Harmonogramowanie projektów w zarządzaniu projektami: 5 kroków do sukcesu

Jak zdefiniować harmonogram projektu? 

Planowanie projektu w zarządzaniu projektami można zdefiniować jako tworzenie listy celów, rezultatów i kamieni milowych dla projektu i wykorzystanie ich do przygotowania kompleksowego planu projektu.

Jakie są rodzaje harmonogramów w zarządzaniu projektami? 

Planowanie w zarządzaniu projektami może być bardzo szczegółowe, w zależności od jego celu. W związku z tym możemy podzielić takie plany na trzy kategorie: 

1. Ogólny harmonogram projektu, który zapewnia przegląd wszystkich działań niezbędnych do ukończenia projektu. 
2. Harmonogram projektu kamieni milowych , który koncentruje się na głównych celach dla każdego etapu lub okresu projektu. 
3. Szczegółowy harmonogram projektu, który zagłębia się w szczegóły każdej części pracy, pokazując kolejne zadania i osoby odpowiedzialne za każde z nich. 

5 kroków do stworzenia idealnego procesu planowania projektu

Planowanie projektu nie musi być chaotycznym doświadczeniem napędzanym niespójnym przepływem informacji i myśleniem życzeniowym. W rzeczywistości cały proces można zorganizować w zaledwie kilku krokach, przedstawionych poniżej.

1. Określenie zakresu projektu

Przed rozpoczęciem planowania projektu musisz wiedzieć, do czego planujesz swoje zasoby. Dlatego też należy zidentyfikować zakres projektu. 

Wiele źródeł definiuje zakres projektu jako listę celów, które projekt ma spełnić. Nie jest to jednak takie proste.

Jak stworzyć szczegółowy opis projektu

Aby prawidłowo wykonać projekt, należy mieć bardzo szczegółowy opis operacji. Konieczne jest określenie ścieżki krytycznej dla projektu. Zarys powinien zawierać: 

• Lista konkretnych celów i rezultatów dla całego projektu i jego kolejnych etapów.
• Przegląd zadań i umiejętności niezbędnych do ich wykonania. 
• Szacunkowy koszt każdej operacji uwzględnionej w projekcie. 
• Preferowane terminy dla całego projektu i każdego z jego etapów. 
• Kryteria akceptacji. 
• Ograniczenia projektu. 

Jak poprawić dokładność zakresu projektu? 

Aby wszystkie te wnioski były dokładne (i aby harmonogram projektu również był dokładny), identyfikacja zakresu projektu wymaga stałej komunikacji z interesariuszami, doskonałej dokumentacji i otwartego podejścia. Nic więc dziwnego, że wielu kierowników projektów uważa tę część procesu planowania projektu za bardzo uciążliwą. 

Jednak metoda ścieżki krytycznej i struktura podziału pracy są niezbędne do identyfikacji kluczowych celów harmonogramu projektu i jest to jeden z głównych czynników sukcesu projektu. Dlatego też zalecamy skupienie się na tej części procesu dla dobra członków zespołu! 

2. Przygotowanie szacunków

Korzystając z informacji zebranych w poprzednich krokach, zarówno przy użyciu metody ścieżki krytycznej, jak i struktury podziału pracy, można teraz umieścić kamienie milowe i główne cele na osi czasu, tworząc pierwszy szkic harmonogramu projektu.  

Określenie właściwego harmonogramu

Tworzenie harmonogramu projektu wymaga jednak nieco więcej analizy. Aby go ukończyć, należy najpierw przyjrzeć się istniejącym operacjom:

• Określ, kiedy projekt powinien się rozpocząć i zakończyć, jeśli to możliwe. Dotyczy to głównie projektów kaskadowych, które mają określoną datę zakończenia. 
• Określ, ile godzin miesięcznie twoi specjaliści będą pracować nad projektem klienta. 
• Jednocześnie spróbuj zdefiniować kamienie milowe zarówno dla projektu, jak i jego finansów, ponieważ są one kluczem do stworzenia dokładnych szacunków dla harmonogramu projektu. 

Przejdź do prognozowania

Po wykonaniu tej czynności, stwórz prognozę kosztów wszystkich operacji z Twojej strony i porównaj je z szacowanym dochodem z projektu. Pamiętaj, aby monitorować marżę zysku - w przeciwnym razie możesz skończyć bez dodatkowych przychodów. 

