Co można zrobić, jeśli podczas projektu wystąpią braki w zasobach?
Poziomowanie zasobów to pomocne podejście, które omówiliśmy. Jeśli jednak twój projekt ma termin, którego nie możesz rozciągnąć nawet o centymetr, potrzebujesz wygładzania zasobów.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest wygładzanie zasobów, czym różni się od wyrównywania zasobów i jak poprawić rentowność projektu za jego pomocą.
Czym jest wygładzanie zasobów?
Nazywane również planowaniem z ograniczonym czasem (TCS) lub planowaniem z ograniczonymi zasobami, wygładzanie zasobów jest narzędziem zarządzania produktem służącym do optymalizacji zasobów w projekcie.
Idea wygładzania zasobów polega na dostosowaniu wszystkich działań zaplanowanego projektu do wymagań dotyczących zasobów, zapewniając, że nie wykraczają one poza limity zasobów już wstępnie zdefiniowane podczas planowania.
Na początku projektu ustala się harmonogramy czasowe, a następnie można dostosować zasoby, aby zarządzać ograniczoną dostępnością w danym czasie. Celem tej techniki jest ukończenie pracy w wymaganym terminie końcowym, a jednocześnie uniknięcie wzlotów i upadków w wykorzystaniu zasobów.
Co można zyskać dzięki wygładzaniu zasobów?
Wygładzanie zasobów to jedna z technik optymalizacji, która pomaga dostosować działania projektowe do dostępnych zasobów. Zapewnia to, że projekt zostanie ukończony w ramach zasobów, które zostały dla niego zaplanowane. Kluczowym celem wygładzania zasobów jest równomierne wykorzystanie zasobów i terminowe ukończenie projektu.
Zazwyczaj wygładzanie zasobów jest stosowane po wyrównaniu zasobów w celu optymalizacji kosztów projektu i bardziej efektywnego wykorzystania zasobów (tutaj przydaje się wskaźnik wykorzystania pracowników).
Ostatecznie, wygładzanie zasobów jest świetną metodą radzenia sobie z nieuniknionymi opóźnieniami w projektach, które znamy aż za dobrze. Korzystając z poziomowania zasobów wraz z ich wygładzaniem, można pogodzić ograniczenia czasowe i limity zasobów, zapewniając jednocześnie wysoką jakość pracy.
Wygładzanie zasobów a wyrównywanie zasobów: Jaka jest różnica?
Data zakończenia projektu jest główną różnicą między tymi dwiema taktykami.
W przypadku wyrównywania zasobów termin realizacji projektu nie jest stały i może łatwo ulec zmianie. Z drugiej strony, w przypadku wygładzania zasobów, data zakończenia musi pozostać taka sama. Wyrównywanie zasobów pozwala również na okazjonalne przerwy w działaniach w określonych ramach czasowych.
W przypadku wyrównywania zasobów, planowanie odbywa się, gdy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie przydzielone. W przeciwieństwie do tego, planowanie wygładzania zasobów jest konfigurowane, gdy zasoby są przydzielane równomiernie.
Podstawowym ograniczeniem w wyrównywaniu zasobów są dostępne zasoby. W przypadku wygładzania zasobów głównym ograniczeniem projektu jest jego data zakończenia. Wyrównywanie zasobów zwykle odbywa się na początkowych etapach projektu, a wygładzanie zasobów jest najczęściej przeprowadzane po wyrównaniu zasobów.
Przykład przepływu wygładzania zasobów
Krok 1: Zastosowanie metody ścieżki krytycznej
Kierownik projektu może zacząć od metody ścieżki krytycznej, aby przeanalizować projekt i określić jego przebieg. Głównym celem metody ścieżki krytycznej jest określenie ograniczeń zasobów dla projektu, które można również wykorzystać w procesie wygładzania zasobów.
Krok 2: Wyrównanie zasobów
Następnym krokiem jest zastosowanie poziomowania zasobów. Teraz możesz zobaczyć maksymalną liczbę zasobów na zadanie. Aby zmniejszyć alokację zasobów w miejscach, w których nie są one potrzebne, należy wydłużyć czas trwania zadania. Należy pamiętać, że spowoduje to wydłużenie czasu trwania całej ścieżki krytycznej.
Krok 3: Wygładzanie zasobów
Po zastosowaniu wyrównywania zasobów nadszedł czas, aby skupić się na dacie końcowej i zastosować wygładzanie zasobów. Po wykonaniu wszystkich kroków otrzymasz harmonogram z ograniczonymi zasobami, w którym alokacja zasobów jest w pełni zoptymalizowana.
4 Strategie wygładzania zasobów
1. Priorytetyzacja projektów
Wyobraź sobie, że zgłaszają się do Ciebie dwaj różni klienci z dwoma różnymi projektami. Tak się składa, że masz wystarczająco dużo dostępnych zasobów, aby zrealizować tylko jeden z nich.
Którą z nich wybrać?
Ten, który zapewnia lepszą marżę zysku i zwiększa zyski. Oblicz koszty pracy dla danego projektu, ustal marżę zysku i oszacuj zyski, jakie może wygenerować wybrana operacja. Następnie wybierz, która opcja jest lepsza dla Twojego budżetu.
Ale skąd możesz to wiedzieć, jeśli nie masz narzędzia, które pozwala symulować różne scenariusze z różnymi stawkami godzinowymi?
W tym miejscu przydaje się oprogramowanie do zarządzania zasobami . Zapewnia ono wgląd w poziom zasobów i ich alokację w celu prawidłowego ustalania priorytetów projektów.
2. Jasność co do wskaźnika wykorzystania pracowników
Jeśli przydzielisz kogoś do wymagającego projektu, przydzielenie go do innego wymagającego projektu z nadgodzinami jest złym pomysłem. Planowanie dostępności pracowników z uwzględnieniem ich możliwości i motywacji ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiego poziomu świadczonej pracy.
Ich dostępność musi być widoczna dla innych menedżerów, aby pracownik nigdy nie skończył w strumieniu wymagających projektów. Pracownicy będą również znacznie bardziej zmotywowani ze względu na przewidywalność ich obowiązków w nadchodzących tygodniach i miesiącach.
3. Projekt i firma z lotu ptaka
Posiadanie widoku z lotu ptaka na wszystko, co dzieje się w firmie - w tym rentowność projektów, alokację zasobów i wskaźnik wykorzystania - ma kluczowe znaczenie.
W ten sposób można skupić się na obszarach, w których wygładzanie zasobów może mieć rzeczywisty wpływ. W przeciwnym razie możesz zastosować wygładzanie zasobów tam, gdzie nie jest to potrzebne lub nie będzie miało dużego wpływu na marżę zysku.
4. Doskonała sprawozdawczość finansowa
Raporty finansowe pokazują, czy wygładzanie zasobów działa i jakie korzyści może przynieść.
Często zdarza się, że gdy jesteś pod presją terminu, przestajesz zwracać uwagę na rzeczywiste zaangażowane zasoby. Może to prowadzić do pozyskania ekspertów z bardzo wysokimi stawkami godzinowymi i drastycznego zmniejszenia marży zysku projektu.
Raportowanie przydaje się tutaj, ponieważ możesz dowiedzieć się, czy to, co zrobiłeś, miało wpływ na marżę zysku - i o ile. Otrzymasz wszystkie spostrzeżenia i wnioski do wykorzystania w przyszłości. Potrzebujesz tych spostrzeżeń, aby wykorzystać je w kolejnym projekcie i poprawić swój sposób pracy.
