Ten gościnny wpis na blogu został napisany przez Shane'a Anastasiego, CEO i założyciela PS Principles.
W 2020 r. firmy usługowe przeniosły prawie wszystkie spotkania projektowe online, a uczestnicy są potencjalnie bardziej rozproszeni niż kiedykolwiek. Połączone środowisko pracy i domu, dzieci skaczące po kanapach itp. W związku z tą zmianą postanowiliśmy ulepszyć nasze zajęcia "Prowadzenie efektywnych spotkań projektowych". W trakcie tego procesu zaintrygowała mnie ludzka dynamika spotkania i sposób, w jaki możemy wpływać na tę dynamikę, aby osiągnąć lepsze wyniki.
W dwuczęściowej serii omówię naszą najnowszą wersję efektywnej struktury spotkań, a następnie opiszę, w jaki sposób określone typy spotkań projektowych mogą wykorzystywać różne modele decyzyjne, aby były bardziej skuteczne. W pierwszej części tego artykułu pokażę, jak przeprowadzić udane spotkanie dotyczące zarządzania projektami.
Jak przeprowadzić efektywne spotkanie projektowe
Pierwszą i często zapominaną zasadą efektywnych spotkań jest "upewnij się, że spotkanie jest konieczne". Statystyki dotyczące liczby niepotrzebnych spotkań są oszałamiające, a w obecnym środowisku pracy zdalnej jest jeszcze gorzej. Dlatego najlepszą radą na prowadzenie efektywnych spotkań jest wyeliminowanie tych nieefektywnych. Produkty takie jak Slack, Teams i Messenger oferują sposób na rozmowę, a następnie uzgodnienie z grupą osób bez konieczności organizowania spotkania.
Przeszkol swoich kierowników projektów, aby myśleli o ludzkim wysiłku włożonym w każde spotkanie, a także o wynikach, które próbują osiągnąć. Jeśli ten sam wynik można osiągnąć za pomocą technologii przesyłania wiadomości, to należy to zrobić. Jest to szybsze, tańsze i mniej czasochłonne.
Chociaż istnieje wiele ram spotkań, z których mogą korzystać zespoły, promujemy jedną, która koncentruje się na konkretnym projekcie. Nazwaliśmy go TORQUE.
1. Terminowość
Upewnij się, że spotkania są zaplanowane, rozpoczynają się i kończą na czas oraz że przydzielono wystarczająco dużo czasu na osiągnięcie celów spotkania. Rozważ skrócenie jak największej liczby spotkań do 30 minut. Spotkania minuta po minucie są często bardziej efektywne ze względu na ograniczenia czasowe.
2. Wyniki
Upewnij się, że cele spotkania są określone jako wyniki. Podczas gdy celem spotkania może być "Zbadanie i omówienie żądanych zmian", znacznie lepiej jest określić proponowany wynik jako "Uzgodnienie stanowiska w sprawie żądanych zmian". Pomaga to ludziom skupić się na osiągnięciu wyniku, a nie na realizacji celu.
3. Wymagane informacje
Spotkania mogą być znacznie krótsze, jeśli wszyscy są już na tej samej stronie w odniesieniu do określonych danych. Uczynienie pewnych informacji "wymaganą lekturą" przed spotkaniem może bardzo w tym pomóc. Jedna uwaga: kadra kierownicza notorycznie nie radzi sobie z czytaniem wymaganych informacji.
4. Kworum
Słowo "kworum" zostało stworzone w celu odróżnienia wymaganych członków spotkania od reszty osób, które również zostały zaproszone. Bez obecności "kworum" spotkanie powinno zostać przełożone. Było to prawdą w 1610 roku (kiedy słowo to zostało po raz pierwszy zapisane) i pozostaje prawdą do dziś.
5. Pilność
We wszystkich projektach skierowanych do klientów liczy się czas. Dlatego "pilność" oznacza potrzebę dążenia do wyników, a nie ich odraczania. Ten plan projektu nigdy nie obejmował kolejnego spotkania, aby ukończyć to, czego nie udało nam się osiągnąć w tym. Unikajmy dodatkowego rozliczanego czasu i zróbmy to teraz!
6. Wykonanie
Kończąc spotkanie, należy uzgodnić, w jaki sposób osiągnięte wyniki zostaną zrealizowane. Obejmuje to sporządzanie protokołów, ale także posiadanie planu wykonania, kto co zrobi i kiedy.
Wskazówki dotyczące lepszego zarządzania spotkaniami
Wykonaj poniższe kroki na początku, w środku i na końcu spotkania, aby upewnić się, że wyciągniesz z niego jak najwięcej.
Dobre początki
- Uzyskaj zgodę na nagrywanie spotkania. Nagrane spotkania projektowe to najlepszy sposób na uchwycenie ważnych decyzji projektowych i zorientowanie przyszłych pracowników.
- Określ pożądany wynik spotkania i uzyskaj zgodę na harmonogram wymagany do jego osiągnięcia.