Na podstawie prognozy będziesz dokładnie wiedział, jakie zasoby i umiejętności są wymagane do ukończenia projektu lub jego części. W związku z tym łatwiej będzie ukończyć proces zarządzania zasobami. 

3. Zarządzanie zasobami 

Po zakończeniu prognozowania zasobów można również zobaczyć, jakie umiejętności, a co za tym idzie, jacy specjaliści są niezbędni do realizacji pomysłu i kiedy są potrzebni. Oznacza to, że możesz zacząć przydzielać zasoby. 

Zarządzanie zasobami: Kluczowe czynniki

Planowanie zasobów nie jest jednak łatwym zadaniem. Aby zakończyć je sukcesem, należy wziąć pod uwagę wiele zmiennych. Należą do nich:

• Dni ustawowo wolne od pracy 
• Pojedyncze nieobecności 
• Wcześniejsze alokacje w innych projektach 
• Wydajność i wykorzystanie specjalistów 
• + więcej

Przydział zasobów

Po uzyskaniu informacji można przypisać członków zespołu do kolejnych etapów projektu. W tym celu zalecamy korzystanie z wykresów Gantta lub kalendarzy, ponieważ są one idealne do wyświetlania zależności i powiązań między projektami - nawet w przypadku bardziej złożonych danych, takich jak przydziały części etatu i śledzone godziny.

4. Utwórz ostateczną oś czasu

Jeśli udało ci się przydzielić zasoby za pomocą naszych technik planowania projektu i nie popełniłeś żadnych błędów, możesz spojrzeć na ostateczną oś czasu projektu.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania zasobami, oś czasu zostanie automatycznie wygenerowana w kalendarzu projektu. Jeśli nie korzystasz z takich narzędzi, możesz przetestować je ręcznie za pomocą programu Excel. Przeczytaj nasz blog, Jak utworzyć oś czasu projektu, aby uzyskać więcej informacji na ten temat. 

5. Śledzenie postępów i wprowadzanie niezbędnych zmian

Oczywiście nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem i nie możemy tego uniknąć, nawet stosując najlepsze techniki planowania. Na szczęście, dzięki uwzględnieniu harmonogramu projektu w swojej pracy, możesz łatwo zarządzać wszelkimi zmianami w harmonogramie projektu i wykorzystywać je na swoją korzyść. 

Czas na torze

Pierwszym krokiem w tym kierunku jest śledzenie czasu. Choć brzmi to prosto, śledzenie czasu pracy pozwala kierownikom projektów być na bieżąco z planowanymi pracami i sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Gdy przepracowane godziny pojawią się w systemie, będziesz w stanie zidentyfikować istotne problemy, takie jak nadgodziny lub brak zasobów do wykonania zadania. 

Monitorowanie postępów

Następnie, na bardziej ogólnym poziomie, można monitorować postępy projektu i porównywać je z harmonogramem projektu. Można to zrobić, analizując zarówno śledzone, jak i zaplanowane godziny. Dodatkowo, zalecamy zrobienie tego samego dla budżetu zawartego w harmonogramie projektu - może to pomóc uniknąć utraty zysków z powodu niepowodzeń. 

Przykłady harmonogramów projektów 

W porządku, znasz teorię - teraz czas na przykłady, które możesz od razu wykorzystać w zarządzaniu projektami. 

Przykłady harmonogramów projektów według metodologii

Harmonogramy projektów mogą oczywiście różnić się w zależności od różnych okoliczności. Jedną z nich jest rodzaj metodologii zastosowanej w projekcie. Przyjrzyjmy się temu bliżej. 

Harmonogramowanie projektu dla projektów kaskadowych 

Projekty kaskadowe mają datę rozpoczęcia i zakończenia ustaloną przez kierowników projektów jeszcze przed ich rozpoczęciem. W związku z tym można je zaplanować od początku do końca jako całość. 

Aby pomyślnie ukończyć zarządzanie projektem wodospadowym, należy rozpocząć od szczegółowego zakresu projektu. Następnie należy oszacować czas potrzebny na ukończenie każdego etapu projektu, od początku do końca - wykresy Gantta są do tego idealnym narzędziem. 

Po wykonaniu tych czynności przydziel członków zespołu i oblicz ich koszty (w tym koszty ogólne firmy i projektu). 

Oszacowania dla harmonogramów projektów kaskadowych

Rezultatem będzie kompleksowy harmonogram projektu wraz z budżetem. Mając to w ręku, możesz sprawdzić, czy rentowność projektu jest wystarczająco dobra dla Twojej firmy i odpowiednio wprowadzić zmiany. 

