Alokacja zasobów to zbiór procesów związanych z dystrybucją zasobów firmy wśród członków zespołu i w ramach różnych konkurujących ze sobą działań. Alokacja zasobów zapewnia osiągnięcie i utrzymanie celów operacyjnych każdej firmy. Zasoby, w tym przypadku, odnoszą się do czynników niezbędnych do produkcji i świadczenia usług. Przykłady obejmują siłę roboczą, czas, sprzęt i budżet.

Sztuka planowania zasobów staje się coraz bardziej istotna, ponieważ niedociągnięcia firm świadczących usługi i firm stale wiążą się z terminowością dostaw, uporządkowaniem harmonogramów dla nowszych prac i zapewnieniem stałej produktywności pracowników. Alokacja zasobów pozwala sprostać tym wyzwaniom poprzez uproszczenie i ocenę celów klienta, mocnych stron członków zespołu i pilności zadań. Kierownicy projektów działają w oparciu o informacje dostarczane przez narzędzia do zarządzania zasobami, aby zaprojektować harmonogram pracy, który pasuje do każdego członka zespołu.

Zrozumienie zasad kierujących efektywną alokacją zasobów ustawia organizację na właściwej drodze do długoterminowego sukcesu w utrzymaniu i pozyskiwaniu klientów. W jaki sposób? Dostępność usług wpływa na lojalność klientów, a tym samym na sprzedaż. 65% działalności firm pochodzi od istniejących klientów, a 56% klientów jest bardziej skłonnych pozostać lojalnymi wobec marek, które zapewniają najlepszą pracę.

Badanie Project Management Institute z 2019 r. pokazuje, że zadania wykonywane przy użyciu oprogramowania do zarządzania projektami są konsekwentnie satysfakcjonujące, terminowe i mieszczą się w budżecie w porównaniu z zadaniami bez odpowiedniego zarządzania zasobami. Jednak pomimo tych liczb tylko 23% firm korzysta z narzędzi do alokacji zasobów.

Firmy mogą ręcznie przydzielać zadania pracownikom zamiast korzystać z płatnych narzędzi do zarządzania projektami, aby zaoszczędzić na kosztach. Ale to niczego nie rozwiązuje, ponieważ jeden z kluczowych problemów w alokacji zasobów w zarządzaniu strategicznym pozostaje nierozwiązany. Nierealistyczne wymagania, niedokładności we wprowadzaniu danych i brak przejrzystości między zespołami mogą cofnąć firmy o kilka kroków. W tym artykule omówimy korzyści płynące z uproszczenia przepływu pracy w firmie poprzez korzystanie z oprogramowania do alokacji zasobów i inwestowanie w nie.

Przykład alokacji zasobów

Oprogramowanie do alokacji zasobów, takie jak BigTime, jest integralną częścią firm usługowych zatrudniających pracowników na godzinowej liście płac. Zrozumiałe jest, że ręczne wprowadzanie godzin pracy wykonanych przez pracowników może być męczące i nudzić kierownika projektu, a także pochłania czas, który mógłby zostać skierowany na bardziej produktywne działania. Interakcja kierownika projektu z narzędziem uruchamia i przyspiesza wydajność przepływu pracy w organizacji.

Cele klientów różnią się, podobnie jak ich budżety, nawet jeśli opis zadania jest podobny, nie wspominając o pilności tych celów. Obowiązkiem kierownika projektu jest terminowe osiągnięcie ustalonego celu każdego projektu i zmieszczenie się w budżecie.

Aby zastosować odpowiednią strategię alokacji zasobów, kierownicy projektów muszą zacząć od zrozumienia raportów wykorzystania firmy. Raport wykorzystania dokumentuje wydajność organizacji w określonym czasie, z uwzględnieniem możliwych czynników wpływających. W ten sposób można zmienić strategię alokacji zasobów, aby skutecznie zarządzać zasobami i konkretnymi celami.

Oto przykład alokacji zasobów w zarządzaniu projektami. Kierownik działu zostaje poproszony przez swoich szefów o poprawę marży zysku w pierwszym kwartale roku; jak miałby to zrobić? Rozwiązaniem może być obniżenie wydatków na projekt, wyższe opłaty, poprawa wydajności działu lub wykonanie wszystkich trzech czynności, w zależności od niedociągnięć firmy.

