Pojawił się problem. Twoja firma poprosiła Cię o zarządzanie projektami, ale nie masz tytułu Project Managera, nawet jeśli zarządzasz wieloma różnymi projektami w pracy. Kierownicy projektów są zaangażowani w planowanie i organizowanie projektów firmy, wykonywanie planu projektu i zapewnienie, że projekt spełnia swój budżet i termin. To bardzo staranna praca, która wymaga wielu szkoleń.
Ale nie martw się. Jesteśmy gotowi pokazać ci podstawy zarządzania projektami, abyś mógł pewnie zająć się swoimi nowymi obowiązkami. Aby doskonalić się w zarządzaniu projektami swojej firmy, musisz zrozumieć, dlaczego kierownicy projektów pracują w taki sposób, jak to robią, a także fazy projektu i narzędzia, których wymaga zarządzanie projektami.
Czym jest zarządzanie projektami?
To proste. Zarządzanie projektem to seria zadań, które mają określony zestaw celów. Kierownik projektu upewnia się, że projekt ma określony początek i koniec, że projekt tworzy coś nowego dla firmy, że jest zgodny z zasadami korzystania z zasobów firmy i że ktoś jest odpowiedzialny za każdą część projektu.
Kierownik projektu wie, że różne części projektu nazywane są zadaniami. Innymi słowy, projekt składa się z zadań, a częścią pracy kierownika projektu jest upewnienie się, że zadania każdego pracownika są wykonywane na czas. W ten sposób mogą zagwarantować, że projekt dotrzyma terminu i budżetu, co zawsze jest ich najwyższym priorytetem.
To podstawy, ale zanim zaczniesz zarządzać swoim pierwszym projektem, będziesz potrzebował planu. Kierownik projektu zawsze zaczyna od dobrego planu, którego może się trzymać.
Czym jest zakres projektu? Dlaczego zakres jest ważny?
Zakres jest tym, co kierownicy projektów nazywają całą pracą związaną z ukończeniem projektu. Projekt o dużym zakresie wymaga dużego nakładu pracy, podczas gdy projekt o małym zakresie wymaga mniejszego nakładu pracy. Oznacza to, że zakres projektu będzie miał bezpośredni wpływ na to, jakich zasobów będzie on wymagał od firmy, niezależnie od tego, czy będą to ludzie, materiały, czas czy inne zasoby.
Największym obowiązkiem kierownika projektu jest pilnowanie, czy zakres projektu nie zwiększa się w sposób, który nie został zaplanowany, co nazywane jest pełzanie zakresu. Kiedy dobrze zarządzasz pełzaniem zakresu, upewniasz się, że projekt nie przerośnie swoich zasobów z jakiegokolwiek powodu. Jeśli projekt staje się zbyt duży lub zbyt szybki, istnieje duże prawdopodobieństwo jego niepowodzenia.
Zwykle, gdy projekt staje się zbyt duży, dzieje się tak dlatego, że zasoby projektu stały się niemożliwe do zarządzania. To właśnie jest scope creep. Nie zapominaj, że od samego początku masz kontrolę nad pełzaniem zakresu: karta projektu ma pomóc w zarządzaniu zakresem projektu, zasobami i harmonogramem. Trzymaj swoją kartę blisko i postępuj zgodnie z nią tak ściśle, jak to tylko możliwe, w przeciwnym razie ryzykujesz pełzanie zakresu.
Co to jest kamień milowy projektu? Dlaczego kamienie milowe są ważne?
Kiedy kierownik projektu mówi o kamieniu milowym projektu, ma na myśli coś, co dzieje się na osi czasu projektu, aby poinformować zespół, że robi postępy. Innymi słowy, kamień milowy jest jak punkt, którego można użyć do zmierzenia sukcesu trwającego projektu, choć nie musi to być główne osiągnięcie. Kamieniem milowym projektu może być dowolne osiągnięcie.
Możesz ustawić kamień milowy, gdy Twój projekt otrzyma finansowanie, gdy Twój zespół osiągnie swoje KPI lub gdy firma zatrudni odpowiednią osobę na stanowisko w Twoim zespole projektowym. Wszystko, co musi się wydarzyć, aby projekt został ukończony, będzie doskonałym kamieniem milowym projektu, w tym kiedy projekt zostanie ukończony i kiedy otrzymasz ostateczne zatwierdzenie od interesariuszy.
Po sporządzeniu listy kamieni milowych projektu, dodaj je do osi czasu, która reprezentuje długość projektu i upewnij się, że kolejność kamieni milowych ma sens dla sposobu pracy zespołu. Korzystając z utworzonej osi czasu, podziel projekt na cztery lub pięć różnych faz (inicjowanie, planowanie, wykonywanie, monitorowanie i zamykanie), co ułatwi ci śledzenie statusu projektu.
Czym są fazy projektu? Kiedy mają miejsce poszczególne fazy projektu?
