PSA a oprogramowanie ERP: Podział funkcji

Ostatnia aktualizacja 12 września 2023 r.

Każda profesjonalna firma usługowa chce wiedzieć o różnicach między oprogramowaniem PSA a ERP. Powodem jest to, że zarówno narzędzia do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), jak i narzędzia do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są potężne. Firmy mogą korzystać z dowolnego oprogramowania do zarządzania projektami, aby ukończyć projekty i zadowolić klientów. 

Jednak każda profesjonalna firma usługowa ma różne czynniki: wielkość, ludzi, cele, potrzeby i budżety. Nasuwa się więc pytanie: Skąd wiesz, że dokonujesz właściwego wyboru, jeśli chodzi o przyjęcie nowego oprogramowania? Czy spełni ono potrzeby firmy i zwiększy ogólną produktywność? Czy może pomóc w realizacji większej liczby projektów na czas i w ramach budżetu? 

Na tym blogu omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o oprogramowaniu ERP i PSA, aby zapewnić Ci istotne informacje potrzebne do podjęcia świadomej decyzji.

Czym jest oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)?

ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa i, jak sama nazwa wskazuje, oprogramowanie ERP jest rozwiązaniem do zarządzania przedsiębiorstwem zaprojektowanym w celu umożliwienia przedsiębiorstwom planowania i zarządzania zasobami. Zasoby te mogą być zasobami finansowymi, ludzkimi, naturalnymi lub ich kombinacją.

Oprogramowanie ERP pomaga usprawnić działalność i zwiększyć produktywność, służąc jako centralne źródło danych dla wszystkich procesów w całym przedsiębiorstwie. Celem systemu ERP jest pomoc firmom w bardziej wydajnym działaniu poprzez ograniczenie zadań wykonywanych ręcznie, automatyzację procesów, zapewnienie lepszego wglądu w dane z wielu działów (w tym finansowych) oraz poprawę obsługi klienta dzięki lepszej komunikacji między zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Czy firmy świadczące profesjonalne usługi korzystają z funkcji ERP?

Chociaż oprogramowaniu ERP towarzyszy znaczna liczba możliwości zarówno na poziomie makro, jak i mikro, nie jest ono zazwyczaj pierwszym wyborem dla organizacji świadczących profesjonalne usługi. Wynika to z faktu, że rozwiązania ERP zostały stworzone z myślą o produkcji, łańcuchu dostaw i zapasach. Niekoniecznie zostały one stworzone z myślą o kontrolowaniu czasu i wydatków związanych z wprowadzaniem i zarządzaniem nieodłącznie związanym z organizacją skoncentrowaną na ludziach.

Lista funkcji i usprawnienie funkcjonalności wciąż jednak skutkują dużą różnorodnością korzyści, zwłaszcza jeśli aspirujesz do bycia firmą z listy Fortune 500 lub ogromną organizacją świadczącą profesjonalne usługi. Rozwiązania ERP wspierają znaczną skalowalność, mogą standaryzować procesy biznesowe i przynosić ulepszone i skuteczne raportowanie oraz widoczność.

Jakie branże/firmy korzystają z oprogramowania ERP?

Przykładowe branże, które odnoszą korzyści z wdrożenia ERP, obejmują produkcję, edukację, opiekę zdrowotną, handel detaliczny i budownictwo. Przykładowo, branża budowlana wybiera oprogramowanie ERP ze względu na możliwość wykorzystania danych z różnych procesów budowlanych, takich jak zarządzanie umowami, księgowość, HR i zarządzanie sprzętem. Jeśli firma budowlana ma ogromny projekt, może korzystać z oprogramowania ERP do zarządzania zasobami sprzętowymi, wysyłania faktur, monitorowania bieżących kosztów i porównywania ich z budżetem.

Jakie są wady oprogramowania ERP?

• Koszty są wygórowane - koszty systemów ERP dla małych i średnich firm mogą z łatwością sięgać setek tysięcy dolarów, w zależności od poziomu wymaganych dostosowań, strategii wdrażania i wdrażania, szkoleń, liczby użytkowników i bieżącej konserwacji.
• Długi czas wdrożenia - według niektórych szacunków przeciętne wdrożenie systemu ERP może trwać od 6 miesięcy do 2 lat, a nawet mniejsze firmy mogą napotkać wydłużające się terminy w miarę dostosowywania i rozszerzania wymagań.
• Wymaga głębokiego dostosowania - zespoły wdrożeniowe w organizacji będą prawdopodobnie potrzebować rozległej wiedzy technicznej i produktowej, aby dostosować system do początkowych i bieżących potrzeb organizacji.
• Brak specjalizacji w zakresie usług profesjonalnych - rozwiązania ERP były początkowo tworzone z myślą o produkcji, łańcuchu dostaw i zapasach, niekoniecznie z myślą o zarządzaniu niuansami związanymi z ludźmi, projektami i czasem.

