Jeśli jesteś obecnym wykonawcą rządowym lub planujesz pracować nad kontraktami rządowymi, wiesz już, że potrzebujesz systemu rejestracji czasu pracy zgodnego z DCAA, aby uzyskać kontrakty i je utrzymać. Twój system księgowy musi być również zgodny z Federal Acquisition Requirements (FAR). Wybór oprogramowania do rejestracji czasu pracy zgodnego z DCAA jest bardzo ważny. Odpowiedni system księgowy DCAA w połączeniu z oprogramowaniem do ewidencji czasu pracy i wydatków DCAA może znacznie usprawnić proces zawierania umów i przyczynić się do zwiększenia zysków.
Jakie są wymagania DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy?
Audyt systemu księgowego DCAA ma na celu sprawdzenie, w jaki sposób śledzisz czas pracowników lub podwykonawców, gdy ich praca jest rozliczana w ramach kontraktu rządowego. Zgodnie z wymaganiami DCAA dla wykonawców, system musi obsługiwać:
- Szczegółowe harmonogramy stawek robocizny i kosztów ogólnych
- Podstawa proponowanych godzin pracy
- Wykresy obciążenia pracowników
- Dokładne, aktualne i weryfikowalne karty czasu pracy
- Bezpośrednie i pośrednie godziny pracy kontraktowej
Kiedy składasz propozycję kontraktu, DCAA da ci do wypełnienia ankietę przed przyznaniem kontraktu, a jedno z pytań, które zadaje, brzmi: "czy proponowane stawki roboczogodziny są zgodne z ustalonymi przez ciebie zasadami i procedurami szacowania i księgowania oraz FAR Part 31, Cost Principles?". Zasady FAR Part 31 obejmują 53 podsekcje: to dużo do omówienia. Na szczęście rozwiązanie BigTime obejmuje te, które są niezbędne do śledzenia czasu zgodnie z DCAA.
Konieczne jest również posiadanie systemu księgowego obsługującego ewidencję czasu pracy, który może przydzielić siłę roboczą do pośrednich i końcowych celów kosztowych projektu lub propozycji. Ponadto należy mieć możliwość śledzenia kosztów pośrednich i bezpośrednich dla każdego pracownika i jego ewidencji czasu pracy.
DCAA przeprowadza również oceny pracy w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że pojawią się na miejscu i przeprowadzą wywiady z pracownikami na temat ich godzin pracy oraz będą obserwować stanowiska pracy. Uzgodnią listę płac i rozliczenia kontraktowe oraz ocenią procedury ewidencji czasu pracy i kontrole wewnętrzne.
Dopasowanie zatwierdzonych przez DCAA wymagań systemu księgowego do rzeczywistości
Każdy proces audytu ma na celu potwierdzenie, że stosowane są prawidłowe procedury, a informacje finansowe są zgodne z wymogami kontraktowymi. W przypadku wymogów DCAA dotyczących ewidencji czasu pracy, proces audytu ma na celu potwierdzenie, że firma przestrzega zatwierdzonych procedur śledzenia czasu spędzonego na kontraktach rządowych, w tym:
- Timesheety powinny być wypełniane codziennie
- Timesheets nie mogą być zmieniane po ich przesłaniu
- Numery i opisy projektów powinny być spójne i jasne
- Czas wolny i nadgodziny powinny być dokładne
- Różne osoby zatwierdzają karty czasu pracy i autoryzację listy płac (rozdzielenie obowiązków)
Gdy ewidencja czasu pracy odbywa się na papierze, bardzo trudno jest idealnie przestrzegać tych zasad. Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy zgodne z DCAA automatyzuje procedury, zmniejsza ryzyko błędów i może płynnie integrować się z systemem księgowym. Przygotowaliśmy przewodnik, który obejmuje wymagania dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnie z DCAA.
W jaki sposób oprogramowanie do ewidencji czasu pracy DCAA pomaga firmie spełnić wymagania rządowych przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy?
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zgodne z DCAA zapewnia hasła i osobisty dostęp dla każdego pracownika, co spełnia wymóg, aby każdy pracownik kontrolował i miał dostęp do własnej karty czasu pracy. Może również tworzyć czystą ścieżkę audytu, która łączy karty czasu pracy z listą płac i systemem księgowym.
W przypadku jakichkolwiek zmian w kartach czasu pracy, ścieżka audytu musi zawierać zapis tych zmian. Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy DCAA powinno zawierać sekcję notatek, która dokumentuje i weryfikuje zmiany oraz ich przyczyny. Ponadto oprogramowanie powinno mieć możliwość zatwierdzania kart czasu pracy przez odpowiedniego przełożonego lub kierownika: i nie powinna to być ta sama osoba, która również wystawia listę płac.
Wybierz oprogramowanie do rejestracji czasu pracy zgodne z DCAA, które jest odpowiednie dla Twojej firmy
Idealnym rozwiązaniem jest oprogramowanie do ewidencji czasu pracy, które może zautomatyzować jak najwięcej procesów. Zatwierdzanie kart czasu pracy również powinno być łatwe i zautomatyzowane, jednocześnie spełniając wymagania DCAA. Oprogramowanie powinno umożliwiać przeglądanie kart czasu pracy według pracownika lub projektu, a także przypisywanie uprawnień do zatwierdzania odpowiednich dla różnych menedżerów i przełożonych. Proces składania podpisu elektronicznego powinien być płynny i łatwy, gdy przychodzi czas na poświadczenie timesheetów.
Łatwe w użyciu centrum raportowania i pulpit nawigacyjny BigTime pokazuje wszystkie informacje potrzebne do pomyślnego sprawdzenia każdego elementu na liście kontrolnej zgodności z DCAA. Ważne jest również, aby oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, rozliczeń i wydatków płynnie integrowało się z zatwierdzonym przez DCAA systemem księgowym, niezależnie od tego, czy jest to QuickBooks, czy konkretny system księgowy zgodny z DCAA. BigTime zapewni czystą ścieżkę audytu. Ale co ważniejsze, pomoże ci zarządzać projektami i budżetami w całej firmie, niezależnie od tego, czy pracujesz nad kontraktami rządowymi, czy projektami komercyjnymi.
BigTime zapewnia również narzędzia potrzebne do szkolenia pracowników i wspierania ich za pomocą automatyzacji, aby mogli dokładnie śledzić godziny pracy. Platforma zapewnia wsparcie techniczne potrzebne do ścisłej współpracy z menedżerami i pracownikami, aby zapewnić, że Twoja firma nie tylko spełnia wymagania DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy, ale także efektywnie i wydajnie zarządza swoim czasem. Skontaktuj się z nami w celu uzyskania wersji demonstracyjnej i dowiedz się, w jaki sposób oprogramowanie BigTime zgodne z DCAA może zaoszczędzić czas, pomóc w spełnieniu wymagań każdego procesu audytu DCAA i usprawnić działalność już dziś.