Projekt może być czasami zbyt duży, aby nim zarządzać, dlatego kierownik projektu zawsze dzieli go na 3-5 mniejszych części o mniej więcej tej samej wielkości, z których każda stanowi fazę projektu. Podział projektu na fazy oznacza, że musisz skupić się tylko na zarządzaniu jedną z części projektu na raz, a w miarę upływu czasu będziesz przechodzić z jednej fazy do drugiej.
Projekt można podzielić na dowolną liczbę etapów. Upewnij się, że każda faza jest jasno zdefiniowana, z własnym celem, jak poniżej:
- Faza inicjacji to moment, w którym zaczynasz mierzyć wartość finansową projektu, oceniać jego cele oraz szacować jego harmonogram i koszty.
- Faza planowania ma miejsce po zatwierdzeniu projektu i napisaniu karty projektu wyjaśniającej, w jaki sposób projekt będzie się rozwijał, jak opisano poniżej.
- Faza wykonywania jest tym, co wiele osób uważa za zarządzanie projektem i ma miejsce, gdy zespół zaczyna postępować zgodnie z kartą projektu i tworzyć produkty.
- Faza monitorowania polega na ścisłym monitorowaniu projektu, utrzymywaniu koncentracji zespołu na zadaniach projektowych i przydzielaniu potrzebnych zasobów.
- Faza zamknięcia to moment, w którym dostarczasz klientowi ukończony projekt, informujesz o swoich sukcesach i przenosisz pozostałe zasoby do innych projektów.
Czym jest karta projektu? Dlaczego warto ją napisać?
Karta projektu jest tym, co kierownicy projektów nazywają planem, który tworzą w celu ukończenia projektu. Jest to dokument, który określa wszystko na temat projektu i działa jak umowa między wszystkimi zaangażowanymi stronami. W ten sposób wszyscy mają jasne zrozumienie pracy związanej z realizacją projektu i wiedzą, jakich przeszkód i celów mogą się spodziewać.
Celem karty projektu jest zmieszczenie najważniejszych informacji związanych z projektem w krótkim dokumencie. Osoba czytająca kartę projektu spodziewa się zobaczyć określone rzeczy, ponieważ każda karta projektu zawiera te same rodzaje informacji, niezależnie od projektu. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić informacje, które znasz. Odpowiedz na poniższe pytania, aby upewnić się, że karta projektu zawiera wszystkie właściwe elementy:
- Cel: Dlaczego firma podejmuje się realizacji tego projektu? Jakie konkretne cele chce osiągnąć?
- Ludzie: Kim są wszyscy interesariusze projektu? Czego oczekują od projektu?
- Zakres: Jakie prace trzeba będzie wykonać, aby ukończyć projekt? Jak uniknąć dodatkowej pracy?
- Zarządzanie ryzykiem: Jakie są zagrożenia i korzyści związane z projektem i skąd je znasz? Jak będziesz zarządzać ryzykiem projektu?
- Finanse: Jaki jest budżet? Kto ma uprawnienia do wydawania pieniędzy i dlaczego?
Po opracowaniu karty projektu usiądź i przejrzyj ją z interesariuszami projektu, aby zaprosić wszystkich do rozmowy. Bądź otwarty na opinie zespołu na temat tego, co należy zmienić w karcie projektu, ale jako kierownik projektu pamiętaj, że to Ty jesteś właścicielem projektu. Twoim zadaniem będzie upewnienie się, że firma dotrzymuje obietnic określonych w karcie projektu.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami? Jak je wybrać?
Jak widać, kierownicy projektów mają do czynienia z wieloma ruchomymi częściami, a ich praca może być dość złożona. Oprogramowanie do zarządzania projektami to rozwiązanie, które zajmuje się planowaniem, harmonogramowaniem i śledzeniem, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej. Popraw wydajność swojej pracy i pomóż swojej firmie prosperować dzięki narzędziom, które automatyzują zarządzanie projektami.
W oprogramowaniu do zarządzania projektami można powiązać jedno zadanie z innym zadaniem, tak aby jedno zadanie musiało zostać wykonane, aby inne zadanie mogło zostać wykonane. Takie powiązanie nazywane jest zależnością. Niektóre programy zawierają narzędzie do przekształcania zależności w wykres Gantta, który wyświetla wszystkie zależności w projekcie i umożliwia wprowadzanie zmian w wykresach Gantta w miarę zmian w projekcie.
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami nie jest łatwy. Powinieneś szukać narzędzia, które może zrobić dokładnie to, czego potrzebuje Twoja firma i nic więcej, więc porozmawiaj ze swoim zespołem, aby uporządkować ich potrzeby. W końcu zarządzanie projektami to staranna praca, która jest tak samo ważna dla własnego sukcesu, jak i dla dobrobytu firmy, więc upewnij się, że masz najlepsze narzędzia do tego zadania.
Jeśli możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami i chcesz zobaczyć, co może zaoferować najlepsze rozwiązanie, poproś o bezpłatną wersję demonstracyjną już dziś.
