatyzowana. Zautomatyzowane rozwiązanie, takie jak oprogramowanie do rozliczania czasu pracy, może płynnie wysyłać raporty dotyczące WIP i statusu budżetu do kierowników projektów, bez konieczności czekania na wysłanie przez księgowość. Otrzymywanie tych krytycznych informacji w czasie rzeczywistym ułatwia planowanie projektów, a nie reagowanie na nie.
Upewnij się, że raporty są szczegółowe i uporządkowane, dając zarówno członkom zespołu jasny obraz analityki projektu, jak i poczynionych postępów. Zbuduj harmonogram ukończenia projektu i rozliczaj wszystkich za każdy poszczególny krok, pomagając skrócić czas poświęcony na dyskusje na temat rozbieżności lub niejasności. Jest to również idealny moment na stworzenie przejrzystego systemu podejmowania decyzji, tak aby zespoły finansowe i projektowe rozumiały, kto jest odpowiedzialny za określone decyzje w trakcie trwania projektu.
Krok 4 - Zsynchronizowane zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem to proces analizowania i ograniczania ryzyka związanego z projektem. Zarządzanie ryzykiem jest niemożliwe do wykonania na początku projektu i staje się znacznie bardziej realne po jego rozpoczęciu. Gdy zespoły projektowe i finansowe współpracują ze sobą, proces zarządzania ryzykiem jest ściśle zsynchronizowany z kwestiami finansowymi.
Zespół księgowy może pomóc, myśląc jak audytor w trakcie całego procesu. Przedstawienie odpowiednich zasad biznesowych i "audytowanie" faz projektu w miarę ich realizacji może pomóc w utrzymaniu projektu na dobrej drodze do osiągnięcia celów klienta i celów wewnętrznych. Ciągłe zaangażowanie ze strony księgowości zawsze przyczynia się do zapobiegania wąskim gardłom, które mogą wystąpić, gdy pojawi się wyzwanie. Zamiast być zmuszonym do nadrabiania zaległości, księgowi mogą natychmiast wnieść swój wkład.
Krok 5 - Ucz się na błędach
Błędy popełnione w przeszłości mogą zapewnić doskonały wgląd w to, jak zapobiegać podobnym problemom podczas realizacji projektu. Zarówno księgowość projektu, jak i kierownicy projektów powinni przeanalizować, co poszło nie tak, gdzie i dlaczego coś poszło nie tak oraz co można było zrobić inaczej, aby pomóc zespołom stworzyć lepszy plan zarządzania ryzykiem dla przyszłych projektów.
Kierownicy projektów powinni skupić się na tym, gdzie mogą skorygować problemy w procesie projektowym, a księgowi powinni ocenić, czy ich zaangażowanie pomogło posunąć projekt do przodu, czy też wstrzymało prace i jak zmniejszyć ryzyko. Takie postępowanie nie tylko pomoże zmniejszyć koszty związane z tymi błędami, ale także da menedżerom spokój ducha, że ich zespoły pilnie pracują nad zapobieganiem powtarzającym się zagrożeniom.
Podsumowanie: Produktywne zarządzanie projektami
Skuteczne i wydajne zarządzanie projektami jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Jest to jeszcze ważniejsze, gdy zespoły muszą ze sobą współpracować, w tym przypadku zespoły projektowe i finansowe. Oto 5 strategii, których można użyć, aby zwiększyć poziom produktywnego zarządzania projektami i zapewnić bardziej pomyślny wynik dla wszystkich zaangażowanych stron:
- Dostosowanie zespołów projektowych i finansowych
- Utrzymuj otwartą komunikację przez cały czas trwania projektu
- Usprawnienie raportowania
- Zsynchronizowane zarządzanie ryzykiem
- Ucz się na błędach
Kroki te są niezbędne do osiągnięcia sukcesu w realizacji projektów i skalowania działalności konsultingowej. Jeśli twoje procesy nigdy nie ewoluują, a zespoły nie są na tej samej stronie, nie możesz oczekiwać, że cokolwiek się skaluje. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime może pomóc Twojej firmie w tym procesie i odkryć dodatkowe zasoby związane z poprawą rentowności projektów, odwiedź naszą bibliotekę zasobów tutaj.
Często zadawane pytania dotyczące produktywnego zarządzania projektami
Jak można zwiększyć produktywność projektu?
Jedną ze strategii zwiększania produktywności projektów jest współpraca zespołów projektowych i finansowych. Pięć wskazówek dotyczących zwiększenia poziomu produktywnego zarządzania projektami w ten sposób obejmuje:
- Dostosowanie zespołów - każdy powinien mieć jasne zrozumienie celów projektu.
- Utrzymywanie otwartej komunikacji - Ustanowienie otwartych kanałów komunikacji.
- Usprawnienie raportowania - zautomatyzowane rozwiązania mogą wysyłać raporty dotyczące statusu projektu i budżetu.
- Zsynchronizowane zarządzanie ryzykiem - wspólne analizowanie i ograniczanie ryzyka w celu utrzymania zaangażowania finansowego i realizacji projektów.
- Uczenie się na błędach - analizowanie, co poszło nie tak, gdzie i dlaczego, aby zapobiec powtórzeniu się podobnych sytuacji.
Jak kierownicy projektów mogą zwiększyć produktywność?
Kierownicy projektów mogą poprawić wydajność zarządzania projektami, koncentrując się na jasnej komunikacji, skutecznym planowaniu, zoptymalizowanym harmonogramie zasobów, zdefiniowanym zarządzaniu ryzykiem i nastawieniu na ciągłe doskonalenie.
Czym jest produktywne zarządzanie projektami?
Wydajne zarządzanie projektami to podejście, które koncentruje się na usprawnianiu procesów i jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów w celu optymalizacji wydajnej i skutecznej realizacji projektu.
Jak kierownik projektu może być bardziej produktywny?
Kierownicy projektów mogą być bardziej produktywni, koncentrując się na:
- Ustalanie priorytetów zadań
- Współpraca między działami
- Planowanie i organizacja
- Skuteczna komunikacja
- Automatyzacja i technologia
- Ciągłe doskonalenie
- Delegacja
- Zarządzanie czasem
- Optymalizacja zasobów