Obniżenie kosztów każdego projektu może oznaczać zapewnienie, że pracownicy nie marnują swoich godzin pracy poprzez aktywne monitorowanie zadań w czasie rzeczywistym. Organizacja może przyjąć więcej zleceń i klientów do swojego harmonogramu bez negatywnego wpływu na produktywność poprzez ograniczenie cotygodniowych spotkań planistycznych i czasu spędzanego na dopasowywaniu pracowników do obowiązków.

Funkcje, które to umożliwiają to

  • Dopasowanie umiejętności w celu znalezienia najlepiej dopasowanego pracownika do zadania
  • Pulpit alokacji umożliwiający przypisywanie zadań i czasu na ich wykonanie
  • Pulpit nawigacyjny wykorzystania, zapewniający wgląd w aspekty, które można poprawić

Rodzaje alokacji zasobów

Nie ma jednego, uniwersalnego podejścia do rozwiązywania problemów wynikających z nieefektywnego zarządzania zasobami firmy. Każda przyczyna nieefektywnego wykorzystania zasobów wymaga unikalnej strategii ich alokacji. Czasami, usprawnienie przepływu pracy w organizacji zgodnie z najlepszymi praktykami alokacji zasobów zapobiega występowaniu problemów w zarządzaniu.

Istnieją dwa podstawowe rodzaje alokacji zasobów w zarządzaniu projektami, które można wykorzystać w celu zapewnienia efektywnego wykorzystania zasobów.

Metoda ścieżki krytycznej

Metoda ścieżki krytycznej (CPM) zaczyna się od przyjęcia, że sukces projektu zależy od kilku zadań, które go ukończą. Największa liczba działań wymaganych do ukończenia zadania to jego ścieżka krytyczna, a elastyczność planowania takich zadań jest brana pod uwagę w celu terminowej realizacji.

W CPM rysuje się kilka możliwości zadań, aby określić najszybszy i najpóźniejszy czas ukończenia projektu. Zadania, które nie przyczyniają się do pomyślnej realizacji projektu, są uważane za zbędne. Eliminuje to czas i zasoby marnowane na nieproduktywne działania. Istnieje jednak jedna wada tej techniki; CPM nie nadaje się do wielozadaniowości.

Metoda łańcucha krytycznego

Metoda łańcucha krytycznego (CCM) określa priorytety mniejszych zadań niezbędnych do pomyślnego ukończenia projektu. CCM ma na celu monitorowanie sposobu wykorzystania zasobów i zmianę harmonogramu dostaw firm. Chociaż CCM może być pochodną CPM, CCM jest najbardziej odpowiednią metodologią do zarządzania projektami i alokacji ograniczonych zasobów, ponieważ centralną cechą jest nieprzewidywalność czasowa. Data realizacji projektu CCM zawiera czas buforowy uwzględniający wszelkie nieprzewidziane opóźnienia w szybkiej realizacji projektu. Jeśli wystąpi opóźnienie, obowiązkiem kierownika projektu jest opracowanie sposobów na nadrobienie zaległości i zapewnienie dotrzymania terminu.

Wyrównywanie i wygładzanie zasobów

Poziomowanie zasobów i wygładzanie zasobów to dwie teorie alokacji zasobów, które ulepszają metody ścieżki krytycznej i łańcucha krytycznego. Uwzględniają one potencjalną dynamikę planów wymaganych do pomyślnej realizacji projektu.

Poziomowanie zasobów modyfikuje daty realizacji projektu w zależności od dostępnych zasobów. Metoda ta rozwiązuje problemy związane z nadmierną alokacją zasobów do działań i chroni poziom produktywności pracowników.

Wyrównywanie zasobów różni się od wygładzania zasobów w oparciu o priorytety. Wyrównywanie zasobów jest zalecane, jeśli główną przeszkodą w ukończeniu projektu jest czas. Z kolei wyrównywanie zasobów jest właściwe, gdy potrzebne zasoby są ograniczone. Wyrównywanie zasobów i wygładzanie zasobów są wykorzystywane jako para; pierwsza z nich jest używana na początku, a druga na końcu wyrównywania zasobów.

Czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami?

Znaczenie teorii alokacji zasobów w zarządzaniu projektami jest nie do przecenienia. Przed pojawieniem się oprogramowania do zarządzania zasobami, kierownicy projektów musieli polegać na arkuszach kalkulacyjnych, aby przydzielać zadania pracownikom. Korzystanie z Excela jako głównego narzędzia do alokacji zasobów w zarządzaniu projektami nie gwarantuje takiego samego poziomu zaawansowania, jak narzędzia przeznaczone do tego celu, takie jak BigTime.

