Powszechnie panuje błędne przekonanie, że im bardziej zaawansowana firma, tym bardziej skomplikowane są narzędzia, które ją wspierają. Prawda jest taka, że firmy świadczące profesjonalne usługi różnej wielkości odnoszą sukcesy w skalowaniu swojej działalności dzięki integracji z QuickBooks PSA.
Jednak wyzwaniem, przed którym stoją firmy, jest niewłaściwa konfiguracja QuickBooks. Może to prowadzić do takich problemów, jak przedwczesne myślenie, że firma przestała korzystać z QuickBooks, współpraca z niewłaściwymi partnerami lub założenie, że firma potrzebuje niestandardowego rozwiązania.
W tym artykule podzielimy się naszymi najlepszymi praktykami dotyczącymi prawidłowej konfiguracji QuickBooks i tego, w jaki sposób integracja go z oprogramowaniem PSA (Professional Services Automation) może pozwolić firmie świadczącej usługi profesjonalne na zrównoważone skalowanie bez potrzeby korzystania z oprogramowania ERP.
Myślisz, że przerosłeś QuickBooks? Nie popełniaj tych 3 błędów
Nieprawidłowa konfiguracja QuickBooks jest częstą przeszkodą, z którą borykają się firmy, utrudniając im rozwój. Z biegiem czasu firmy świadczące profesjonalne usługi mogą nieumyślnie błędnie skonfigurować QuickBooks, próbując dostosować się do rosnącej potrzeby dostosowywania, ograniczeń zasobów lub zaoszczędzić na kosztach. Może to jednak prowadzić do niezamierzonych konsekwencji, w tym nieefektywności operacyjnej, niedokładności danych, zagrożeń dla zgodności i kosztownych korekt.
Poniżej znajdują się trzy z najczęstszych wyzwań, z którymi borykają się firmy, które uważają, że przestały korzystać z QuickBooks.
1. Przedwczesne przejście na ERP
Firmy są często przyciągane do oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) z różnych powodów, takich jak potencjał usprawnienia procesów pracy poprzez integrację wielu funkcji na jednej platformie, w tym CRM, śledzenie wydatków, zarządzanie projektami, fakturowanie i rozpoznawanie przychodów. Taka integracja gwarantuje spójność danych, oferując całościowy wgląd w operacje biznesowe przy jednoczesnym ograniczeniu kwestii związanych z partnerstwem i obwinianiem, dzięki relacji z jednym dostawcą. Jednak wady znacznie przewyższają zalety systemu ERP. Wady systemu ERP obejmują ograniczoną elastyczność, ponieważ zaspokaja on ogólne podejście "Jack of all trades", zaniedbując specyficzne potrzeby każdej funkcji. Wprowadza on również skomplikowane doświadczenie użytkownika, wymagające obszernego szkolenia. Co więcej, system może stać się bardzo kosztowny i wymagający dużych zasobów, z kosztami wdrożenia ponoszonymi przez dostawcę oprogramowania i znacznym zapotrzebowaniem na zasoby administracyjne.
2. Wybór niewłaściwych partnerów
Inną konsekwencją błędnej konfiguracji jest to, że firmy mogą zaszufladkować się do zewnętrznych partnerów, którzy mogą pracować z ich nietypową konfiguracją QuickBooks. Takie podejście może prowadzić do nieefektywności, niepotrzebnych komplikacji i potencjalnych problemów ze zgodnością z przepisami. Często bardziej korzystna jest współpraca z ekspertami, którzy rozumieją najlepsze praktyki branżowe i mogą pomóc firmie w prawidłowej konfiguracji QuickBooks. W ten sposób operacje mogą przebiegać płynniej, a wymogi zgodności mogą być spełnione z pewnością.
3. Poszukiwanie niestandardowego rozwiązania
W niektórych przypadkach firmy świadczące profesjonalne usługi błędnie zakładają, że ich unikalne wymagania wymagają niestandardowego lub szytego na miarę rozwiązania finansowego. Jednak odpowiednio skonfigurowany QuickBooks może być często dostosowany do konkretnych potrzeb bez złożoności i wysokich kosztów związanych z niestandardowymi rozwiązaniami.
