W zarządzaniu projektami czas może być największym wrogiem. A co, gdybyś mógł wykorzystać każdą daną ci minutę na swoją korzyść?
Do tego właśnie służy oś czasu projektu - a oto jak ją stworzyć od podstaw.
Czym jest oś czasu projektu?
Oś czasu projektu to wizualna reprezentacja wszystkich zadań i działań, które mają zostać ukończone w ramach projektu, a także czasu ich trwania oraz dat rozpoczęcia i zakończenia.
Ten rodzaj przeglądu zapewnia kierownikowi projektu kluczowe informacje na temat wszystkich zadań i powiązanych z nimi przydziałów, pomagając mu zarządzać projektami na bardziej szczegółowym poziomie.
Rodzaje harmonogramów projektów
Nie ma dwóch identycznych projektów - choć czasami mogą mieć podobieństwa, nigdy nie są dokładnymi kopiami siebie nawzajem. Dlatego też dzielimy osie czasu projektów na kilka różnych typów w oparciu o ich cechy.
Oś czasu projektu według typów wykresów
Najpopularniejsze typy harmonogramów projektów obejmują:
- Historyczne osie czasu, które po prostu przedstawiają chronologiczną kolejność zadań.
- Pionowe osie czasu wykresów, które są najczęściej używane do monitorowania danych związanych z projektem, takich jak rozliczane godziny, budżet projektu i inne.
- Wykresy Gantta, które łączą zadania z przydziałami i ich szczegółami, aby zapewnić menedżerom kompleksowy przegląd wszystkich działań w projekcie.
W tym artykule skupimy się na typie osi czasu projektu, który najbardziej przemawia do profesjonalnych firm usługowych - wykresie Gantta lub kalendarzu z liczbą pracowników.
Które projekty powinny mieć oś czasu projektu?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: każdy projekt, który opiera się na elastycznym podejściu do jego realizacji, wymaga harmonogramu projektu.
Na przykład, jeśli pracujesz w firmie świadczącej profesjonalne usługi, z pewnością miałeś okazję pracować nad projektami, które wymagają ciągłych dostosowań i zmian. Harmonogramy projektów mogą pomóc w ich uwzględnieniu.
Jak utworzyć oś czasu projektu
Z czego składa się oś czasu projektu?
Po pierwsze, zacznijmy od rzeczy, które oś czasu projektu powinna zawierać do końca podróży.
W idealnym przypadku powinien on zawierać:
- Etapy projektu lub zadania (w zależności od tego, co najlepiej pasuje do projektu).
- Ich czas trwania, daty rozpoczęcia i zakończenia.
- Zależności - na przykład, jeśli jedno zadanie musi zostać ukończone przed rozpoczęciem innego.
- Członkowie zespołu, ich możliwości i przydziały.
Zobaczmy teraz, jak to działa w praktyce.
6 kroków do stworzenia osi czasu zarządzania projektem
Proces tworzenia osi czasu zarządzania projektem zazwyczaj składa się z kilku kroków. Obejmują one:
1. Określenie zakresu projektu
To najprostszy krok - musisz dowiedzieć się, co należy zrobić, aby projekt zakończył się sukcesem.
Określenie wymagań
Najpierw należy porozmawiać z klientem, aby omówić podstawowe szczegóły projektu. Pod koniec tej rozmowy powinieneś mieć:
- Opis projektu i podstawowe informacje potrzebne do jego ukończenia.
- Główne cele i/lub kamienie milowe projektu.
- Cele projektu, w tym docelowi odbiorcy, pożądane funkcje i ogólne wyniki.
Więcej szczegółów na temat projektu
Czynniki te są jednak niewystarczające dla harmonogramu projektu - muszą być znacznie bardziej szczegółowe. Dlatego po zebraniu wszystkich powyższych informacji możesz teraz przejść do organizowania zakresu projektu.
W tym momencie powinieneś:
- Napisz deklarację projektu, która określa, co projekt ma osiągnąć.