- Potwierdź, że kworum jest obecne, a jeśli nie, skontaktuj się z brakującą osobą, aby uzyskać pozwolenie na kontynuowanie bez niej (i uzyskać delegata). Jeśli zmodyfikowane kworum nie jest obecne, spotkanie powinno zostać przełożone.
- Przedstaw wszystkich uczestników rozmowy i upewnij się, że mają jasność co do swojej roli i odpowiedzialności w odniesieniu do tematu i pożądanego wyniku spotkania.
- Poproś wszystkich uczestników o ograniczenie rozpraszania uwagi, w tym innych aplikacji, które mogą być otwarte podczas spotkania. Jest to generator nr 1 nieefektywnego czasu spotkania i jest w dużej mierze poza kontrolą organizatora spotkania.
Podczas spotkania
- Skoncentruj się na zakresie projektu. Na jaką część zakresu projektu mamy wpływ podczas tego spotkania? Jaki jest pożądany rezultat? W jaki sposób osiągnięcie tego wyniku wpłynie na sukces projektu?
- Osiągnięcie porozumienia w sprawie wyników. Czy porozumienie było jednomyślne? Jeśli pojawiła się różnica zdań, należy ją odnotować. Tego rodzaju rzeczy mogą być bardzo pomocne w późniejszym zapamiętaniu.
- Śledź czas. Zaczynaj na czas. Nie zatrzymuj się. Kończ na czas lub przed czasem, aby ludzie mogli dotrzeć na kolejne spotkanie. Poszanowanie czasu innych osób jest jedną z najbardziej uprzejmych rzeczy, jakie można zrobić, podczas gdy spóźnianie się lub przeciąganie spotkania jest bliskie najgorszemu.
- Bądź cierpliwy, jeśli ludzie są rozproszeni przez wyzwania środowiskowe. Wszystkim nam się to zdarza. Niedawno zdarzyło mi się, że 3-latek zaczął krzyczeć, że musi wytrzeć pośladki podczas 40-osobowego szkolenia. Czasami życie staje nam na drodze i musimy się dostosować.
Po spotkaniu
- Wysyłanie protokołów ze spotkań. Rozpowszechnianie protokołów wydaje się być umiejętnością, o której ludzie zapomnieli. Chciałbym, żeby tak było, ponieważ znaleźliśmy lepszy sposób na rozpowszechnianie niezbędnych informacji o spotkaniach, ale tak się nie stało, więc róbmy to.
- Zapisz lokalizację nagranego spotkania. Jest to ważne do wykorzystania w przyszłości.
- Rozpoczęcie planu wykonania. Upewnij się, że każdy, kto ma działanie w planie wykonania spotkania, zna swoją rolę. Nawet jeśli uczestniczyli w rozmowie telefonicznej. Istnieje 50/50 szans, że mówili swojemu dziecku, aby zeszło z kanapy, kiedy zostali przydzieleni i zgodzili się na to.
- Monitorowanie realizacji planu wykonania. To, że ktoś podjął działanie, nie oznacza, że je wykonuje. Jeśli tego nie zrobi, projekt może nie dotrzymać terminu, a tego właśnie staramy się proaktywnie unikać.
Wiele z nich będzie znanych kierownikom projektów, ale niektóre wersje tych ram spotkań specyficznych dla projektu podniosą rangę każdego spotkania z klientem, które zaplanuje Twój zespół. A gdy wszystkie spotkania z klientami będą miały ten sam podstawowy format, otrzymasz znacznie lepsze informacje zwrotne na pytania takie jak "jak poszło spotkanie".
Teraz, po wprowadzeniu tych ram, część druga skupi się na czterech konkretnych typach spotkań projektowych i na tym, jak możemy zastosować określone procesy decyzyjne, aby osiągnąć bardziej efektywne wyniki.
Chcesz dowiedzieć się więcej o utrzymaniu zespołu na właściwym torze? Przeczytaj 5 wskazówek, jak zachować produktywność podczas pracy zdalnej.
O Shane Anastasi
Kierownik ds. oprogramowania i usług profesjonalnych, prelegent i autor w dziedzinie usług profesjonalnych, przedsiębiorca w branży oprogramowania. Pracując na całym świecie dla takich gigantów jak IBM, SingTel i Salesforce, a także odgrywając znaczące role przywódcze w odnoszących sukcesy startupach, takich jak Vignette, BigMachines, Simplus i CirrusOne, Shane jest kreatywnym myślicielem, z silną determinacją do osiągania pomyślnych wyników. Shane jest obecnie dyrektorem generalnym i założycielem PS Principles, organizacji skupiającej się na pomaganiu dostawcom usług i ich klientom w osiąganiu lepszych wyników z projektów wdrożeniowych. Jego firma pomaga wiodącym światowym przedsiębiorstwom zmienić sposób, w jaki patrzą na realizację projektów, aby uzyskać większy zwrot z inwestycji w projekty.