Jak integracja oprogramowania PSA z QuickBooks przynosi korzyści ERP
Integracja oprogramowania PSA z QuickBooks nie tylko zwiększa wydajność operacyjną, ale także oferuje korzyści podobne do ERP bez złożoności i kosztów związanych z wdrożeniem ERP na pełną skalę.
Oto, w jaki sposób integracja oprogramowania QuickBooks i PSA zapewnia korzyści podobne do ERP bez złożoności i kosztów:
Rozwiązania stworzone specjalnie z myślą o konkretnych przepływach pracy w firmie
Integracja oprogramowania PSA i QuickBooks tworzy niestandardowe rozwiązania dla określonych przepływów pracy w firmie, w przeciwieństwie do nieelastycznego oprogramowania ERP, które zwykle wykorzystuje jedno uniwersalne podejście i może nie odpowiadać indywidualnym potrzebom. Dzięki tej integracji pracownicy mogą wygodnie pracować w swoich istniejących systemach bez konieczności ponownego wymyślania procesów. Nie tylko zwiększa to wydajność operacji, ale także pomaga w zatrudnianiu i szkoleniu nowych pracowników, którzy najprawdopodobniej już swobodnie korzystają z QuickBooks.
Zapobieganie silosom danych na potrzeby podejmowania strategicznych decyzji
Dwukierunkowa integracja między oprogramowaniem PSA i QuickBooks nie tylko zapobiega powstawaniu silosów danych, ale także usprawnia przepływ danych, począwszy od pobierania szans sprzedaży i tworzenia zadań w oprogramowaniu PSA. Uruchamia to płynny transfer informacji do QuickBooks, znacznie skracając czas poświęcany przez administrację na ponowne wprowadzanie danych. Oprócz oszczędności czasu, integracja ta zwiększa integralność i dokładność danych. Decydenci mogą polegać na najbardziej aktualnych danych, podobnie jak w przypadku zalet zarządzania danymi związanych z ERP, unikając jednocześnie złożoności i innych wad oprogramowania.
Usprawnione zarządzanie finansami dla większej dokładności rozliczeń
Jedną z kluczowych korzyści tej integracji jest usprawnione zarządzanie finansami. Dzięki włączeniu danych finansowych projektu do oprogramowania PSA, proces fakturowania staje się wysoce zautomatyzowany, co skutkuje większą dokładnością rozliczeń. Oszczędza to czas i zapewnia precyzyjne wykonywanie operacji finansowych, zmniejszając ryzyko błędów.
Szybsze raportowanie projektów i pracowników w celu podejmowania świadomych decyzji
Gdy dane przepływają płynnie nie tylko do QuickBooks z oprogramowania PSA, ale także w drugą stronę, skutkuje to szybszym i bardziej praktycznym raportowaniem dla kierowników projektów i pracowników. Oznacza to, że można łatwo sprawdzić, czy klient zapłacił fakturę przed spotkaniem dotyczącym statusu, ułatwiając dyskusje na temat wszelkich zaległych faktur. Wszystko sprowadza się do wyboru odpowiedniego oprogramowania PSA do sparowania z QuickBooks, eliminując potrzebę inwestowania czasu i kosztów zwykle związanych z oprogramowaniem ERP.
Jak skalować pozycje usług w QuickBooks?
W QuickBooks pozycje usługowe to podstawowe funkcje, które kategoryzują i śledzą usługi świadczone przez firmę na rzecz jej klientów, upraszczając zadania takie jak fakturowanie, śledzenie wydatków i raportowanie finansowe. Skuteczne zarządzanie tymi pozycjami usług ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy świadczącej profesjonalne usługi, ponieważ odgrywają one kluczową rolę w integracji oprogramowania PSA z księgą główną (GL) i zapewnieniu usprawnionego procesu finansowego.
