Ten post został zaktualizowany 1 lipca 2020 r.
W dzisiejszych czasach firmom świadczącym profesjonalne usługi nie jest łatwo. Ograniczenia w zakresie możliwości personelu, wydajności pracy i nowych inwestycji oznaczają, że firmy takie jak Twoja zawsze szukają nowych, kreatywnych rozwiązań, aby prowadzić bardziej wydajną działalność.
We wszystkich branżach i rozmiarach firm wiele zespołów zarządzających zwróciło się ku nowym technologiom, aby poprawić wydajność produkcji, zwrot z inwestycji, ogólną rentowność i codzienne przepływy pracy.
Firmy zwykle mówią o korzyściach płynących z cyfrowych przepływów pracy dla pracowników, w tym o automatyzacji powtarzalnych zadań i ograniczeniu błędów ludzkich, ale nie rozważają tych korzyści w kontekście ról kierowniczych.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób kierownictwo firmy odniesie korzyści z lepszych cyfrowych przepływów pracy. Gdy przepływy pracy zarządzania są zintegrowane z narzędziami cyfrowymi, firmy czerpią szereg korzyści, takich jak większa elastyczność przywództwa i skuteczne zarządzanie zmianami.
Oto sześć narzędzi, które warto sprawdzić, gdy zespół szuka nowego profesjonalnego oprogramowania do zarządzania projektami, aby usprawnić przepływ pracy.
Strategia #1: Przejście do chmury
Odnoszące sukcesy zespoły kierownicze i przywódcze wiedzą, że tworzenie skutecznych połączeń z członkami zespołu jest niezbędne do działania jako jedna jednostka.
Chmura po prostu umożliwia użytkownikom w firmie dostęp do informacji firmowych i oprogramowania za pośrednictwem Internetu. Tak więc oprogramowanie obsługujące chmurę zapewnia menedżerom doskonałą okazję do cyfrowego łączenia się ze współpracownikami.
Twoja firma może zacząć od przyjrzenia się swoim codziennym przepływom pracy i narzędziom oprogramowania, z których już korzystasz. Istnieje wiele powszechnie dostępnych odpowiedników narzędzi biznesowych, więc przyjrzyj się wszystkim przyjaznym dla chmury aplikacjom do zarządzania przepływem pracy, takim jak:
Wspólne kalendarze. Przekształć swój zespół w kalendarz internetowy, który umożliwia szybkie przeglądanie harmonogramu każdego członka zespołu. Organizowanie spotkań i rezerwowanie pomieszczeń biurowych nie będzie już kłopotliwe, ponieważ będziesz mógł szybko przeglądać i monitorować dostępność swojego zespołu.
Przechowywanie danych w chmurze. Prywatne systemy chmurowe lub sieci internetowe należące do jednej firmy oferują jeszcze bezpieczniejszy i bardziej konfigurowalny interfejs. Chmura prywatna zapewnia udostępnianie informacji tylko najbardziej odpowiednim osobom. Jest to szczególnie istotne dla liderów w dziedzinach intensywnie korzystających z dokumentów, takich jak HR lub sprzedaż.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy. Technologia ta jest nie tylko cenna do śledzenia czasu i wydatków oraz przydzielania pracowników, ale może również zapewnić praktyczny wgląd w wydajność firmy w czasie rzeczywistym. Gdy system śledzenia czasu pracy działa w chmurze, zespół może wprowadzać czas za pośrednictwem urządzeń mobilnych i uzyskiwać dostęp do informacji o pracownikach wszędzie tam, gdzie masz połączenie z Internetem.
Strategia #2: Prześlij swoją komunikację
Skuteczna komunikacja jest kamieniem węgielnym każdego doskonałego lidera i wiemy, że ważne jest, aby menedżerowie prowadzili regularny, przejrzysty dialog z podwładnymi.
Mimo to niewielu liderów dostrzega wartość, jaką narzędzia i strategie komunikacyjne oparte na chmurze mogą dodać do przepływu pracy w ich firmie, dopóki firma nie przeniesie się do chmury. Wiesz, że ważne jest, aby wszyscy mieli równy dostęp do platformy komunikacyjnej.
Jeśli Twój zespół współpracuje ze zdalnymi współpracownikami, dostawcami spoza firmy i współpracownikami w biurach, w których rozmowa twarzą w twarz nie jest możliwa, powinieneś rozważyć aktualizację przepływu pracy za pomocą następujących narzędzi:
Pakiety Unified Communications. Zaprojektowany, aby zapewnić centralne centrum cyfrowe dla wszystkich potrzeb komunikacyjnych, Unified Communications as a Service obsługuje telefony, call center, wirtualne spotkania i inne kanały, w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem połączenia online. Każda platforma integruje się z następną, dzięki czemu liderzy mogą łatwo przełączać się między nimi i znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swoich bieżących przepływów pracy.
Intranet firmowy. Zakres produktów i oprogramowania, które kryją się pod terminem Intranet jest szeroki, ale wszystkie z nich dążą do osiągnięcia kilku podstawowych celów, w tym bardziej przejrzystej komunikacji wewnętrznej, wyższego poziomu zaangażowania i bardziej zorganizowanej struktury udostępniania informacji.
Oprogramowanie do zarządzania projektami. Kierownictwo w każdej dyscyplinie odniesie korzyści z dostępu do tego rodzaju narzędzi do zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala zobaczyć cały cykl życia wszystkich projektów firmy. Oprogramowanie do zarządzania projektami hostowane w chmurze daje zespołom możliwość aktualizacji i wyraźnego przypisywania zadań, dzięki czemu można dokładniej śledzić i komunikować pracę, która musi zostać wykonana, i doprowadzić ją do końca.
Bio autora gościnnego:
Leana Stevenson jest autorką blogów biznesowych i technologicznych w Internecie. Kiedy nie pisze, Leana poświęca swój czas na badanie pojawiających się trendów i trajektorii przyszłości operacji biznesowych.