Harmonogramowanie projektów dla projektów Agile 

Zwinne projekty są podzielone na sprinty, które oznaczają ich zakończenie wraz z opracowaniem nowych funkcji lub innych przyrostów. W związku z tym zarządzanie projektami wygląda nieco inaczej niż w przypadku projektów kaskadowych. 

Zakres projektu a zwinny projekt

Podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju planowania projektu, firma musi rozpocząć od określenia zakresu projektu. Następnie należy podzielić zakres na okresy odpowiadające opracowywaniu nowych funkcji lub innych kamieni milowych, które klienci mogą uznać za kluczowe. Są one zwykle określane za pomocą ścieżki krytycznej. 

Następnie proces planowania projektu koncentruje się na danych okresach zamiast na całości działań. Następnie można przypisać członków zespołu do poszczególnych sprintów i obliczyć budżet dla każdej kolejnej fazy, tworząc wiele mniejszych harmonogramów projektu. Następnie można wykorzystać te informacje do oszacowania finansów i harmonogramu całego projektu. 

Przykłady harmonogramów projektów według typów rozliczeń 

Ale co, jeśli metodologia nie jest jedynym problemem? Co, jeśli na przeszkodzie stoi również budżet? 

Harmonogramy projektów można dostosować do takiego przypadku. Spójrzmy na kilka przykładów poniżej.... 

Harmonogramowanie projektów dla projektów T&M 

Projekty oparte na czasie i materiałach mogą wydawać się proste: obliczyć liczbę przepracowanych godzin i wystawić za nie rachunek klientowi. Jak jednak takie podejście wpływa na planowanie projektu? 

W przypadku tych projektów proces planowania jest taki sam, jak ten, który przedstawiliśmy powyżej. Jest tylko jedna różnica: harmonogram projektu jest tworzony raz na cykl rozliczeniowy, niezależnie od tego, jaki on jest. 

Zarządzanie projektami T&M

W przypadku projektu czasowo-materiałowego, który jest opłacany co miesiąc, harmonogram projektu rozpoczyna się przed rozpoczęciem miesiąca. Podobnie jak w poprzednich przypadkach, zaczyna się od określenia ścieżki krytycznej dla projektu i jego kluczowych celów. Skutkuje to zarysem prac, które należy wykonać w tym czasie, w tym ludzi i ich kosztów. Następnie informacje te są łączone z kosztami ogólnymi w celu stworzenia kompleksowej osi czasu z budżetowaniem, która może być wykorzystana jako harmonogram projektu.

Harmonogramowanie projektów o stałej cenie 

Projekty o stałej cenie mają ograniczony budżet, który musi wystarczyć na pokrycie kosztów pracy i pozostawienie firmie przyzwoitych zysków. Łatwiej to jednak powiedzieć niż zrobić. 

Typowy proces planowania dla projektu o stałej cenie rozpoczyna się od zakresu projektu. Jednak w tym przypadku kierownicy projektów muszą poświęcić mu jeszcze więcej uwagi. 

Wynika to z faktu, że cena projektu musi obejmować wszystkie wydatki zawarte w jego zakresie. W tym celu zalecamy szczegółowy opis operacji. 

Proces szacowania i planowania zasobów jest jeszcze ważniejszy w przypadku harmonogramowania projektów o stałej cenie. Dzieje się tak dlatego, że w miarę przydzielania ludzi do projektu, jego koszty rosną, narażając marżę zysku na ryzyko. 

Co więcej, wielu kierowników projektów naraża swoje operacje na niebezpieczeństwo, ponieważ nie uwzględniają kosztów ogólnych w budżecie projektu. Należy to również zrobić podczas planowania projektu.

Dlatego też, aby uniknąć gwałtownego wzrostu wydatków, szacunki powinny być dokonywane na podstawie raportów w czasie rzeczywistym. Jest to najlepszy sposób na zidentyfikowanie wszelkich przeszkód lub, co gorsza, niedoszacowanych operacji! 

Harmonogramowanie projektów na zlecenie 

Projekty typu retainer zazwyczaj wiążą się z powolnym rozwojem. Pod względem finansowym są one podobne do subskrypcji: klient płaci co miesiąc pewną sumę pieniędzy, aby uzyskać szereg usług zawartych w swoim pakiecie. 

Ale jak ten pakiet jest odzwierciedlony na osi czasu projektu? 