Czym jest oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych?

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się ERP i CRM, czym jest oprogramowanie PSA? Oprogramowanie PSA, co oznacza automatyzację usług profesjonalnych, to rozwiązanie zaprojektowane dla organizacji świadczących usługi profesjonalne, które śledzi procesy biznesowe i pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe. Łączy ono często oddzielne systemy i narzędzia do śledzenia czasu, zarządzania projektami, zarządzania zasobami, przetwarzania faktur i analizy biznesowej w jedną zautomatyzowaną platformę.

Rozwiązania PSA są przeznaczone do zarządzania niuansami branży usług profesjonalnych. Zapewniają one ujednolicone źródło informacji o ludziach, projektach i finansach w organizacji, ze wszystkimi podstawowymi danymi operacyjnymi w jednym miejscu. Istnieją cztery podkategorie PSA: księgowość projektów, planowanie zasobów, zarządzanie projektami i zaawansowana analityka. Istotną korzyścią jest to, że otrzymujesz księgę pomocniczą księgowości projektu, która skaluje obecną technologię księgową, zapewniając jednocześnie analizę finansową na poziomie projektu.

Dlaczego miałbym chcieć system PSA?

Rozwiązanie PSA może pomóc usprawnić działanie firmy i poprawić wydajność operacyjną. W jaki sposób? Oprogramowanie tego typu zapewnia łatwe do zrozumienia dane w czasie rzeczywistym (w tym status projektu, wydajność pracowników, wskaźniki finansowe, wydatki, czas i inne), do których dostęp może uzyskać cała organizacja (lub osoby, które zdecydujesz się wyświetlić). Ten rodzaj przejrzystości pozwala liderom i menedżerom firm wykrywać i eliminować nieefektywności operacyjne w czasie rzeczywistym.

Wpływ, jaki rozwiązanie PSA może mieć na wydajność organizacji świadczącej usługi profesjonalne, jest widoczny w badaniach przeprowadzonych przez SPI Research (Service Performance Insight), globalną organizację badawczą, konsultingową i szkoleniową zajmującą się pomaganiem organizacjom świadczącym usługi profesjonalne w zwiększaniu produktywności i zysków.  

W swoim raporcie Professional Services Maturity Benchmark zauważa, że organizacje usługowe korzystające z PSA w porównaniu do tych, które nie korzystają z PSA, mają o 36% wyższą zmianę przychodów rok do roku, o 11% większe wykorzystanie faktur, o 6% wyższy przychód na konsultanta i o 13% wyższą marżę zysku. Badanie wskazuje, że nawet organizacje zatrudniające zaledwie 20 pracowników mogą czerpać korzyści z narzędzia PSA, a rozwiązania PSA były wykorzystywane przez 85% firm usługowych osiągających najlepsze wyniki w badaniu. 

Minusem jest to, że nie wszystkie aplikacje PSA są sobie równe lub reprezentują to samo. Na przykład istnieją rozwiązania punktowe, które są specyficzne dla poszczególnych problemów biznesowych (oprogramowanie do śledzenia czasu, oprogramowanie do śledzenia wydatków, narzędzia do zarządzania projektami), PSA do współpracy projektowej (skoncentrowane na zarządzaniu projektami), PSA skoncentrowane na operacjach (oparte na wydajności i KPI) oraz rozwiązania dla pojedynczej platformy lub przedsiębiorstwa (dostawcy typu "wszystko w jednym", tacy jak Oracle lub SalesForce, zaprojektowani dla dużych przedsiębiorstw). W rezultacie krajobraz jest nieco zamazany.

Systemy PSA wspierają jednak zrównoważony wzrost, który wynika z równowagi między zróżnicowanym świadczeniem usług a wydajnością operacyjną. Jeśli organizacja nie zachowuje równowagi, powstaje "nieszczelne wiadro", które hamuje potencjał wzrostu. Oprogramowanie PSA pomaga zespołom dostarczać wysokiej jakości pracę ORAZ w pełni optymalizować operacje biznesowe. Widoczność danych w czasie rzeczywistym, która obejmuje prognozy, oraz dostęp do informacji, które przepływają między działami, umożliwia zespołom usługowym podejmowanie szybkich decyzji opartych na faktach.

Jakie branże/firmy korzystają z automatyzacji usług profesjonalnych?

Jak sama nazwa wskazuje, firmy świadczące profesjonalne usługi są największymi fanami oprogramowania PSA. Ten rodzaj oprogramowania jest idealny dla firm księgowych, inżynieryjnych, architektonicznych, marketingowych i kreatywnych, usług IT, prawnych, rządowych i konsultingowych.