- Utwórz listę etapów i zadań w projekcie, a także ich zależności.
- Wykonaj podstawowe prognozowanie zasobów, aby ustalić, jakie zasoby są wymagane dla projektu i czy masz zespół projektowy do tego zadania.
- Określ żądaną datę rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz jego etapów.
- Odpowiednio ustal priorytety zadań.
- Skonsultuj się z innymi kierownikami projektów, którzy mogą mieć doświadczenie w podobnych projektach.
Mając to za sobą, możesz teraz uporządkować informacje jeszcze bardziej - nadszedł czas, aby podzielić projekty na mniejsze części i uwzględnić swój zespół w równaniu i harmonogramach.
2. Podziel projekt na części
Gdy już wiesz, co musisz zrobić, aby odnieść sukces, nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej wszystkim niezbędnym operacjom, ich zakresowi i kamieniom milowym, które wyznaczają ich postęp.
Podział projektu krok po kroku
Najpierw podziel projekt na etapy, zaznaczając istotne zmiany w projekcie. Dla każdego z nich wybierz kamień milowy pokazujący dokładny cel, który musisz osiągnąć, aby projekt mógł być kontynuowany. Nie zapomnij określić zależności zadań i dat, jeśli są one krytyczne dla zadań!
Następnie podziel etapy na małe, wykonalne zadania i umieść je chronologicznie. Ponownie, w razie potrzeby uwzględnij zależności między zadaniami. Zdecydowanie zalecamy korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami na tym etapie - znacznie ułatwia to pracę.
Po wykonaniu tej czynności otrzymasz wstępną wersję osi czasu projektu.
3. Określenie czasu i zasobów potrzebnych do ukończenia każdego etapu lub zadania
Jeśli zwróciłeś uwagę na poprzedni krok, masz już listę zadań, które należy wykonać. Teraz nadszedł czas, aby sprawdzić, co musi zostać wykonane na czas.
W tym celu należy przeanalizować każde zadanie lub etap i określić:
- Jakie działania będzie obejmować to zadanie?
- Ile czasu zajmie ukończenie każdego z nich?
- Jakie umiejętności lub zestawy umiejętności będą wymagane do wykonania zadania?
- Ile czasu będzie wymagane dla każdej umiejętności?
- Ile pieniędzy będzie kosztować każde zadanie?
- Jak koszty mają się do budżetu?
Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków będziesz mógł zobaczyć, ile czasu zajmie każdy etap i jakich zasobów wymaga.
4. Przypisywanie zadań specjalistom
Wreszcie, jeśli już podzieliłeś każde zadanie na części, możesz wykorzystać nowo zdobytą wiedzę do rozpoczęcia planowania projektu.
Rozpocznij proces od planowania wydajności - sprawdź dostępność zasobów i innych obowiązków, które muszą wykonać, oraz ustal liczbę dostępnych godzin.
Następnie porównaj pożądany plan projektu z dostępnością zasobów, które chcesz zaangażować w projekt. W tym momencie możesz rozpocząć planowanie zasobów - zacznij od przydzielenia specjalistów, których harmonogramy nie kolidują z harmonogramem projektu. Następnie przejdź do pracowników, których chcesz dodać do projektu, ale z jakiegokolwiek powodu nie możesz tego zrobić. Rozważ przydzielenie ich w niepełnym wymiarze godzin lub zastąpienie ich innymi pracownikami.
Ostatnim, ale nie mniej ważnym krokiem jest sprawdzenie, czy w projekcie nie ma wakatów, które należy obsadzić. Choć ten krok może wydawać się trywialny, może stanowić różnicę między sukcesem a porażką!
5. Umieść wszystkie zadania na osi czasu i udoskonal swój plan
Jeśli masz oprogramowanie do zarządzania zasobami i przydzieliłeś już swoje zasoby, masz oś czasu projektu w kalendarzu lub wykresie Gantta. Jeśli jednak korzystasz z programu Excel do zarządzania zasobami, musisz jeszcze raz przyjrzeć się osi czasu projektu.