Przejdźmy teraz do kluczowych aspektów zarządzania elementami usług:
Elastyczność elementów usługi
Jedną z zalet pozycji usługowych jest ich elastyczność. Mogą one być powiązane z wieloma kontami lub pojedynczym kontem przychodów, w zależności od potrzeb firmy. Ta możliwość adaptacji pozwala na kompleksowe przypisanie przychodów lub utrzymanie bardziej uproszczonego podejścia w oparciu o konkretne wymagania dotyczące raportowania.
Elementy usługi a stawka i zarządzanie projektem
Ważne jest, aby odróżnić rolę elementów usługi od zarządzania stawkami i szczegółami specyficznymi dla projektu. Pozycje usług nie są przeznaczone do zarządzania stawkami zamiast ewidencji projektów lub podklientów. Ich podstawową funkcją jest raczej kategoryzacja i standaryzacja oferowanych usług, co z kolei upraszcza sprawozdawczość finansową.
Ograniczenie listy elementów usługi
Aby utrzymać efektywność operacji finansowych, lista pozycji usługowych powinna mieć ograniczony zakres. Chociaż odgrywają one kluczową rolę w kategoryzacji i raportowaniu, nie powinny być zbyt szczegółowe. W przypadku bardziej szczegółowych aspektów zarządzania stawkami i informacji specyficznych dla projektu, zintegrowane rozwiązania powinny przejąć wiodącą rolę. Taki podział obowiązków gwarantuje, że operacje finansowe pozostaną wydajne, jednocześnie umożliwiając skalowalność i zdolność adaptacji potrzebną do wspierania rozwoju firmy świadczącej profesjonalne usługi.
Jak skonfigurować klasy w QuickBooks do skalowania
W QuickBooks "klasy" są funkcją używaną do kategoryzowania transakcji i organizowania danych finansowych. Pomagają one firmom dzielić przychody i wydatki na różne kategorie, takie jak działy, projekty lub rodzaje pracy. Pozwala to na lepsze śledzenie, raportowanie i analizę informacji finansowych, dzięki czemu jest cennym narzędziem dla firm, aby uzyskać wgląd w ich wyniki finansowe i poprawić organizację finansową.
Oprócz organizowania danych finansowych, klasy QuickBooks odgrywają kluczową rolę w pomaganiu firmom w skalowaniu, zapewniając ustrukturyzowaną metodę śledzenia i analizowania wyników finansowych w różnych segmentach działalności.
Przejdźmy do znaczenia klas w QuickBooks i poznajmy skuteczne strategie ich wykorzystania:
Analiza sub-P&L z klasami
Jedną z unikalnych możliwości klas w QuickBooks jest ich zdolność do ułatwiania tworzenia podrzędnych zestawień zysków i strat (P&L). Funkcja ta umożliwia zagłębienie się w określone segmenty działalności w celu bardziej szczegółowej analizy ich wyników finansowych. Jest to potężne narzędzie pozwalające uzyskać jaśniejszy obraz kondycji finansowej firmy.
Efektywne wykorzystanie klas
Aby w pełni wykorzystać potencjał klas, powinny one być używane do kategoryzowania rodzaju wykonywanej pracy lub osób odpowiedzialnych za pracę. Ta elastyczność pozwala na niestandardowe podejście do organizowania danych finansowych w oparciu o to, co ma największy sens dla Twojej firmy.
Klasy a inne funkcje QuickBooks
Ważne jest, aby zrozumieć, że chociaż klasy są wszechstronną funkcją, nie powinny być używane jako zamienniki innych krytycznych elementów QuickBooks. Klasy nie powinny zastępować dedykowanych projektów, rekordów pracowników, rekordów dostawców lub innych wartości list, ponieważ może to prowadzić do komplikacji i frustracji, szczególnie w przypadku poszukiwania zintegrowanych partnerów.
Jak zweryfikować zaufanego partnera ds. integracji oprogramowania PSA?