Jakie są zalety oprogramowania PSA?

• Project Accounting Sub ledger - specjalnie zaprojektowana księga pomocnicza do księgowania projektów płynnie integruje się z istniejącymi systemami finansowymi, jednocześnie wydłużając żywotność księgi głównej.
• Szybkie wdrożenie - generalnie zaprojektowane tak, aby było łatwo konfigurowalne, szybko zintegrowane i łatwe do nauczenia przez pracowników, którzy będą z niego korzystać. Według G2.com, przeciętne wdrożenie PSA w BigTime trwa 4,08 miesiąca lub krócej.
• Niskie koszty wdrożenia - badania użytkowników końcowych PSA wykazały, że czas zwrotu z inwestycji jest znacznie krótszy niż jeden rok, a ostatnie badanie SPI Research zauważa: "Systemy te zwracają się dzięki znacznie wyższym przychodom konsultantów, lepszym marżom projektów i większemu zyskowi EBITDA".
• Rozszerza możliwości systemów księgowych - stymuluje znaczny rozwój firmy poprzez wydłużenie okresu użytkowania technologii księgowej zamiast wymiany całego systemu.
• Ujednolica ludzi, projekty i dane finansowe - jest to jedyne oprogramowanie zaprojektowane specjalnie, aby pomóc organizacjom dostawczym działać wydajniej, ustanawiając ujednolicone źródło prawdy i widoczności w całej organizacji.
• Napędza wydajność i wzrost - 85% najlepszych firm usługowych korzysta z systemu PSA, a SPI Research wskazuje, że firmy powinny rozważyć jego wprowadzenie, gdy mają 20 lub więcej pracowników.

Jakie są wady oprogramowania PSA?

• Nie wszystkie PSA są sobie równe - krajobraz jest hałaśliwy i obejmuje zarówno rozwiązania punktowe i PSA do współpracy projektowej, jak i PSA skoncentrowane na działalności operacyjnej oraz rozwiązania oparte na jednej platformie lub rozwiązania korporacyjne.
• Potrzeba konfiguracji i wdrożenia - Organizacje będą potrzebowały strategii dotyczącej tego, co będzie wymagane do integracji z innymi aplikacjami w ramach unikalnego ekosystemu technologicznego.
• Wymaga zdyscyplinowanego podejścia do ludzi, procesów i technologii - potrzebna jest kultura, która wspiera odpowiednią kombinację systemów i procesów, aby zapewnić ludzkiej części firmy narzędzia potrzebne do wykonywania pracy i spełniania oczekiwań.

PSA a oprogramowanie ERP: Porównanie obok siebie

Aby bliżej przyjrzeć się różnicom między tymi dwoma oprogramowaniami, przyjrzyjmy się poniższej tabeli porównawczej. W zależności od potrzeb firmy, wykres może z łatwością wskazać jedno z dwóch rozwiązań.

ERP a PSA: wybór najlepszej opcji dla organizacji

Aby wybrać najlepszą opcję dla swojej firmy usługowej, jeśli chodzi o ERP vs PSA, ważne jest, aby wiedzieć, jakie są wszystkie opcje, jakie problemy chcesz rozwiązać i jak dostępne opcje pomogą Ci osiągnąć przyszłe cele. 

Niezależnie od tego, co ostatecznie wybierzesz, oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze między ERP a PSA:

Cele: Jakie są obecne i przyszłe cele firmy i jakie przeszkody stoją na drodze do ich osiągnięcia? Po jasnym określeniu bolączek i celów, będziesz w stanie lepiej ocenić opcje oprogramowania i zidentyfikować najlepsze rozwiązanie, które będzie wspierać cele Twojej organizacji usługowej teraz i w przyszłości.  

Twój zespół: Czy jest duży czy mały? Czy z oprogramowania będą korzystać osoby o różnych umiejętnościach? Jak bardzo są zdyscyplinowani, jeśli chodzi o podejście oparte na procesach? Czy wystąpi opór przed złożonym wdrożeniem na dużą skalę? Czy przywództwo jest wystarczająco silne, aby poprowadzić proces od wdrożenia do realizacji, z możliwością zmiany kultury w razie potrzeby w zależności od zakresu oprogramowania?

Budżet: Ile pieniędzy masz do dyspozycji na zakup oprogramowania i sfinansowanie usługi subskrypcji? Zastanów się, które funkcje są niezbędne, a które warto mieć. W niektórych przypadkach możesz wydać więcej za dodatkowe funkcje, których możesz nie używać; w innych możesz wydać mniej, ale początkowe problemy pozostaną nierozwiązane z powodu ograniczonej funkcjonalności. Weź również pod uwagę bieżące wysiłki związane ze wsparciem wybranego rozwiązania, biorąc pod uwagę nie tylko czas poświęcony przez dedykowany personel wsparcia, ale także wpływ na rozliczane zasoby korzystające z systemu.