Korporacje i duże firmy często znajdują się w niekorzystnej sytuacji pod względem komunikacji ze względu na mentalność silosu przyjętą przez zespoły i działy. Oprogramowanie do zarządzania projektami jest zazwyczaj oparte na chmurze, zachęcając do współpracy między zespołami i eliminując opóźnienia między zapotrzebowaniem na informacje a czasem reakcji, a także poprawiając alokację ograniczonych zasobów. Dzięki arkuszowi kalkulacyjnemu pracownicy mogą zgłaszać roszczenia do fałszywych godzin pracy z powodu braku monitorowania. Prowadzi to do wydatkowania większej ilości środków z budżetu, ponieważ nie można dokładnie zmierzyć rzeczywistej produktywności.

BigTime jest kompatybilny ze wszystkimi rodzajami alokacji zasobów w zarządzaniu projektami, dzięki czemu jest bardzo popularny wśród kierowników projektów. Organizacje non-profit i for-profit mają różne style raportowania finansowego i tylko narzędzia specyficzne dla zarządzania projektami mogą to zrobić w krótkim czasie.

Znaczenie alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Korporacje doświadczające trudności w alokacji zasobów w zarządzaniu strategicznym mogą zagrozić swojej przyszłości. Trudności te mogą obejmować między innymi:

  • Niska produktywność pracowników wynikająca z niedopasowania pracownika do zadania
  • Stałe niezadowolenie klientów z powodu nieosiągnięcia celów projektu
  • Niespójne wyniki analiz finansowych i style raportowania
  • Słaba komunikacja między zespołami

W obliczu tych problemów jasne jest, że pomyślne codzienne funkcjonowanie firmy zależy w znacznym stopniu od zdolności kierownika projektu firmy do zarządzania zasobami według projektów, wykwalifikowanych pracowników oraz celów i pilności projektu. Oto cztery korzyści płynące z alokacji zasobów:

Zrozumienie dostępności zasobów organizacyjnych

Zasoby wymagane do ukończenia projektów mogą mieć niewielkie lub żadne różnice. Pomocne jest jednak, aby kierownicy projektów dokonali inwentaryzacji dostępnych zasobów w celu skutecznej redystrybucji między zespołami i działaniami. Pomaga to kierownikom projektów określić alokację zasobów, co oznacza dostępność ich firm do pracy nad projektami i ocenić, czy są w stanie dostarczyć je przed upływem terminu.

Lepsza kontrola wyników organizacji

Jeśli odpowiednie strategie są stosowane w zależności od problemów z zasobami firmy, szefowie projektów będą mieli większą kontrolę nad wynikami. Są oni w stanie dowiedzieć się, jakie możliwe drogi do ukończenia projektu są najlepsze dla danego etapu rozwoju firmy i jakie zadania należy traktować priorytetowo. Dzięki starannemu i sumiennemu przydzielaniu i planowaniu zasobów zmniejsza się możliwość wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.

Ulepszona prognoza wzrostu i kanały komunikacji

Narzędzia do zarządzania zasobami ułatwiają firmom sporządzanie dokładnych prognoz finansowych. Ułatwia to zrozumienie trendów rynkowych i tego, czy zasoby mogą być w danym momencie rzadsze. Podczas gdy solidna definicja alokacji zasobów pozwala firmom stać się odpornymi na przyszłość, renomowane oprogramowanie do zarządzania zasobami projektowymi pomaga zespołom lepiej komunikować się i dzielić informacjami. W rezultacie, czas spotkań i wydatki są zredukowane.

Skontaktuj się z BigTime już dziś, aby poprawić wykorzystanie zasobów swojej firmy

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i innych metod wymagających ręcznego wprowadzania danych w celu alokacji zasobów już nie wystarcza, zwłaszcza w przypadku firm poważnie myślących o skalowaniu. BigTime jest niezbędny dla kierowników projektów, którzy chcą zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki dokładnemu i zautomatyzowanemu śledzeniu zasobów. Nasz zespół będzie współpracować z Tobą, aby zwiększyć zarządzanie zasobami organizacyjnymi i wydajność przepływu pracy. Poproś o demo aby dowiedzieć się więcej już dziś!