Wybór niezawodnego partnera do integracji oprogramowania PSA jest ważnym krokiem dla rozwijających się firm świadczących profesjonalne usługi. Jednak przy tak wielu dostępnych opcjach może to być przytłaczające poszukiwanie. W naszym Przewodniku dla kupujących: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie PSA dla swojej firmy, przedstawiamy wszystkie kluczowe kroki, które należy podjąć i pytania, które należy zadać podczas oceny dostawców, a także zapewniamy pomocny szablon oceny do wykorzystania we własnych badaniach.
Chociaż istnieje wiele rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas właściwej weryfikacji dostawcy oprogramowania PSA i jego integracji z QuickBooks, należy pamiętać o tych 3 kluczowych obszarach.
1. Skoncentruj się na międzyfunkcyjnych przepływach pracy i zadawaj właściwe pytania
Podczas oceny należy zwrócić szczególną uwagę na międzyfunkcyjne przepływy pracy. Wiąże się to z zadawaniem krytycznych pytań dotyczących pochodzenia danych i sposobu, w jaki płynnie przechodzą one z jednej funkcji do drugiej bez redundancji. Dobrze zaprojektowana integracja powinna zoptymalizować przepływ danych, eliminując powielanie i zwiększając wydajność operacyjną.
2. Zbadanie wiarygodności dostawcy w zakresie integracji
Podczas badania ważne jest, aby przyjrzeć się historii integracji i jej długowieczności na rynku. Dodatkowo należy zebrać informacje na temat odsetka klientów obecnie korzystających z integracji. Wyższy wskaźnik adopcji często wskazuje na zdolność adaptacji i skuteczność integracji.
3. Ocena opcji wsparcia i podejścia
Skuteczne wsparcie i rozwiązywanie problemów są niezbędne dla udanego partnerstwa integracyjnego. Należy zrozumieć, w jaki sposób partner integracyjny radzi sobie z kwestiami synchronizacji danych oraz jakie procedury są stosowane w celu diagnozowania i rozwiązywania problemów. Przejrzystość w zakresie odpowiedzialności za problemy jest niezbędna. Dobrze zdefiniowane opcje wsparcia i ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów zapewniają terminowe i skuteczne rozwiązywanie problemów, minimalizując zakłócenia w działalności.
Jak BigTime + QuickBooks mogą wspierać cele Twojej firmy
Połączenie QuickBooks z BigTime daje jeszcze większe możliwości. Integracja ta pomaga firmom pracować wydajniej, być na bieżąco z finansami oraz efektywnie zarządzać projektami i klientami, co prowadzi do większych zysków i zadowolenia klientów.
Jako oficjalna aplikacja zintegrowana z Intuit, BigTime płynnie synchronizuje się z QuickBooks Online i Desktop. Bez ponownego wprowadzania danych, bez ponownej konfiguracji - wystarczy kilka kliknięć, aby rozpocząć pracę.
Zapoznaj się z kulisami integracji BigTime z QuickBooks w naszym 60-sekundowym filmie przedstawiającym zintegrowane systemy w całym cyklu życia projektu.
Często zadawane pytania dotyczące integracji QuickBooks PSA
Czy konfiguracja integracji QuickBooks PSA jest skomplikowana?
Chociaż wymaga to odpowiedniej konfiguracji, współpraca z doświadczonymi partnerami integracyjnymi może uprościć ten proces. Złożoność może się różnić w zależności od konkretnych potrzeb firmy.
Jakie są korzyści z integracji oprogramowania PSA z QuickBooks?
Integracja oprogramowania PSA z QuickBooks usprawnia zarządzanie finansami, przyspiesza raportowanie i eliminuje silosy danych. Skutkuje to poprawą dokładności danych, lepszym doświadczeniem użytkownika i efektywnością kosztową, zapewniając firmom korzyści podobne do ERP bez złożoności i kosztów tradycyjnych systemów ERP.
Jakie są wady systemu ERP?
Systemy ERP są znane ze swojej złożoności, która może wymagać obszernych szkoleń i utrudniać zaangażowanie pracowników. Często wiążą się również z wysokimi kosztami wdrożenia i administracją wymagającą dużej ilości zasobów, przez co są mniej odpowiednie dla niektórych firm.