Twoja branża: W jakiej branży działasz i jak wpływa to na rodzaj danych, które musisz gromadzić, oraz na wskaźniki KPI dotyczące usług profesjonalnych, na których musisz się skupić, aby zapewnić pomyślną realizację projektów? I czy Twój model biznesowy będzie musiał się zmienić lub dostosować do czynników w Twojej branży? Niezależnie od tego, czy wybierzesz ERP czy PSA, inwestycja jest na tyle znacząca, że będziesz chciał uniknąć jej wymiany w przyszłości. Upewnij się więc, że Twoje rozwiązanie skaluje się i rozwija wraz z Twoją organizacją.

PSA czy ERP: Wciąż nie jesteś pewien?

Wiemy, że było to dużo informacji. Pozwól nam przeprowadzić Cię przez to i dowiedzieć się, co jest najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy. Aby zobaczyć, jak BigTime może pracować dla Twojej firmy, zarejestruj się na demo już dziś.

PSA a ERP: Często zadawane pytania

Masz mało czasu? Oto krótki kurs na temat debaty dotyczącej oprogramowania PSA/ERP.

Czym jest oprogramowanie ERP?

Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa zapewnia pakiet rozwiązań, które pomagają łączyć i optymalizować wiele aspektów działalności firmy. Innymi słowy, jest to system oprogramowania, który zarówno automatyzuje, jak i zarządza procesami biznesowymi w celu zwiększenia wydajności.

Kto korzysta z oprogramowania PSA lub ERP?

Najczęstszymi użytkownikami oprogramowania ERP są osoby z branży produkcyjnej, edukacyjnej lub budowlanej. Oprogramowanie PSA jest skierowane bardziej do osób świadczących profesjonalne usługi, takie jak architektura, inżynieria, księgowość lub ogólne doradztwo.

Jakie są główne różnice między tymi dwoma programami?

Osoby korzystające z oprogramowania ERP robią to, aby uzyskać ujednolicony wgląd w stan swojej firmy i jej projektów. Jednak dodatkowe szczegóły w ramach każdego projektu mogą nie być dostępne z powodu braku funkcji.

Dzięki oprogramowaniu PSA, takiemu jak BigTime, firmy mogą nadal uzyskać ten szeroki kąt widzenia swojej działalności, jednocześnie gromadząc dane, takie jak zasoby i rozliczenia każdego projektu. Dzięki dołączonym funkcjom raportowania dane te mogą być analizowane w celu znalezienia większej wydajności i dostarczania projektów na czas i zgodnie z budżetem.

Jaka jest różnica między ERP a PSA?

Z perspektywy skupienia, rozwiązania oprogramowania ERP zostały stworzone z myślą o produkcji, łańcuchu dostaw i zapasach. Niekoniecznie zostały one stworzone z myślą o zarządzaniu czasem i wydatkami związanymi z organizacją dostaw skoncentrowaną na ludziach, tak jak może to zrobić system PSA.

Jakie są zalety oprogramowania ERP?

W połączeniu z PSA, oprogramowanie ERP jest bardzo skutecznym narzędziem dla większych firm o bardziej złożonych potrzebach. Zalety i korzyści obejmują:

• Elastyczna modułowość - Wybierz elementy, których potrzebujesz, aby osiągnąć cele swojej organizacji.
• Skalowalność - zarządzanie wzrostem liczby projektów, pracowników, klientów i danych w ramach tego samego systemu.
• Ulepszone raportowanie i planowanie - Połącz dane z całej organizacji z ulepszonymi funkcjami raportowania, aby umożliwić proaktywne planowanie z wyprzedzeniem, a nie tylko reagowanie, gdy pojawi się problem.
• Standaryzacja i automatyzacja procesów biznesowych - automatyzacja i standaryzacja pozwala na wykonanie większej ilości pracy w krótszym czasie, wymagając wykorzystania mniejszej ilości zasobów i pomagając obniżyć koszty.

Kim są główni użytkownicy systemów ERP?

Choć systemy ERP mogą być wykorzystywane przez małe i średnie firmy, to jednak są one częściej stosowane w dużych, wielooddziałowych przedsiębiorstwach w celu usprawnienia wszystkich procesów operacyjnych za pośrednictwem jednego systemu. Do głównych branżowych użytkowników systemów ERP należą:

• Produkcja
• Budowa
• Opieka zdrowotna
• Sprzedaż detaliczna
• Rząd
• Finanse
• Edukacja