Na bardzo ogólnym poziomie, planowanie projektu dla projektów typu retainer działa tak samo jak planowanie dla projektów T&M. Jednak zamiast obliczać dane dla całego projektu, kierownicy projektów muszą skupić się na szacunkach dla pojedynczego okresu rozliczeniowego. 

Techniki planowania projektów: Jak odnieść sukces 

Podstawa harmonogramowania projektów w zarządzaniu projektami jest zawsze taka sama. Ale co, jeśli chcesz mieć jeszcze większą pewność, że wszystko się uda? 

Oto kilka technik, których można użyć, aby jeszcze bardziej usprawnić proces zarządzania harmonogramem i uniknąć dodatkowych problemów: 

1. Polegaj na odpowiednich interesariuszach od samego początku. Nie negocjuj z dziesiątkami osób niejasno zainteresowanych współpracą; znajdź jedną osobę odpowiedzialną za projekt po stronie klienta, aby usprawnić komunikację. 
2. Wykorzystanie danych historycznych do poprawy planów i szacunków. Zbieraj informacje w narzędziach do planowania i harmonogramowania i wyciągaj wnioski, aby poprawić się w przyszłości. 
3. Uwzględnij w planie wszystkie etapy, zadania i kamienie milowe. Nie zakładaj, że możesz zignorować niektóre części projektu. Korzystaj z tablic Kanban lub wykresów Gantta, aby tworzyć przejrzyste zależności między zadaniami i planami projektu.
4. Nie zakładaj, że wszystko pójdzie w 100% zgodnie z planem. Zarezerwuj 80% możliwości swoich specjalistów, dodaj trochę czasu do każdego etapu projektu i zostaw trochę więcej miejsca na nieoczekiwane wydarzenia. 
5. Zdefiniuj krytyczne cele. Niektóre zadania są po prostu znacznie ważniejsze od innych. Zidentyfikuj je i pamiętaj o nich przez cały czas trwania projektu, aby osiągnąć lepsze wyniki. 
6. Uwzględnij koszty ogólne organizacji w obliczeniach rentowności. Koszty technologii, sprzętu biurowego i personelu pomocniczego również wpływają na marże. 
7. Weź pod uwagę koszty ludzi i zasobów. Ostatecznie, zysk jest tym, czego szukasz i aby go osiągnąć, musisz wziąć pod uwagę finanse podczas przygotowywania planu zarządzania zasobami. 
8. Korzystaj z narzędzi umożliwiających wizualizację danych, takich jak harmonogramy, obciążenie pracą i postępy. 

Czy narzędzia do planowania projektów mogą mi w tym pomóc? 

Odpowiedź brzmi: tak, oczywiście!

Narzędzia do planowania projektów oferują dziesiątki funkcji, które są idealnie dopasowane do potrzeb kierowników projektów. Należą do nich: 

• Planowanie zasobów 
• Zarządzanie umiejętnościami 
• Zarządzanie portfelem projektów 
• Księgowość projektu 
• Śledzenie czasu 
• Analiza biznesowa

Korzyści z harmonogramowania projektów w zarządzaniu projektami 

Harmonogramowanie projektów oferuje kilka korzyści, które można wykorzystać nie tylko do ukończenia projektu, ale także do poprawy jakości pracy w całej firmie. Korzyści te obejmują: 

1. Ulepszone zarządzanie portfelem projektów. Gwarantowane jest lepsze planowanie, lepsza alokacja zasobów i większa niezawodność każdego projektu. 
2. Łatwe monitorowanie postępów projektu. Jeśli porównanie danych rzeczywistych z harmonogramem projektu wykaże pewne zmiany, można na nie zareagować i znaleźć problem, zanim wpłynie on na projekt. 
3. Przejrzysta komunikacja dla wszystkich zaangażowanych stron. Harmonogram projektu pomaga wszystkim interesariuszom pozostać na tej samej stronie co dostawca. 
4. Lepsze zarządzanie ryzykiem. Dzięki oprogramowaniu do planowania projektów opartemu na ścieżce krytycznej można łatwo zidentyfikować wszelkie niespójności, opóźnienia lub brak zasobów i rozwiązać je, zanim zagrożą działalności firmy. 
5. Prostsza alokacja projektów. Dostępność zasobów nie jest już zagadką, gdy można zobaczyć wszystkie informacje w jednym planie. 
6. Jasno określona rentowność. Budżetowanie jest zawsze wyzwaniem, ale dzięki harmonogramowi projektu jest ono znacznie bardziej przewidywalne - i korzystne.