Zarządzanie projektem i jego zadaniami
W tym momencie należy zwrócić szczególną uwagę na takie problemy jak:
- Wakaty lub zadania, które nie zostały przydzielone żadnym specjalistom i członkom zespołu.
- Ławki lub nadgodziny uwzględnione w planie - należy tego unikać w miarę możliwości.
- Zależności, które są zagrożone awarią.
- Wszelkie inne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt.
Wyeliminuj wszystkie powyższe problemy, gdy tylko jest to możliwe - jeśli się nagromadzą, mogą zagrozić twojemu projektowi.
Jeśli jednak już to zrobiłeś i nie znalazłeś żadnych wykroczeń, jesteś gotowy - twoja oś czasu projektu jest gotowa!
Szablon osi czasu projektu w Excelu Ograniczenia
Oś czasu projektu w Excelu nie jest idealnym narzędziem - zwłaszcza dla firm usługowych, które zarządzają kilkoma specjalistami i projektami jednocześnie. Wynika to z faktu, że tabele nie są przeznaczone do działania jako oprogramowanie do zarządzania projektami i brakuje im szerszego obrazu niezbędnego do pracy, nie wspominając już o kamieniach milowych i szablonach osi czasu w ogóle.
Na przykład w szablonie osi czasu projektu Excel nie można:
- Wyświetl każdy z etapów, kamieni milowych i zadań, a także ich szczegóły.
- Stwórz listę przydziałów i obowiązków dla każdego członka zespołu (potrzebujesz do tego dodatkowego arkusza kalkulacyjnego!) i zespołu projektowego jako całości, od początku do końca.
- Monitorowanie postępu prac dla każdego etapu, zadania lub pracownika.
- Elastyczna edycja przydziałów i etapów w razie potrzeby.
- Monitoruj budżety i wydatki - ponownie, potrzebujesz do tego innego arkusza kalkulacyjnego.
- Współpracuj ze swoimi pracownikami lub członkami zespołu i wymieniaj się z nimi informacjami w czasie rzeczywistym.
- Monitoruj postępy na wszystkich ważnych etapach.
Patrząc na powyższą listę, nie jest zaskoczeniem, że wiele firm usługowych decyduje się szukać narzędzi do tworzenia osi czasu projektu gdzie indziej.
Korzyści z osi czasu projektu
Dlaczego w ogóle warto poświęcać swój cenny czas na tworzenie osi czasu? Istnieje kilka dobrych powodów.
- Przejrzysty przegląd całego projektu. Nikt nie chce być trzymany w niepewności, niezależnie od tego, czy jest kierownikiem, czy pracownikiem. Dzięki osi czasu projektu wiesz dokładnie, co Cię czeka - i możesz podzielić się tą wiedzą zarówno ze specjalistami, jak i kadrą kierowniczą.
- Błędy nie mogą się ukryć! Nie da się ukryć, że planowanie to skomplikowany proces podatny na ludzkie błędy. Jednak stworzenie osi czasu może go uprościć i pomóc poprawić wszelkie błędy.
- Osiągnij swój cel. Czasami można pogubić się w zadaniach i obowiązkach. Oś czasu projektu pomaga utrzymać wzrok na celu, bez względu na to, co się dzieje.
- Śledzenie postępów jest łatwiejsze. Oś czasu projektu pokazuje wszystko, co ma się wydarzyć w projekcie - a później można jej użyć, aby zobaczyć, co faktycznie się w nim dzieje.
- W projekcie nie ma wąskich gardeł. Bez harmonogramu projektu praca ma tendencję do spiętrzania się i tworzenia chaosu, z którym nikt nie chce mieć do czynienia. Lepiej jest rozwiązać te kwestie, zanim zagrożą całej operacji!
